Ein Geschäftsreisender, der nach Barcelona reist, möchte einen dreitägigen Strandurlaub mit seinem Partner anhängen. Ein ausländischer Reisender in San Francisco möchte vor seiner Heimreise noch ein professionelles American-Football-Spiel sehen. Nennen Sie es Bleisure oder Workcation – die Möglichkeit, Freizeit in eine Geschäftsreise einzubauen, ist eine gute Möglichkeit, die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Reisenden zu steigern. Geschäftsreisende, die ihre Geschäfts- oder Incentive-Reisen um persönliche Tage ergänzen möchten, benötigen möglicherweise Beratung und Unterstützung. Die folgenden Punkte sollten Travel Manager und Organisatoren beachten.
Schreiben Sie eine klare Richtlinie.
Die Regeln für Bleisure sollten in den Reiserichtlinien klar umrissen werden, um die Haftung und das Risiko für das Unternehmen und den Reisenden zu begrenzen. Zu den zu behandelnden Punkten gehören unter anderem
- Anforderungen und Verfahren für Genehmigungen durch den Vorgesetzten
- Wie lange im Voraus und über welche Kanäle können Reisende persönliche Reiseverlängerungen beantragen?
- Wie die Fürsorgepflicht erfüllt werden kann
- Parameter für nicht-angestellte Begleitpersonen
- Auswirkungen auf Freistellungsrichtlinien
- Ob die Regeln für Ausgaben für Mahlzeiten, Unterhaltung, Alkohol, Trinkgelder und Zimmerservice (einschließlich Minibar) für den Freizeitteil der Reise gelten
- Wie sollten Spesenabrechnungen gehandhabt werden?
- Sollten den Reisenden Aktivitäten untersagt werden, die sie in Gefahr bringen könnten, z. B. Wildwasser-Rafting oder das Fahren von ATVs
Rechnen Sie nach.
Travel Arranger, die die Anträge unterstützen, sollten zunächst die Kosten für Flug und Hotelunterbringung für den Geschäftsreiseteil der Reise in Übereinstimmung mit der Reiserichtlinie ermitteln. Berechnen Sie dann, welche zusätzlichen Kosten gegebenenfalls für eine frühere Ankunft oder spätere Abreise anfallen würden. Für die Kostendifferenz ist der Reisende selbst verantwortlich. Wenn Sie Geschäftsreisenden die Möglichkeit geben, ausgehandelte Tarife in Anspruch zu nehmen, können Sie ihnen den Wechsel von der Arbeit zur Freizeit erleichtern.
Erläutern Sie die Ausgaben.
In der Rechnung oder im Einzelverbindungsnachweis sollten die Kosten, die sowohl das Unternehmen als auch der Reisende zu tragen haben, eindeutig aufgeführt werden. Wenn die Kosten bei zusätzlichen Zwischenstopps oder Übernachtungen niedriger sind, erlauben die Richtlinien und das Unternehmen, dass die Einsparungen auf bestimmte Kosten im Zusammenhang mit der verlängerten Reise angewendet werden, z. B. Hotel, Mietwagen, individuelle Mahlzeiten und Parken? Ausgaben für Begleitpersonen werden für den Freizeitteil der Reise möglicherweise nicht übernommen, selbst wenn das Unternehmen die Kosten für die Begleitperson als Teil eines Incentives übernimmt.
Research Snapshot: Wellbeing and bleisure
Das Interesse an Bleisure nimmt zu. In einer BCD-Umfrage in diesem Frühjahr gab die Hälfte der befragten Reisenden an, dass sie im Jahr 2022 wahrscheinlich Geschäftsreisen mit Freizeitaktivitäten kombinieren werden. Im letzten Jahr lag dieser Wert noch um 17 Punkte niedriger.
Wir haben die Umfrageteilnehmer nach der Unterstützung für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben gefragt, die sie als Geschäftsreisende in Anspruch nehmen könnten, und dabei festgestellt, dass viele der ausgewählten Optionen mit der Möglichkeit zusammenhängen, Geschäftsreisen mit Freizeitelementen zu verbinden.
Die Hälfte der befragten Reisenden gab an, dass sie:
- ihre Geschäftsreise um ein paar Tage verlängern möchten
- daran interessiert wären, eine Begleitperson mitzunehmen