1. Überprüfen Sie die Reiserichtlinie.
Die Reiserichtlinie ist entscheidend für den Erfolg Ihres Firmenreiseprogramms. Sie legt fest, was Sie erreichen wollen, stellt Kosteneinsparungen sicher und deckt das Reisendenerlebnis, Risiken und Sicherheit sowie Nachhaltigkeit ab. Eine Reiserichtlinie ist jedoch kein „Evergreen“ und sollte regelmäßig überprüft werden. Angesichts aktueller Umstände wie Inflation, schwankender Flug- und Hotelpreise, Klimawandel und geopolitischer Entwicklungen ist die Reiserichtlinie, die Sie letztes Jahr verwendet haben, aller Wahrscheinlichkeit nach nicht mehr passend. Wann war zum Beispiel das letzte Mal, dass Sie über geschäftskritische bzw. solche Reisen kommuniziert haben, die warten können? Lange her? Dann wird es jetzt Zeit, zu handeln. Noch ein paar Beispiele: Haben sich die Reise- und Spesenrichtlinien geändert? Was ist mit Aktualisierungen im Online-Buchungstool (OBT)? Denken Sie über Genehmigungsprozesse nach. Sind für Reiseanträge besondere Genehmigungen oder Vorabprüfungen erforderlich, die bisher nicht notwendig waren?
Wenn Sie Verbesserungsmöglichkeiten oder Lücken in der Richtlinie entdecken, sollten Sie diese zusammen mit Ihren internen Stakeholdern beheben. Dazu zählen die Geschäftsführungsebene sowie die Abteilungen für Personal, Einkauf, Nachhaltigkeit, Sicherheit, Buchhaltung, Finanzen und IT. Sobald die Überprüfung der Reiserichtlinie abgeschlossen ist und alle Änderungen vorgenommen wurden, führen Sie die Richtlinie erneut in Ihrem Unternehmen ein. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, das ganze Jahr über regelmäßig über die Richtlinie zu informieren (vielleicht einmal im Quartal). Bitten Sie die Reisenden um Feedback zur Richtlinie, damit sie kontinuierlich von Ihnen verbessert werden kann.
WIE MAN EINE REISERICHTLINIE SCHREIBT >
2. Fragen Sie Ihre Geschäftsreisenden nach ihrer Meinung.
Geschäftsreisende zu befragen, ist ein effektiver Weg, um die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen, damit Sie das Geschäftsreiseprogramm weiterentwickeln oder Richtlinien verbessern können. Es ist nicht immer einfach, ein Geschäftsreiseprogramm zu verwalten, aber es ist auch nicht immer einfach, ein Geschäftsreisender zu sein. Ihre Reisenden regelmäßig um Feedback zu bitten bedeutet, dass Sie Ihrer Fürsorgepflicht nachkommen und einfach das Richtige tun. Denn die Bedürfnisse Ihrer Reisenden sollten an erster Stelle stehen.
Sie kennen das – Umfragen können langatmig sein und dann bricht man als Befragter schon mal mittendrin ab. Daher machen Sie sich ganz klar, was Sie aus Ihren Umfragen lernen wollen und stellen Sie keine überflüssigen Fragen. Setzen Sie sich Ziele, entwickeln Sie eine Methode zur Auswertung der Umfragen und entscheiden Sie, wie Sie die gewonnenen Erkenntnisse einsetzen wollen. Damit der Nutzen nicht verpufft und sie auch künftig Rückmeldungen erhalten, ist es wichtig, dass Sie nachweisen, welche Ergebnisse Sie aus den Umfragen in Ihr Firmenreiseprogramm integriert haben. Viel Gutes kann vom Hinhören entstehen und noch viel mehr vom Nachhalten.
TIPPS FÜR DIE ERSTELLUNG VON UMFRAGEN >
3. Stellen Sie sicher, dass alle über das Geschäftsreiseprogramm online kommunizieren können.
Es mag überraschen, aber in jedem Unternehmen gibt es Menschen, die Schwierigkeiten haben, interne Mitteilungen zu lesen. Das können Menschen mit Behinderungen sein oder solche, die gerade Englisch lernen. Vielleicht gibt es Mitarbeitende, deren technischer Kenntnisstand begrenzt ist. Und sie zusammen sind möglicherweise nicht so engagiert, weil sie Schwierigkeiten haben, Ihre Geschäftsreisekommunikationen zu lesen. Wenn Sie das nicht berücksichtigen, riskieren Sie, dass Mitarbeitende unzufrieden sind und eventuell Wichtiges verpassen. Um den Bedürfnissen aller Reisenden gerecht zu werden, sollten Sie Ihre Informationen mit alternativem Text, Farbkontrasten, Untertiteln und in verschiedenen Formaten wie Audio- oder Videoanleitungen erstellen.
WIE SIE DIGITALE BARRIEREFREIHEIT GEWÄHRLEISTEN >
4. Halten Sie die Profile Ihrer Geschäftsreisenden aktuell.
Die Verwaltung und Durchführung von Geschäftsreiseprogrammen hängt stark von korrekten Profilen ab. Eine Aktualisierung von Reisendenprofilen sollte mindestens einmal im Jahr erfolgen. Um das zu gewährleisten müssen Reisende und Travel Manager aktiv werden. Wir empfehlen die Verwendung eines HR-Feeds für die Bereitstellung der Profile. Nutzen Sie Berichte aus Ihrem OBT und vergleichen Sie diese mit den Mitarbeiterberichten des Unternehmens; bereinigen Sie Ihre Daten um Reisende, die nicht mehr im Unternehmen beschäftigt sind oder nicht mehr reisen. Fügen Sie Profile für neue Mitarbeitende hinzu, die nicht im HR-Feed aufgeführt sind, oder aktualisieren Sie diese, sobald sich der Beschäftigungsstatus ändert. Erstellen Sie dann einen Kommunikationsplan, um die Reisenden regelmäßig zu ermutigen, ihre Profile stets zu aktualisieren. Das könnte in einer „ruhigen“ Geschäftsphase geschehen (falls es eine solche in Ihrem Unternehmen gibt). Besser und effizienter sind jedoch regelmäßige Überprüfungen während des gesamtes Jahres.
BEREINIGEN SIE IHRE REISENDEN-PROFIL-DATENBANK >
MEHR TIPPS FÜR IHR GESCHÄFTSREISEPROGRAMM