Skift verwies auf virtuelle Karten als Beispiel für eine digitale Lösung, die Zahlungen, Ausgabenmanagement und Richtlinien integriert. Virtuelle Karten sind flexibel, können auf eine bestimmte Anzahl von Nutzungen beschränkt werden und haben feste Ausgabenbeträge. Travel Manager können auch Regeln für die Verwendung der Karten festlegen. Die Daten werden in Echtzeit verfolgt, Ausgaben können direkt an ein Finanz- und Ausgabenmanagementsystem weitergeleitet werden, und Geschäftsreisende haben weniger zu tun.
Es gibt technische und praktische Überlegungen, damit das alles funktioniert. Im Beispiel von Skift konsolidieren einige automatisierte Spesenlösungen alle Reisekosten in einer einzigen Zahlungsmethode mit einem einzigen Zahlungsaussteller. Das ist für Programme mit mehreren Anbietern und mehreren Zahlungspartnern nicht realistisch.
„Ausgabenmanagement ist ein reaktiver Prozess“, sagt Singh. „Außerdem gibt es all diese verschiedenen Profile von Reisenden – VIPs, Road Warriors, seltene Reisende, sogar Nicht-Mitarbeiter – die alle unterschiedliche Anforderungen haben, und das macht den Travel Managern viel zu schaffen.
Unternehmen müssen herausfinden, was für sie und ihre Reisenden am besten geeignet ist, und dann mit ihrem Travel Management-Unternehmen und ihren Technologiepartnern zusammenarbeiten, um dies zu realisieren. Die Umstellung der Bezahlungs- und Spesenabwicklung wird schrittweise erfolgen, aber vielleicht nicht schnell.
„Die Digitalisierung von Geschäftsreisen wird sich in den nächsten Jahren schrittweise vollziehen und erfordert Schulungen und eine frühe Einführung“, so Singh. „Aber diese neuen Lösungen bieten einen enormen Mehrwert für die Branche – für Händler, ihre Kunden, Dienstleister wie uns und die Reisenden.“
