Die Herausforderungen von Cracker Barrel: Gemeinkosten und überfällige Berichte
Der manuelle Abstimmungsprozess von Cracker Barrel verursachte unter anderem folgende Probleme:
– Erhöhte Gemeinkosten für das Unternehmen in Form von Überstunden
– Verspätete Berichte, die die Buchhaltung dazu zwangen, jeden Monat Kosten zu verbuchen
– Verlangsamte Kostenzuweisungen an die Filialen
Das Travelteam verbrachte über 40 Stunden pro Monat allein mit Abstimmungsarbeiten. Die papierintensiven Prozesse erforderten, dass das Team im Büro arbeitete, um die Aufgaben zu erledigen. Und als das Team einen Kreditkartenbetrug feststellte, musste es jede zweite Buchung auf der kompromittierten Karte überarbeiten. Dies führte zu stundenlanger Mehrarbeit für das Team und zu Kopfschmerzen bei den Reisenden.
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Die Lösung: Einfache, sichere und automatisierte virtuelle Zahlungen
Das Team arbeitete mit World Travel Services, einem Unternehmen von BCD, zusammen, um Virtual Payment Automation (VPA) für sein Hotelprogramm zu implementieren. Dieser Dienst ermöglicht es Reisenden, Hotels mit einer virtuellen Karte zu buchen, so dass es für Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Gäste einfach ist, mit einer virtuellen Kreditkarte zu reisen, die automatisch vom Finance Team von Cracker Barrel erstellt wird. Aus der Sicht des Abgleichs ist der Prozess einfacher, da die Gebühren der virtuellen Karte automatisch mit den Buchungen abgeglichen werden. Darüber hinaus machen starke Kontrollfunktionen die virtuellen Karten zu einem idealen Schutz vor Betrug. Die Zahlungen sind sicherer, da für jede Transaktion eine eindeutige Kartennummer generiert wird.
Das Team von Cracker Barrel hat außerdem Virtual Payment Automation Plus (VPA+) für die Erfassung, Korrektur und Digitalisierung von Hotelrechnungen eingeführt. VPA+ erweitert VPA, indem es Hotels ermöglicht, Rechnungen an den BCD-Partner zu senden. Das Tool extrahiert Daten über optische Zeichenerkennung und interpretiert sie mit Hilfe künstlicher Intelligenz. VPA+ prüft die Rechnungsdaten anhand von Steuervorschriften und gleicht sie mit den Buchungen ab. Fehlerhafte Rechnungen werden zur Änderung an das Hotel geschickt. Es ist digitalisiert, indem es Zugang zu gescannten Rechnungen und Einsicht in das Hotel-Folio bietet. Diese zusätzliche Unterstützung vereinfacht die Zahlungs- und Spesenabwicklung der Reisenden, erhöht die Akzeptanz von Reiseprogrammen und die Transparenz der Hotelausgaben und verbessert die Effizienz der Buchhaltungsprozesse.
Die Ergebnisse: Der Abstimmungsprozess bei Cracker Barrel wurde von 40 auf zwei Stunden reduziert
Mit VPA und VPA+ verfügt Cracker Barrel jetzt über einen automatisierten Abstimmungsprozess für sein Hotelprogramm, der Transparenz und Kontrolle über die Reiseausgaben bietet, das Betrugsrisiko bekämpft und den Reisenden eine unkomplizierte Möglichkeit bietet, ihre Hotelausgaben zu bezahlen.
Das Travelteam hat den gesamten Abstimmungsprozess von über 40 Stunden pro Monat auf unter zwei Stunden verkürzt, einschließlich der Zusammenarbeit mit der Buchhaltung. Durch die Verbesserungen sparte Cracker Barrel jährlich 15.000 US-Dollar. Die Umstellung auf digitale Prozesse bedeutet, dass das Team nicht mehr im Büro sein muss, um seine Abstimmungsaufgaben zu erledigen.
Betrug ist für das Hotelprogramm kein Thema mehr. Seit der Einführung der virtuellen Karten hat Cracker Barrel keinen Kreditkartenbetrug bei Hotelabrechnungen mehr erlebt.
Auch die Zufriedenheit der Reisenden ist gestiegen. Die Korrektur von Redundanzen in Hotelbuchungsbestätigungen bedeutet, dass weniger Reisende im Hotel auftauchen und nicht einchecken können, und durch das Herunterladen der preisgekrönten TripSource®-Mobil-App von BCD können die Reisenden ihre Hotelbestätigungen bei Bedarf selbst bearbeiten.
Lernen Sie VPA kennen
