Das Unternehmen hatte keine Reisestrategie, und die Reisenden buchten Reisen, wann und wo sie wollten, was es schwierig machte, den Aufenthaltsort der Mitarbeiter zu ermitteln.
Herausforderung
Reisende in 17 Ländern arbeiteten mit verschiedenen lokalen Reisebüros oder gar keinem Büro zusammen, was zu fragmentierten Reisedaten führte. In Ermangelung einer Reisestrategie buchten die Reisenden ihre Reisen, wann und wo sie wollten, was die Kosten in die Höhe trieb und es schwierig machte, den Aufenthaltsort der Mitarbeiter zu ermitteln.
Ansatz
Um die Prozesse zu vereinheitlichen, führte BCD Travel SAP Concur Travel ein, das mit TripSource®-Hotelinhalten integriert ist, so dass alle Märkte auf dasselbe Online-Buchungstool und Hotelangebot zugreifen können. Außerdem führte BCD die firmeneigene Analyseplattform DecisionSource®
ein, um einen besseren Einblick in die Reiseausgaben zu erhalten.
Ergebnisse
Mit Concur, TripSource und
DecisionSource verfügt der Kunde nun über ein konsolidiertes Reiseprogramm, das einen zentralen Überblick über die Reiseausgaben bietet, Einsparungen ermöglicht, die Sorgfaltspflicht verbessert und
die Erfahrungen der Reisenden steigert, während es gleichzeitig die Technologie und den Support bereitstellt, die den Anforderungen aller Beteiligten gerecht werden.
Herausforderung
Das Unternehmen hatte keine Reisestrategie, und die Reisenden buchten ihre Reisen, wann und wo sie wollten, was es schwierig machte, den Aufenthaltsort der Mitarbeiter zu ermitteln. Das Unternehmen benötigte ein konsolidiertes Reiseprogramm, um:
Transparenz über die Reiseausgaben zu erlangen
Vereinheitlichung der Buchungsprozesse für Reisende
Einsparungen zu erzielen
Einhaltung der Sorgfaltspflicht
Herangehensweise
Die Einkaufsabteilung des Kunden arbeitete gemeinsam mit BCD an einer Konsolidierungsstrategie auf der Grundlage eines Hub-Konzepts. Die zentrale Servicestelle von BCD bietet einen einzigen Ansprechpartner, der die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden versteht. Globale Reisen werden in einem Programm konsolidiert, das die Reiserichtlinien und Buchungsverfahren für alle Märkte vereinheitlicht. Um die Prozesse noch weiter zu vereinheitlichen, hat BCD einen einzigen Regional Program
Manager eingesetzt, anstatt für jedes Land einen eigenen Programmmanager zu bestimmen. BCD implementierte SAP Concur Travel, ein leistungsstarkes Online-Buchungstool (OBT), das mit TripSource-Hotelinhalten integriert ist, so dass alle Märkte nun auf dasselbe OBT zugreifen können. Dies ist nicht nur einfacher und kostengünstiger als individuelle Konfigurationen pro Land, sondern schafft auch ein einheitliches Erlebnis für die Reisenden des Unternehmens.
Die Plattformintegration zwischen Concur und TripSource ermöglicht es den Reisenden, eine große Auswahl an Hotels und wettbewerbsfähigen Preisen zu nutzen und dabei die Unternehmensrichtlinien einzuhalten. BCD implementierte außerdem die firmeneigene Business- und Intelligence-Plattform DecisionSource, die es dem Kunden
ermöglicht, alle wichtigen Buchungsdaten zu erfassen und bessere Einblicke in die Anzahl der Reisenden, Reiseausgaben, Ausgabenkategorien und Hotelverluste zu gewinnen. Darüber hinaus werden Reise- und Risikodaten in Echtzeit bereitgestellt, so dass der Reisemanager in der Lage ist, Risiken oder Notfälle schnell zu überwachen und darauf zu reagieren.
Ergebnisse
Mit Concur, TripSource und DecisionSource verfügt das Unternehmen nun über ein konsolidiertes Reiseprogramm, das einen zentralen Überblick über die Reiseausgaben bietet und es dem Unternehmen ermöglicht, Einsparungen zu erzielen, die Sorgfaltspflicht zu verbessern und die Erfahrungen der Reisenden zu optimieren. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf dieselbe OBT. Die Online-Akzeptanz stieg von 20 % einen Monat nach der Einführung auf 65 % neun Monate später, Tendenz steigend. Obwohl es keine strikte Richtlinie gibt, buchen die meisten Mitarbeiter den niedrigsten logischen Tarif, was zu erheblichen Einsparungen führt. Das konsolidierte Reiseprogramm wird dem Unternehmen helfen, die steigende Nachfrage nach Reisen zu befriedigen:
- eine einheitliche Reiserichtlinie und ein einheitliches Verfahren für alle Märkte zu haben
- Einfache Buchung von Flug, Hotel und Auto über ein einziges Online-Buchungstool
- die Einhaltung der Richtlinien für die Mitarbeiter zu vereinfachen
- den Mitarbeitern die Freiheit zu geben, ihre Reisen selbst zu buchen
- Verbessern Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter und erhöhen Sie die Produktivität
- Verfolgen Sie reisende Mitarbeiter, um die Sorgfaltspflicht zu erfüllen
- Gewinnen Sie verwertbare Erkenntnisse, um Einsparungen zu erzielen.
Unser Kunde ist ein schnell wachsendes Unternehmen, das neue Niederlassungen eröffnet und in neue Märkte expandiert. Mit Concur, Tripsource® und DecisionSource® bieten wir ihm eine skalierbare Lösung, die ihn auf weiteres Wachstum vorbereitet.
Lutz Nauert
Senior Vice President, Global Program Management bei BCD Travel