Oben abgebildet: Mitarbeitende von BCD Travel Italy (sitzend von links nach rechts) Adriana Cristea, Cinzia Bomba und Olga Kudris. (stehend von links nach rechts) Emiliana Dell’Arciprete, Jessica Carta, Carlo Ciannarella und Miriam Stefanelli.
Die BCD Kolleginnen wirkten während der Pandemie an dem sogenannten „Aviation Project“ mit, als der kommerzielle Flugverkehr eingeschränkt war. Diese Initiative mit all ihren Komplexitäten ebnete den Weg für die Zusammenarbeit mit der internationalen Hilfsorganisation.
„Ursprünglich haben wir nur die Reisebuchungen für die europäischen Büros des Kunden abgewickelt“, erklärt Teamleiterin Emiliana Dell’Arciprete. „Unsere Kompetenz und unser Know-how, die wir in diesen Monaten unter Beweis gestellt haben, öffneten die Tür für eine umfassendere Zusammenarbeit. Die Hilfsorganisation erweiterte schließlich unseren Aufgabenbereich und übertrug uns das Travel Management von Italien aus für mehr als 40 Reisebüros weltweit. Heute managt BCD das globale Reiseprogramm für die Organisation.“
Die meisten Reisen bestehen aus mehreren Etappen, die vor und während der Reise eine sorgfältige Bearbeitung erfordern. Das BCD Team hat ein hohes Maß an Flexibilität und Problemlösungskompetenz entwickelt. Bei ihrer Arbeit ist es wichtig, die Reisenden rechtzeitig zu finden und Rückführungen in letzter Minute zu organisieren, wobei sie vom BCD Management und dem Global Crisis Management unterstützt werden. Die Aufgaben des Teams sind vielfältig:
- Verwaltung von Reisegewohnheiten von Personen aus verschiedenen Regionen
- Ermittlung von Flugrouten und Fluggesellschaften, die bestimmte Länder bedienen
- Überblick über Einreiseverfahren, einschließlich lokaler Visabestimmungen und -abwicklung
- Einbindung von Fluggesellschaften, Bodentransportunternehmen und Anbietern von Unterkünften
- Kenntnis über Management-, Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle
- Kenntnis über Änderungen von Reisebedingungen
- Planung alternativer Reisepläne und -routen
- Überwachung der Sicherheitshinweise
„Im vergangenen Jahr waren wir an der Rückführung von mehreren Dutzend Flüchtlingen in ihre Heimatländer beteiligt. Die größte Herausforderung bestand darin, die Gruppenreise für mehr als 40 Personen zu organisieren, die keine Ausweispapiere hatten“, sagt Dell’Arciprete. „Die Reisenden besaßen lediglich eine Notfallbescheinigung, die nur für die Tage gültig war, die für die Rückführung benötigt wurden. Oft waren diese Bescheinigungen unvollständig oder es fehlten wichtige Informationen, da sie in Notsituationen ohne die Möglichkeit einer weiteren Überprüfung ausgestellt wurden. Daher war es wichtig, sich mit der Fluggesellschaft und den örtlichen Behörden abzustimmen, um die Genehmigung für die Reise zu erhalten.“
„Als wir mit der Organisation dieser Reise beauftragt wurden, haben wir als erstes die emotionale Situation der Flüchtlinge berücksichtigt, die nach Jahren des Exils endlich in ihre Heimat zurückkehren konnten. Es war sehr wichtig, die Fluggesellschaft über die Art und Bedeutung der Reise zu informieren, um einige logistische Schwierigkeiten zu überwinden, wie z.B. die Anwesenheit von hochschwangeren Frauen oder die große Anzahl von Kindern an Bord (in einigen Fällen hatten wir Familien mit 7-8 minderjährigen Kindern)“.
„Da die Flüchtlinge keine regulären Papiere besaßen, mussten wir auch nach Reisemöglichkeiten mit kurzen Zwischenstopps suchen, um lange Aufenthalte am Flughafen zu vermeiden, da sie das Flughafengelände nicht verlassen durften. Mein Team und ich fühlten die Verantwortung und den Druck, unser Bestes zu geben, damit die Reisen reibungslos verliefen.“
„Unsere Arbeit ist dynamisch, aber auch stressig, da wir immer wieder mit neuen Herausforderungen konfrontiert werden. Unser erster Ansatz ist es, Einfühlungsvermögen und Verständnis für die Menschen aufzubringen, die sich in einer Notsituation befinden und Hilfe benötigen. Dann sammeln wir so viele Informationen wie möglich, um die beste Lösung für sie zu finden. Schließlich versuchen wir, Ruhe auszustrahlen und unseren Kunden zu versichern, dass wir ihnen mit unserer Professionalität zur Seite stehen und ihre Probleme schnellstens lösen werden“.
WIE KANN BCD IHNEN HELFEN?
