Mehr Verständnis der Zahlungsprinzipien bei Geschäftsreisen
Ein effizientes Zahlungs- und Ausgabenmanagement ist für jedes erfolgreiche Reiseprogramm entscheidend. In einer BCD-Umfrage unter Einkäufern von Geschäftsreisen im letzten Jahr gaben 88 % der Befragten an, dass Zahlungen und Spesen bei ihren Prioritäten für das gesamte Reiseprogramm sehr oder äußerst wichtig sind. Und 4 von 10 Befragten gaben an, dass sie Zugang zu mehr Untersuchungen und Berichten über Zahlungen und Spesen wünschen.
Das Produktplanungs- und Entwicklungsteam von BCD hat eine neue Ressource zur Verfügung gestellt, die die Beteiligten durch die Welt der Reisekostenabrechnung führt. Die Principles of Payment Library wurde für Travel Manager, Finanzexperten und Spesen-Teams geschrieben und ist eine Sammlung von Video- und schriftlichen Ressourcen, die sich mit für Travel Teams wichtigen Themen rund um Zahlungen und Ausgaben befassen, wie z. B:
- Zahlungsoptionen
- Sicherheit und Akzeptanz
- Virtuelle Zahlungen
- Verbesserte Zahlungsdaten
„Unsere Umfrage unter Reiseeinkäufern im Jahr 2023 zum Thema Zahlungen und Spesen hat gezeigt, dass Zahlungen und Spesen eine wachsende Priorität für Geschäftsreiseprogramme darstellen“, so Tara Childress, Director of Product Marketing bei BCD. „Wir haben verstanden, dass wir unseren Kunden helfen müssen, sich zu informieren. Die Principles of Payment Library sind zwar nicht dazu gedacht, aus jedem Stakeholder einen Experten für Zahlungen und Ausgaben zu machen, aber sie wird Ihnen helfen, sich mit dem Thema so weit vertraut zu machen, dass Sie mit anderen Stakeholdern in Ihrem Unternehmen, Ihren Lieferanten und uns, Ihrem TMC-Partner, effektiv zusammenarbeiten können.“
Was sind Zahlungen und Ausgaben?
Die Begriffe „Zahlung“ und „Ausgaben“ werden oft miteinander verwechselt, aber es ist wichtig, sie als getrennte Funktionen zu betrachten.
- Zahlung ist der Prozess der Bezahlung von Artikeln oder Dienstleistungen. Stellen Sie sich die Zahlung als die Firmenkarte vor, die zur Buchung eines Fluges verwendet wird.
- Ausgaben oder Spesen sind der Prozess der Buchführung für diese Käufe. Denken Sie bei den Ausgaben an die Kosten des Fluges selbst.
„Unabhängig davon, ob Sie es Zahlungs- und Ausgabenmanagement oder T&E-Ausgabenmanagement nennen, machen die mit den Reisekosten verbundenen Kosten etwa 10 % des Jahresbudgets eines typischen Unternehmens aus. Das ist keine geringe Zahl für jedes Unternehmen, daher müssen Finanzteams und Travel Manager diese Kategorie besser verstehen und kontrollieren“, so Childress.
Was ist der ideale Zahlungsmix für ein Geschäftsreiseprogramm?
Das erste Thema, mit dem wir uns befassen, ist die Erkundung von Zahlungsoptionen. Das Ziel? Ihnen und Ihren Stakeholdern dabei zu helfen, den idealen Zahlungsmix für Ihr Geschäftsreiseprogramm zu finden. In der Bibliothek stehen jetzt ein exklusives Video und eine Reihe von One-Pagern zur Verfügung, die die Stärken und Schwächen bestimmter Zahlungsoptionen aufzeigen, darunter Firmenkarten, zentral abgerechnete Konten, Rechnungen, virtuelle Karten, Bargeld und persönliche Karten.
Was kommt als Nächstes?
Wir werden die Bibliothek regelmäßig erweitern, um den sich wandelnden Anforderungen des Zahlungsmanagements gerecht zu werden. Zukünftige Inhalte umfassen:
- Sicherheit und Akzeptanz von Zahlungen: Anleitungen zum Schutz von Zahlungsinformationen und zur Sicherstellung, dass Reisende auf die Bezahlung gängiger Ausgaben während der Reise vorbereitet sind.
- Virtuelle Zahlungen: Ein detaillierter Blick auf Lösungen für virtuelle Zahlungen, einschließlich der Frage, wie sie den Abgleich optimieren und die Kontrolle über die Reiseausgaben verbessern können.
- Verbesserte Zahlungsdaten: Tools und Strategien für die Nutzung von Zahlungsdaten zur Optimierung der Programmleistung und zur Gewährleistung der Rechenschaftspflicht.
Um die Ressourcen zu erkunden und über zukünftige Inhalte auf dem Laufenden zu bleiben, besuchen Sie Principles of Payment.
Tara Childress, Director, Product Marketing
Tara Childress ist Director of Product Marketing für Payment, Expense und BCD Pay, unser innovatives Dienstleistungspaket, das eine digitale T&E-Ausgabenverwaltung über den gesamten Ausgabenmanagementprozess hinweg ermöglicht. Sie kam im August 2022 zu BCD und ist Teil des Marketingteams für Produktplanung und -entwicklung von BCD. Die neuen Principles sind nur eine von vielen Ressourcen, die Tara unterstützt, um Kunden auf ihrem Weg zum digitalen Ausgabenmanagement zu helfen. Sie war zuvor 15 Jahre lang in der Finanzdienstleistungsbranche tätig und lebt in Alabama in den USA.
