Wie man eine Reiserichtlinie schreibt

DIE GRUNDLAGEN

Was ist eine Reiserichtlinie?

Eine Reiserichtlinie ist das Regelwerk für Unternehmensreisen. Sie hilft den Reiseteams, die Kosten und Abläufe von Geschäftsreisen zu kontrollieren. Es handelt sich um eine Reihe von Richtlinien, die von den Mitarbeitern eingehalten werden müssen, wenn sie Reisen im Namen des Unternehmens planen.

Warum Ihr Managed Travel Programm eine Reiserichtlinie braucht

Das Hauptziel einer effektiven Reiserichtlinie besteht darin, die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten und gleichzeitig die Unternehmensziele zu unterstützen. Wenn die Reiserichtlinie richtig aufgebaut ist, bildet sie einen einheitlichen Rahmen für Reisende und die verschiedenen am Reiseprogramm beteiligten Akteure. Sie ist ein lebendiges Dokument, das sich im Laufe der Zeit verändern sollte und wird. Betrachten Sie Ihre Reiserichtlinie als ein kurzes, aber aussagekräftiges Dokument, das nützlich ist für:

• Ausrichtung der Geschäftsreisen an den Unternehmenszielen
• Erfüllung der Fürsorgespflicht und der rechtlichen Verpflichtungen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter
• Unterstützung von qualitativ hochwertigen Reiseerlebnissen für Mitarbeiter

Welche Interessengruppen sollten an der Entwicklung der Reiserichtlinie beteiligt werden?

Reiseprogramme betreffen eine Vielzahl von Abteilungen oder Interessengruppen, darunter Finanzen/Buchhaltung, Beschaffung, Personalwesen, Sicherheit/Risikomanagement, C-Level, Recht/Compliance und Technologie/IT. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern zumindest die Möglichkeit, die Richtlinie zu überprüfen und Feedback zu geben.

DER PROZESS

Legen Sie fest, was Sie mit Ihrem Reiseprogramm erreichen wollen. Streben Sie Kosteneinsparungen, Transparenz, Zufriedenheit der Reisenden, Wohlbefinden, Nachhaltigkeit oder eine Kombination davon an?

Beschreiben Sie den gesamten Buchungsprozess von A bis Z. Ordnen Sie ihn nach relevanten Prioritäten, die Sie mit allen am Reiseprogramm Beteiligten vereinbart haben. Es gibt kein Patentrezept für das Verfassen einer Reiserichtlinie, aber beachten Sie diese nicht erschöpfende Liste, wenn Sie Ihre Richtlinie entwerfen:

• Einleitung/Zielsetzung – Erläutern Sie die Ziele und legen Sie die Erwartungen an alle Mitarbeiter fest, die auf Geschäftsreise gehen.
• Genehmigung/Vorabgenehmigungen – Geben Sie an, welche Reiseanträge eine Vorab- oder Sondergenehmigung erfordern.
• Buchung/Reservierung – Geben Sie die Kontaktinformationen des Reisebüros (Telefonnummern und Chat-Funktion), Links und Anleitungen zum Online-Buchungstool sowie den schrittweisen Ablauf für die Buchung von Flügen, Mietwagen und Hotelunterkünften an.
• Bleisure Policy – Geben Sie an, wie und wann Reisende persönliche Reisetage zu einer Geschäftsreise hinzufügen können, und stellen Sie klar, wer für die Übernahme dieser Kosten verantwortlich ist.
• Definitionen und Begriffe – Erklären oder erläutern Sie alle relevanten Schlüsselwörter, Begriffe und Phrasen in den Dokumenten.
• Reise- und Spesenabrechnung (T&E) – Legen Sie die Regeln und Fristen für die Spesenabrechnung dar, einschließlich Links zu Spesen-Tools, Zeitvorgaben für Spesenabrechnungen und Informationen über Genehmiger/Genehmigung. Legen Sie Pauschalbeträge und Mindestbeträge für Quittungen fest. Gegebenenfalls kann eine separate Reisekostenrichtlinie mit der Reiserichtlinie verknüpft werden.
• Geschenke – Regeln für die Annahme von Geschenken von Geschäftspartnern, Lieferanten oder Verkäufern oder das Anbieten von Geschenken an diese.
• Ausnahmen bei Gastreisen
• Risikomanagement für Mitarbeiter – Definition und Erläuterung von Protokollen zur Fürsorgepflicht, Sicherheitsrichtlinien, Notfallprotokollen, Notfallkontakten usw.
• Richtlinien für Ausgaben/T&E/Auslagen – Klären Sie, was abgedeckt ist und was nicht, z. B. erstattungsfähige und nicht erstattungsfähige Kosten; dies kann als separates Dokument oder als Richtlinie mit einem Link zur Reiserichtlinie aufgenommen werden.
• Transportrichtlinien – Diese sollten Kostenparameter (Förderung der kostengünstigsten Optionen) und Regeln für Bahnreisen, Mietwagen, Privatfahrzeuge, Mitfahrgelegenheiten, öffentliche Verkehrsmittel, Versicherungsanforderungen und Unfälle umfassen.

