Die Studie ergab, dass die Zufriedenheit der Reisenden für die Käufer nicht mehr so wichtig ist wie im Jahr 2023. Auch die Bezahlung ist nicht mehr so wichtig wie in den vergangenen Jahren. Worauf kommt es den Einkäufern also an? Fürsorgepflicht, Einhaltung von Richtlinien und Kostenkontrolle.
Die meisten Reiseeinkäufer geben an, dass ihr Unternehmen über eine spezielle Reiserichtlinie verfügt. Was in diesen Richtlinien steht, ist jedoch unterschiedlich. Sieben von 10 Reiseeinkäufern geben an, dass ihre Richtlinien mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und von der Unternehmensleitung unterstützt werden, sechs von zehn konzentrieren sich auf die Kosten und drei von zehn räumen dem Reisenden Priorität ein. Überraschenderweise basieren nur 15 % ihrer Richtlinien auf KPIs und dem Feedback der Reisenden.
Was ist in einer Reiserichtlinie enthalten?
Reiserichtlinien spielen eine große Rolle, wenn es darum geht, dass Geschäftsreisen reibungslos verlaufen. Die Reiserichtlinie ist im Grunde das Regelwerk eines Unternehmens für die Verwaltung von Geschäftsreisen. Sie helfen dabei, die Kosten unter Kontrolle zu halten, und legen die Regeln fest, die die Mitarbeiter bei der Planung von Reisen befolgen sollten. Diese Richtlinien können viele Bereiche abdecken, vom Zweck der Reise über das Wohlbefinden der Reisenden bis hin zu „Bleisure“-Reisen (Geschäfts- und Freizeitreisen).
Die befragten Reiseeinkäufer gaben an, dass der Zweck der Reise (z. B. Kundenbesuche oder interne Meetings) und die Genehmigung vor der Reise die beiden wichtigsten Punkte sind. Nachhaltigkeit wird immer wichtiger, aber weniger als die Hälfte der Teilnehmer gaben an, dass nachhaltige Reisen zu ihren Richtlinien gehören. Dies deckt sich mit einer BCD-Umfrage vom Juli 2023, die ergab, dass nur 45 % der Unternehmen Ziele für nachhaltige Reisen haben. Themen wie Freizeitreisen, Fernarbeit und DE&I (Diversity, Equity, and Inclusion) sind weniger häufig enthalten.
Viele Unternehmen haben spezielle Reiserichtlinien für leitende Mitarbeiter, bestimmte Geschäftsbereiche und Vielreisende. Allerdings haben nur 12 % schriftliche Richtlinien für Reisende mit Behinderungen oder neurodiversen Bedürfnissen. Weniger als eines von 10 Unternehmen geht auf besondere Bedürfnisse wie stillende Mütter, LGBTQIA+-Reisende oder Überlegungen zu Geschlecht, Religion oder Alter ein.
Die Aktualisierung von Reiserichtlinien bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich
Die Aufklärung der Reisenden steht ganz oben auf der Liste der Probleme bei der Aktualisierung der Richtlinien. Der Umgang mit Ausnahmen, regionalen Unterschieden und die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften runden die Herausforderungen ab.
„Berufliche Reisen können stressig sein. Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter auf alle Ressourcen zugreifen können, die sie benötigen, um den Prozess so einfach und effizient wie möglich zu gestalten – und deshalb ist eine regelmäßige Kommunikation der Richtlinien so wichtig“, so Teri Miller, Executive Vice President des Global Client Team von BCD. „Die Technologie hat die Kommunikation mit den Reisenden gestrafft und den Unternehmen die Möglichkeit gegeben, relevante und rechtzeitige Informationen bereitzustellen, um die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten. Kunden nutzen beispielsweise unsere TripSource®-Plattform, um Reisende zu verschiedenen Zeitpunkten im Planungs- und Reisezyklus schnell zu erreichen.“
BCD und seine Beratungsabteilung Advito bieten Anleitungen zur Erstellung effektiver Reiserichtlinien und zur Kommunikation mit den Reisenden.
- Die Kommunikation mit den Reisenden vor, während und nach der Reise ist entscheidend. TripSource Messaging hält sie mit Risikowarnungen, Flugupdates, Notfallbenachrichtigungen, Richtliniendetails und Reiseerinnerungen auf dem Laufenden.
- Die Einbindung der Reisenden erhöht das Bewusstsein, beeinflusst das Verhalten und steigert die Zufriedenheit.
- Managed-Travel-Teams können auch Umfragen unter den Reisenden durchführen, um wertvolles Feedback zu ihren Erfahrungen zu sammeln und es zur Verbesserung der Richtlinien zu nutzen.
