Virtuelle Kreditkarten können dazu beitragen, die Art und Weise, wie Geschäftsreisende ihre Reisen bezahlen, zu verändern – aber jeder, der diese Zahlungsart zum ersten Mal nutzt, wird einige Fragen haben. Wir helfen Ihnen mit einem neuen Video und den Ressourcen in unserer Bibliothek „Principles of Payment“, die Grundlagen zu verstehen. Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur Funktionsweise von virtuellen Karten, warum sie Teil Ihres Zahlungsmixes sein sollten und wie Sie Ihre Reisenden davon überzeugen können.
Was sind virtuelle Karten?
Eine virtuelle Karte ist eine digitale Zahlungsmethode, die an eine bestimmte Transaktion, Reise oder einen Reisenden gebunden ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen Firmenkreditkarten haben virtuelle Karten keine physische Form. Stattdessen existieren sie elektronisch und werden in der Regel für einen bestimmten Betrag, einen bestimmten Zeitraum und einen bestimmten Zweck ausgestellt, z. B. für die Bezahlung eines Hotelaufenthalts oder eines Flugs.
Warum sollten Reisende virtuelle Karten für Geschäftsreisen verwenden?
Virtuelle Karten vereinfachen Zahlungen, erhöhen die Sicherheit und rationalisieren die Kostenerfassung. Im Folgenden erfahren Sie, warum immer mehr Reiseprogramme auf virtuelle Karten umsteigen:
- Betrugsprävention– Jede virtuelle Karte ist einzigartig und kann nur für die ihr zugewiesene Transaktion verwendet werden, was das Risiko unberechtigter Abbuchungen verringert.
- Bessere Kontrolle– Travel Manager können festlegen, wie viel Geld wo und für welchen Zweck ausgegeben werden darf, und so verhindern, dass Ausgaben außerhalb der Richtlinien getätigt werden.
- Vereinfachter Abgleich– Da virtuelle Karten mit bestimmten Buchungen verknüpft sind, lassen sich Zahlungen und Ausgaben leichter abgleichen, wodurch sich der manuelle Aufwand für Finanzteams verringert.
- Keine Out-of-Pocket-Kosten– Reisende müssen nicht ihre persönlichen Karten verwenden und auf die Rückerstattung warten.
Drei Wege, um Anbieter und Geschäftsreisende dazu zu bringen, virtuelle Karten zu akzeptieren
Nicht alle Supplier akzeptieren virtuelle Karten automatisch, aber mit dem richtigen Ansatz können Sie die Akzeptanz maximieren und ein nahtloses Erlebnis für Reisende schaffen. Und so geht’s:
- Integrieren Sie virtuelle Karten in Ihre Buchungstools. Arbeiten Sie mit Ihrer Travel Management Company (TMC) zusammen, um virtuelle Kartenoptionen in Online-Buchungstools (OBTs) und Offline-Reservierungen zu ermöglichen. Je nahtloser der Prozess, desto höher die Akzeptanzrate.
- Kommunizieren Sie mit Reisenden und Suppliern. Klare Kommunikation ist der Schlüssel. Stellen Sie sicher, dass Reisende verstehen, wie virtuelle Karten funktionieren und was sie beim Check-in erwartet. Informieren Sie auch die Supplier – insbesondere die Hotels -, damit diese auf die korrekte Abwicklung von Zahlungen mit virtuellen Karten vorbereitet sind.
- Haben Sie einen Backup-Plan. Da die Akzeptanz virtueller Karten von den Suppliern abhängt, ist es wichtig, einen Notfallplan für die Zahlung zu erstellen. Sollen Reisende das Hotel vor dem Einchecken anrufen? Sollen sie eine physische Unternehmenskreditkarte als Ausweichmöglichkeit mit sich führen? Definieren Sie Ihren Prozess, um Unterbrechungen zu vermeiden.
5 Gründe, warum Geschäftsreisende denken, dass sie virtuelle Kreditkarten nicht mögen – und warum das ein Irrtum ist.
Virtuelle Karten haben oft einen schlechten Ruf. Wenn Sie Geschäftsreisende nach ihnen fragen, hören Sie vielleicht Frustration über abgelehnte Zahlungen oder verwirrende Prozesse. Aber das meiste davon ist einfach nur eine Fehlinformation. Geschäftsreisende haben nichts gegen virtuelle Karten; sie wissen nur nicht, wie sehr sie sie schätzen sollten.
1.„Hotels akzeptieren sie nie.“
Das war früher eine Herausforderung, aber die Zeiten haben sich geändert. Viele Hotelketten erkennen virtuelle Karten inzwischen an und bevorzugen sie, weil sie Betrug reduzieren und Zahlungen vereinfachen. Ein gut verwaltetes Programm stellt sicher, dass die Hotels klare Zahlungsanweisungen erhalten, wodurch das Einchecken reibungsloser verläuft.
2.„Ich habe nie Zugang zu den Kartendaten.“
Im Gegensatz zu physischen Karten sind virtuelle Karten so konzipiert, dass sie hinter den Kulissen funktionieren. Das bedeutet aber nicht, dass Geschäftsreisende im Dunkeln tappen. Viele Reise-Apps und Reisekostenabrechnungsprogramme zeigen die Details der virtuellen Karte jetzt sicher an, sodass sie bei Bedarf abgerufen werden können – ohne das Risiko, eine physische Karte zu verlieren.
3.„Sie sind lästig, wenn sich Pläne ändern.“
Tatsächlich bieten virtuelle Karten mehr Flexibilität als herkömmliche Firmenkarten. Travel Manager können die Ausgabenlimits anpassen und müssen nicht auf die Ankunft einer Ersatzkarte warten.
4.„Spesenabrechnungen sind immer noch lästig.“
Jetzt nicht mehr. Virtuelle Kartentransaktionen werden automatisch mit den Reisedaten abgeglichen, so dass weniger manuelle Belege hochgeladen werden müssen und die Erstattung schneller und einfacher erfolgt.
5.„Die Verwendung virtueller Karten bedeutet den Verlust persönlicher Belohnungen.“
Während persönliche Karten Vergünstigungen wie Meilen oder Cashback bieten können, entfallen bei virtuellen Karten die Auslagen und das Warten auf die Rückerstattung. Außerdem investieren viele Unternehmen die Einsparungen aus den virtuellen Kartenprogrammen in die Vergünstigungen für Reisende, so dass sie auf lange Sicht immer noch gewinnen.
Erste Schritte mit virtuellen Karten
Ein erfolgreiches virtuelles Kartenprogramm erfordert eine sorgfältige Planung. Hier sind einige Punkte, die zu beachten sind:
- Technologieintegration– Stellen Sie sicher, dass Ihr Bankpartner, Ihre TMC und Ihre Buchungstools virtuelle Karten unterstützen. Arbeiten Sie mit der Finanzabteilung zusammen, um zu bestimmen, welche Daten für die Nachverfolgung und den Abgleich erfasst werden müssen.
- Aktualisierungen der Richtlinien– Definieren Sie, wie virtuelle Karten in Ihre Reiserichtlinien passen. Müssen Reisende weiterhin Spesen einreichen? Welche Arten von Kosten sind zulässig?
- Einführungsstrategie– Entscheiden Sie, ob Sie die virtuellen Karten schrittweise einführen, z. B. zunächst für Reisen von Nicht-Mitarbeitern, oder ob Sie sie von Anfang an unternehmensweit einsetzen.
Möchten Sie mehr erfahren? In der Serie Principles of Payment finden Sie ein Einführungsvideo und One-Pager zu folgenden Themen:
- Acceptance tools & tips
- Considerations & dependencies
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