Denken Sie daran, dass Reisende vielbeschäftigte Verbraucher sind. Achten Sie darauf, dass die Reiserichtlinien ausführlich sind, aber so kurz wie möglich gehalten werden. Verwenden Sie eine klare und leicht verständliche Sprache. Vernachlässigen Sie nicht das Aussehen des Dokuments selbst. Es sollte gut gestaltet sein und Beispiele oder Abbildungen von relevanten Dokumenten und Buchungstools enthalten. Stellen Sie sicher, dass es digital verfügbar ist und auf jedes Gerät heruntergeladen werden kann.

Stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Unternehmen (insbesondere Reisende) Zugang zu den Reiserichtlinien hat und weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann. Stellen Sie die Richtlinie in das Intranet oder einen anderen zentralen Kommunikationskanal. Integrieren Sie reisefreundliche mobile Anwendungen wie die preisgekrönte TripSource®-Plattform von BCD, die Geschäftsreisen vereinfacht und dafür sorgt, dass die Reisenden organisiert und informiert sind und die Unternehmensrichtlinien einhalten. Sie gibt den Nutzern die Kontrolle mit sofortigem Zugriff auf Reisedetails, Buchungsoptionen, Check-in-Erinnerungen, Echtzeit-Flugbenachrichtigungen, Risikowarnungen, gemeinsame Nutzung von Reiseplänen, den COVID-19 Information Hub und mehr. Für Reise- und Sicherheitsmanager bietet die neue mobile App BCD Alert™ rund um die Uhr die Möglichkeit, aktive Reisende vor Risiken und Zwischenfällen an ihrem Reiseziel zu schützen und aus der Ferne zu überwachen und zu reagieren.

Wie sieht ein erfolgreiches Reiseprogramm für Sie aus? Definieren Sie die Parameter, die Sie messen wollen. Wenn Sie Einsparungen anstreben, sollten Sie die Gesamtausgaben für Reisen messen. Auch die Einhaltung von Vorschriften oder die Zufriedenheit der Reisenden können Sie messen.

Legen Sie gemeinsam mit den am Reiseprogramm Beteiligten einen angemessenen Rhythmus (vierteljährlich, jährlich oder anders) für die Überprüfung, Kontrolle und Überarbeitung der Reiserichtlinie fest. Legen Sie im Rahmen dieses Plans fest, wie zwischenzeitliche Änderungen der Richtlinien an Ihr Unternehmen kommuniziert werden sollen.

BCD-Kunden: Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Ausarbeitung oder Überprüfung Ihrer Reiserichtlinie benötigen, wenden Sie sich an Ihren Programmmanager. Sie sind kein BCD-Kunde? Kontaktieren Sie uns.