Laut unserer jüngsten Umfrage unter 164 Reiseeinkäufern weltweit hat die Bedeutung des Reise- und Spesenmanagements an Priorität gewonnen und den höchsten Stand seit 2020 erreicht. Im Jahr 2023 stufen 88 % der Einkäufer das Zahlungs- und Spesenmanagement als „sehr wichtig“ oder „äußerst wichtig“ ein, verglichen mit 76 % im Jahr 2021.
Bei den Prioritäten im Zahlungs- und Kostenmanagement bleibt die Rangfolge im Vergleich zu vor zwei Jahren unverändert. Die Vereinfachung von Prozessen steht nach wie vor an erster Stelle, gefolgt von der Zufriedenheit der Reisenden, der Betrugsbekämpfung und reibungslosen Zahlungs- und Spesenmanagement. Die betriebliche Effizienz, die sich in indirekten Kosteneinsparungen niederschlägt, hat am stärksten an Bedeutung gewonnen.
Wenn es um die Einrichtung und Verwaltung von Zahlungen geht, sind die größten Probleme für Reiseeinkäufer die Anbieter, die bestimmte Zahlungsmethoden nicht akzeptieren oder zusätzliche Gebühren erheben (46 %) sowie die Zahlungsanforderungen von Nicht-Mitarbeitern (43 %).
„Mit der enormen Entwicklung und dem Wachstum der Finanztechnologie und der Automatisierung ist die Reise zur Umgestaltung des Reise- und Spesenmanagements in vollem Gange“, so Ajay Singh, Vice President, Digital Payment and Expense Products bei BCD. „Wir hören unseren Kunden und Reisenden zu und entwickeln Anpassungen für BCD Pay, unsere firmeneigene Suite von Ausgabenmanagementlösungen. Durch den Einsatz von virtuellen Karten in Echtzeit, künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und offenen APIs ermöglicht BCD Pay reibungslose, digitale Zahlungsabläufe von der Beschaffung über die Bezahlung bis zur Abrechnung für das T&E-Ausgabenmanagement .“
Betrachtet man die Zahlungsmethoden, so sind Firmenkarten (84 %) und zentral abgerechnete Konten/Geschäftsreisekonten (71 %) die beiden am häufigsten verwendeten. Nur 38 % der befragten Unternehmen bieten ihren Reisenden virtuelle Zahlungen an. Die Bezahlung von Gästereisen stößt sowohl bei den Nutzern (49 %) als auch bei den Nichtnutzern (42 %) auf großes Interesse.
In Bezug auf das Ausgabenmanagement und den Kreditkartenabgleich geben mehr als die Hälfte der Befragten an, dass das Sammeln von Belegen und fehlenden Rechnungen (52 %) die größte Herausforderung darstellt, gefolgt von der manuellen Abstimmung (45 %) und der Verwaltung von Ausgaben für komplexe Kategorien (45 %). Was die Transparenz der Kosten und die Einhaltung der Vorschriften angeht, so hat fast ein Viertel der Einkäufer keinen Einblick in die Ausgaben während der Reise (24 %) und die Buchungen außerhalb des Programms (23 %). Hinsichtlich der Bedeutung der Vorabgenehmigung von Reisen für die Ausgabenkontrolle sind die Meinungen geteilt. Während 44 % die Vorabgenehmigung als „sehr wichtig“ oder „äußerst wichtig“ einstufen, sind ebenso viele der Meinung, dass sie „etwas wichtig“ oder „überhaupt nicht wichtig“ ist.
BCD führte kürzlich auch eine Umfrage unter 1.349 Reisenden zum Thema Zahlungen und Ausgaben durch. Die Umfragen unter Reisenden und Einkäufern zeigen einige Gemeinsamkeiten und Unterschiede auf:
- Einkäufer stufen das Betrugsrisiko als wichtiger ein als Reisende.
- Etwa die Hälfte der Einkäufer und Reisenden hat gleichermaßen Probleme mit komplexen Ausgabenkategorien, wie Hotelaufenthalten mit separat bezahlten Mahlzeiten und anderen Nebenkosten.
- 38 % der Reiseeinkäufer bieten ihren Reisenden virtuelle Zahlungen an, während nur 1 % der Reisenden angibt, diese Methode zu nutzen.
- Sowohl Einkäufer als auch Reisende schätzen die Automatisierungsfunktionen von Reisekostenabrechnungsprogrammen am meisten: die Möglichkeit, Quittungen automatisch an Reisekostenabrechnungen anzuhängen (76 % bzw. 76 %), Kreditkartentransaktionen automatisch mit den Reisekosten abzugleichen (73 % bzw. 72 %) und Reisekostenabrechnungen automatisch vorauszufüllen, wenn Reisende eine Reise buchen (69 % bzw. 67 %).
