Bevor Sie gehen
Um sich auf einen Kongress vorzubereiten, muss man mehr tun, als einen Koffer zu packen, sein Haustier zu knuddeln und einen Termin für die Abwesenheit festzulegen. Machen Sie sich im Vorfeld der Messe ein Bild von Ihren Zielen für die Veranstaltung. Möchten Sie etwas Neues lernen, Kontakte knüpfen oder Hilfe bei der Nutzung von Technologien, z. B. einem Online-Buchungstool, erhalten? Sobald Sie Ihre Absichten festgelegt haben, prüfen Sie das Konferenzprogramm auf relevante Panels und Schulungssitzungen und planen Sie Ihre Zeit.
Buchen Sie im Voraus Termine mit den Personen, die Sie treffen möchten. So können Sie sicher sein, dass Sie die nötige Zeit mit ihnen verbringen können. Wenn Sie sich mit Gleichgesinnten/Kollegen austauschen oder sich neuen vorstellen möchten, schicken Sie eine kurze Nachricht mit der Bitte um ein persönliches Treffen auf der Messe. Wenn Sie deren E-Mail-Adresse nicht haben, können Sie sie per Direktnachricht (z.B. LinkedIn) kontaktieren. Wenn Sie sich für diese Option entscheiden, stellen Sie sicher, dass Ihr Profil aktualisiert und für die Geschäftskommunikation geeignet ist – keine kontroversen Bilder oder Beiträge.
Seien Sie kreativ bei Ihren Einladungen zu Treffen. Schlagen Sie einen kurzen Spaziergang im Freien während einer Kaffeepause vor. So können Sie sich die Beine vertreten und abseits des Messetrubels kommunizieren.
Von unserem Profi
Jorge Cruz, Executive Vice President, Global Sales & Marketing, BCD Travel
„Vor jeder Messe beginne ich mit einer Liste von Leuten, mit denen ich entweder mehr Zeit verbringen oder sie kennenlernen möchte. Wenn ich mit Menschen spreche, mache ich es mir zur Gewohnheit, immer im Gespräch präsent zu bleiben. Es ist so einfach, an der Person, mit der man spricht, vorbeizuschauen und fünf andere Leute zu entdecken, die man kennenlernen möchte. Diese wenigen Minuten ungeteilter Aufmerksamkeit können von unschätzbarem Wert sein.“
Zeit für die Show
Gehen Sie die Messe wie einen Marathon an, nicht wie einen Sprint. Finden Sie den richtigen Rhythmus für die Sitzungen und das Networking, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Machen Sie sich Notizen zu den Sitzungen und den Höhepunkten der Veranstaltung, um sie später noch einmal Revue passieren zu lassen.
Verfolgen Sie die Veranstaltung auf Twitter. Suchen Sie nach dem offiziellen Kongress-Hashtag, um herauszufinden, wer sonst noch über die Messe spricht und welche Ereignisse Sie vielleicht übersehen haben. Wollten Sie schon immer wissen, wie es ist, ein Influencer zu sein? Das ist Ihre Chance.
Posten Sie über Ihre Erfahrungen in den sozialen Medien. Brauchen Sie etwas Inspiration? Teilen Sie diese:
- Zitate, Einblicke und wichtige Erkenntnisse aus den Sitzungen
- Fotos von Zeremonien oder Networking-Veranstaltungen
- Alles, was Sie bei der Veranstaltung inspiriert oder unterhält
Von unserem Profi
Rossana Martin, Senior Vice President, Global Sales – NA
„Es geht nur ums Zuhören. Ich recherchiere sorgfältig die Veranstaltungen und plane, welche ich besuchen möchte, denn ich möchte sichergehen, dass ich höre, was für Einkäufer und Zulieferer von Bedeutung ist. Ich plane jede Minute meiner Zeit und arbeite eng mit meinem Team zusammen, um sicherzustellen, dass wir teilen und siegen.“
Kongress-Don’ts
- Sich nicht zu sehr verpflichten. Einige Messen sind mehrtägige Veranstaltungen, die von morgens bis abends dauern. Sie können nicht überall und bei jedem sein. Warum es überhaupt versuchen?
- Vernachlässigen Sie nicht Ihr Wohlbefinden. Ernähren Sie sich gesund und trinken Sie ausreichend. Ruhen Sie sich jeden Tag aus.
- Seien Sie nicht der Mittelpunkt jeder Party. Im Ernst, tun Sie es einfach nicht. Genießen Sie die Feierlichkeiten nach Feierabend, aber tun Sie nichts, was Sie später bereuen würden.
- Verbringen Sie nicht zu viel Zeit mit Ihren eigenen Leuten. Wir neigen dazu, uns zu bekannten Gesichtern hingezogen zu fühlen. Erweitern Sie Ihr Netzwerk, indem Sie Gleichgesinnte und Kollegen aufsuchen, die Sie nicht kennen, aber kennen sollten.
Von unserem Profi
Thad Slaton, Senior Vice President, Marketing & Communications, BCD Travel
„Wie bei jedem Rennen sollten Sie es vermeiden, zu schnell aus den Startlöchern zu kommen. Die Meetings, die Messe, die Fortbildungsveranstaltungen, die Abendveranstaltungen – all diese Aktivitäten können eine Menge Laufarbeit erfordern. Hinzu kommt das viele Stehen an einem Stand und das Sitzen auf Stühlen wie in einem Kongresszentrum, und die Veranstaltung kann körperlich anstrengend sein. Achten Sie darauf, Ihren Zeitplan sorgfältig zu planen, um Ihre Zeit optimal zu nutzen – und Ihren Körper zu schonen.“
Nach der Messe
Senden Sie nach der Messe eine Follow-up-E-Mail an die Personen, mit denen Sie in Kontakt bleiben möchten. Brauchen Sie einen Gesprächseinstieg? Bedanken Sie sich für die Zeit, die Sie gemeinsam auf der Messe verbracht haben; stellen Sie klärende Fragen zu einer Diskussionsrunde oder einem Thema; teilen Sie einen Link zu Informationen über ein gemeinsames Interesse mit; oder fragen Sie nach der nächsten Messe, die sie besuchen möchten. Bitten Sie sie, ihnen auf LinkedIn und Twitter zu folgen, falls angebracht.