Auf Geschäftsreisen im Ausland kann es vorkommen, dass sich Reisende in einem Souk, einem Café oder einer Warteschlange vor einem Geschäft fragen, welche Art von Karte sie zum Bezahlen verwenden sollen. Die beste Wahl zwischen einer Kreditkarte und einer Debitkarte (Bankkarte) zu treffen, könnte weniger Ärger, eine bessere Buchführung und Einsparungen bedeuten – für Reisende und ihre Arbeitgeber.
Sowohl bei Kreditkarten als auch bei Debitkarten fallen Transaktionsgebühren an. Es gibt verschiedene Arten von Gebühren, die von dem verwendeten Kartenprodukt oder der Währung und den Vorschriften des jeweiligen Landes abhängen. Kartenaussteller, Zahlungsabwickler, Geldautomatenanbieter und Geschäfte können ebenfalls Gebühren erheben. Ein Blick in die Geschäftsbedingungen und die Preisliste der Karten kann bei der Entscheidung über die Zahlung helfen. Einige Zahlungskarten können auf ausländische Transaktionsgebühren verzichten.
Travel Manager sollten sich vergewissern, dass ihre Zahlungs- und Spesenrichtlinien die Regeln für die Kartennutzung für Geschäftsreisende enthalten. Sie sollten auch prüfen, ob Bargeldabhebungen für bestimmte oder alle Reisenden erforderlich/erlaubt sind.
Bezahlen mit einer Kreditkarte
Kreditkarten werden auf der ganzen Welt akzeptiert und können als Kaution dienen, z. B. bei der Anmietung eines Autos. Die wichtigsten Vorteile für Geschäftsreisende sind längere Zahlungsfristen, Versicherungen, Punkte, umfassende Berichte und die Möglichkeit, Ausgabendaten in Spesensysteme zu integrieren. Die Gebühren für Kreditkartentransaktionen sind in der Regel höher als bei Debitkarten. Geschäfte können eine Gebühr erheben und Banken können eine Umrechnungsgebühr für die Zahlung verlangen. Wenn der Händler keine Gebührenhinweise angebracht hat, sollten Reisende bei den Mitarbeitern nachfragen. Bei Kreditkarten können Geistergebühren oder vorübergehende Sperrungen anfallen.
Bezahlen mit einer Debitkarte
Debitkarten sind bei Geschäftsreisen nicht weit verbreitet, da die Gebühren direkt auf das Bankkonto des Karteninhabers überwiesen werden und keine Zahlungsfristen gelten. Reisende, die sich für die Verwendung von Debitkarten entscheiden, sollten beachten, dass das Bezahlen mit der Karte in der Regel günstiger ist als das Abheben von Geld von der Karte. So entfallen die Gebühren für Geldautomaten und es können weiterhin Punkte und Gutschriften für registrierte Prämienprogramme gesammelt werden. Bevor ein Händler die Zahlung entgegennimmt, kann er den Käufer fragen, ob er in der Landeswährung zahlen möchte. Durch diese Wahl können bestimmte Gebühren umgangen werden, aber denken Sie daran, dass eine ausländische Bank für die Bearbeitung der Transaktion trotzdem eine Gebühr erheben kann. Händler können eine Scheinbelastung oder eine vorübergehende Sperrung eines Bankkontos vornehmen, um dessen Gültigkeit zu prüfen. Wenn das alles ein bisschen verwirrend ist, ist das Finanzinstitut die beste Quelle für Ratschläge.
Bargeld und Währungsumtausch
Die Mitnahme von Bargeld bietet ein Sicherheitsnetz, wenn die Zahlungssysteme nicht funktionieren, Karten abgelehnt werden oder Reisende auf Händler treffen, die nur Bargeld akzeptieren. Der Umtausch von Bargeld in eine Fremdwährung ist nicht schwierig, aber Geschäftsreisende müssen sich entscheiden, ob sie das Geld beim örtlichen Geldinstitut oder am Zielort umtauschen wollen. Beim Umtausch am Zielort kann man sich den Wechselkurs sparen, der definiert ist als der Wert einer Währung zum Zweck der Umrechnung in eine andere.
10 Tipps für den Umgang mit Karten und Bargeld im Ausland
- Informieren Sie Ihre Finanzinstitute über Ihre Reisepläne, damit sie nicht wegen Betrugs, Diebstahls oder ungewöhnlicher Aktivitäten alarmiert werden. Einige Karten müssen für die Verwendung im Ausland aktiviert werden.
- Stellen Sie Zahlungskarten bei Bedarf für die Verwendung außerhalb des Heimatlandes auf „ein“.
- Nehmen Sie mehrere Zahlungsmittel mit auf die Reise, darunter auch Bargeld in einer Höhe, mit der der Reisende gut umgehen kann.
- Verwenden Sie einen Geldautomaten-Locator, um sich einen Überblick über die Verfügbarkeit von Geldautomaten am Reiseziel zu verschaffen.
- Prägen Sie sich die persönlichen Identifikationsnummern (PIN) für Debit- und Kreditkarten ein oder speichern Sie sie auf eine sichere, nicht identifizierbare Weise. Wenn ein ausländischer Geldautomat zur Eingabe eines 6-stelligen Codes auffordert, geben Sie den 4-stelligen Code ein und bestätigen Sie ihn mit der Eingabetaste (normalerweise grün). Kontaktlose Zahlungen wie Apple Pay oder Google Pay funktionieren nicht in allen Ländern (z. B. in Asien), daher ist es sehr wichtig, sich den PIN-Code zu merken.
- Minimieren Sie die Anzahl der Barabhebungen, indem Sie größere Beträge abheben.
- Entscheiden Sie, wann und wo Sie Geld umtauschen.
- Versuchen Sie, alle ausländischen Währungen im Ausland auszugeben.
- Bleiben Sie wachsam! Jeder Kartendurchzug birgt ein Risiko. Achten Sie auf Ihre Umgebung und untersuchen Sie Zahlungsautomaten diskret auf „Skimmer“ und „Shimmer“, d. h. Magnetstreifen, dünne Geräte oder andere Hardware, mit der Ihre Bank- und Kreditdaten gestohlen werden können.
- Im Falle eines Kartenverlusts oder -diebstahls sollten Sie Ihre Kartenaktivitäten so schnell wie möglich sperren. Wenden Sie sich an Ihr Finanzinstitut, um Unterstützung bei der Beschaffung von provisorischen Karten/Notfallgeldern zu erhalten. Erstatten Sie so schnell wie möglich eine Anzeige bei der Polizei.
Virtuelle Zahlungsautomatisierung (VPA) für BCD Travel-Kunden
BCD Travel bietet seinen Kunden eine einfache Möglichkeit, die Hotelrechnungen ihrer Reisenden von unterwegs aus zu bezahlen. Virtual Payment Automation ist eine Alternative zur traditionellen Firmenkarte. Sie macht es einfacher als je zuvor, Hotelarrangements für Auftragnehmer, Jobkandidaten oder sogar Mitarbeiter ohne Firmenkreditkarte zentral zu bezahlen. Durch die automatische Generierung einer neuen virtuellen Kartennummer für jede Transaktion wird das Betrugsrisiko erheblich reduziert. Bei der Abstimmung werden alle Abbuchungen auf einem virtuellen Kartenkonto automatisch mit den Buchungen abgeglichen, wodurch Travel Manager und Reisende Zeit und Ressourcen sparen. Die Hotelrechnungen werden gesammelt und geprüft und stehen zum Abgleich oder zur Rückforderung der Mehrwertsteuer bereit. Erfahren Sie mehr.
