Überprüfen Sie alle Profile jährlich.
Nehmen Sie sich jedes Jahr Zeit, um die Namen der Mitarbeiter zu überprüfen, die für Geschäftsreisen zugelassen sind. Zumindest könnte dies jährlich während der „ruhigen Reisezeit“ Ihres Unternehmens geschehen (falls es eine solche Zeit gibt), aber regelmäßige Überprüfungen während des Jahres können sich als effizienter erweisen.
- Wir empfehlen die Verwendung eines HR-Feeds für die Profilübermittlung
- Führen Sie Berichte aus dem Online-Buchungstool (OBT) aus und vergleichen Sie sie mit den Mitarbeiterberichten des Unternehmens; bereinigen Sie Reisende, die nicht mehr im Unternehmen beschäftigt sind oder nicht mehr verreisen. Fügen Sie für neue Profile hinzu und aktualisieren Sie die der ausgeschiedenen Mitarbeiter, die nicht über einen HR-Feed verfügen, sobald sich der Beschäftigungsstatus ändert.
Beziehen Sie Ihre Reisenden mit ein.
Travel Manager sollten ihre internen, genehmigten Kommunikationskanäle nutzen, um Geschäftsreisende darauf hinzuweisen, Felder zu aktualisieren, die nicht im Feed enthalten sind. Vorschläge für Mitteilungen an die Reisenden:
- Bitten Sie sie, ihre Präferenzen, Rewards-Programm-Nummern und alle vorab genehmigten Sicherheitsprogramme, wie TSA/Global Entry in den USA, hinzuzufügen, zu überprüfen oder zu aktualisieren.
- Bitten Sie Geschäftsreisende, ihre E-Mail-, Telefon- und Notfallkontaktinformationen zu überprüfen.
- Um zu vermeiden, dass Tickets nicht ausgestellt werden, vergewissern Sie sich bitte, dass Kreditkartennummern und Ablaufdaten korrekt sind.
Erstellen Sie Anweisungen.
Erstellen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Anschauungsmaterial, wie das Profil des Reisenden zu aktualisieren ist.
Richten Sie einen Kommunikationsplan ein.
Stellen Sie einen Kommunikationsplan auf, der die Taktik des Traveler Engagement nutzt, um das Verhalten Ihrer Geschäftsreisenden zu beeinflussen:
- Machen Sie es zu einer Gewohnheit: Erinnern Sie die Reisenden das ganze Jahr über regelmäßig daran, ihre Profildaten zu überprüfen und zu aktualisieren; ermutigen Sie sie, dies bei jeder Buchung erneut zu tun
- Verwenden Sie die Seite mit den Unternehmensnotizen im Online-Buchungstool (OBT), um Erinnerungen zu versenden.
- Verwenden Sie Pop-up-Benachrichtigungen bei der Anmeldung
- Fügen Sie, wenn möglich, einen Hinweistext in Ihren Unternehmens-Newsletter ein.
- Versenden Sie Nachrichten über TripSource®, eine Reise-App, die exklusiv entwickelt wurde, um den Kunden von BCD Travel und ihren Reisenden mehr Kontrolle über die Reise zu geben.