Machen Sie neue Mitarbeiter so früh wie möglich mit den Reiserichtlinien vertraut
Die meisten Unternehmen nutzen ihr Intranet, um Aktualisierungen der Reiserichtlinien zu verbreiten, gefolgt von direkten E-Mails. Etwa ein Drittel nutzt Online-Buchungstools (OBTs) oder Mitarbeiterschulungen. Der BCD empfiehlt, die Reiserichtlinien während der Einarbeitung der Mitarbeiter einzuführen, da die Mitarbeiter dann am ehesten bereit sind, die Unternehmensrichtlinien zu lernen und zu befolgen.
Während mehr als die Hälfte der Reiseeinkäufer der Meinung ist, dass ihre Reiserichtlinien wirksam sind, hat nur ein Drittel Vertrauen in ihre Kommunikationsmethoden. Fast die Hälfte stuft die Kommunikation ihrer Richtlinien als mäßig effektiv ein, was die Herausforderung der Aufklärung der Reisenden verdeutlicht.
Gängige Methoden zur Durchsetzung der Reiserichtlinien sind unter anderem:
- Hervorhebung der richtlinienkonformen Optionen in den OBTs
- Prüfung der Reisekostenabrechnung
- Regelmäßige Kommunikation von Richtlinienänderungen über die verschiedenen Kanäle des Unternehmens
„Aus Erfahrung wissen wir, dass eine der effektivsten Möglichkeiten, mit den Reisenden zu kommunizieren und ihr Verhalten zu beeinflussen, darin besteht, relevante Informationen direkt in den Buchungsprozess einzubringen. Dies führt nicht nur zu einer besseren Einhaltung der Richtlinien, sondern auch zu einem personalisierten und dynamischen Einkaufserlebnis für den Reisenden“, so Miller. „Das Engage-Team von Advito setzt Merchandising in den OBTs unserer Kunden ein, um die Aufklärung über die Reiserichtlinien dort voranzutreiben, wo es am wichtigsten ist – genau dann, wenn die Kunden eine Buchungsentscheidung treffen.“
Kostenkontrolle und die Reiserichtlinie
Mehr als die Hälfte der Reiseeinkäufer hat in den letzten Jahren ihre Reisebudgets gekürzt, wobei fast alle Maßnahmen zur Kostenkontrolle ergriffen haben. Zu den beliebten Strategien gehören die Förderung von Online-Meetings, die Reduzierung nicht notwendiger Reisen, die Förderung weniger, aber längerer Reisen und die Begrenzung der Anzahl der Mitarbeiter auf einer einzigen Reise. Weitere Maßnahmen sind Preissicherungsinstrumente, eine strenge Kostenkontrolle, die Buchung von Flugreisen in niedrigeren Klassen und die Förderung der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel anstelle von Taxis, wenn dies sicher und machbar ist.
Aktualisierung der Reiserichtlinien
Die Aktualisierung der Reiserichtlinien erfordert die Mitwirkung verschiedener Interessengruppen, einschließlich der Finanzabteilung, der Personalabteilung, des Beschaffungswesens, der Sicherheitsbehörden und der Geschäftsleitung. Die meisten Befragten aktualisierten ihre Richtlinien innerhalb des letzten Jahres. Regelmäßige Aktualisierungen sind von entscheidender Bedeutung, um den sich entwickelnden Bedürfnissen der Reisenden und der Branche gerecht zu werden und einen konsistenten, sicheren, verwalteten und kosteneffizienten Reiserahmen zu gewährleisten.
Wie Trends die Reiserichtlinien formen
Fast zwei Drittel der Reiseeinkäufer sind der Meinung, dass Nachhaltigkeit und Sicherheit die Reiserichtlinien in den kommenden Jahren erheblich beeinflussen werden. Weitere einflussreiche Trends sind Technologie, New Distribution Capability (NDC), Wohlbefinden der Reisenden und neue Bedürfnisse der Reisenden. Es ist weniger wahrscheinlich, dass DE&I und Bleisure-Reisen größere Änderungen in der Politik bewirken werden, aber sie bleiben relevant.
Obwohl die Bedeutung des Wohlbefindens der Reisenden leicht abgenommen hat, sollten Unternehmen bedenken, dass Geschäftsreisen ermüdend sein können und die allgemeine Zufriedenheit beeinträchtigen. Die Förderung des Wohlbefindens der Reisenden kann sich positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken, insbesondere auf dem heutigen umkämpften Talentmarkt. BCD unterstützt seine Kunden bei der Anpassung ihrer Reiserichtlinien, bei der effektiven Kommunikation mit den Reisenden und bei der Bereitstellung der richtigen Instrumente zur Förderung des Wohlbefindens der Reisenden.
