Wie erhalte ich Firmenraten für Hotels?
Die Verwaltung der Reiseausgaben Ihres Unternehmens erfordert strategische Entscheidungen, insbesondere bei den Unterkunftskosten. Eine wichtige Möglichkeit, erhebliche Einsparungen zu erzielen, ist die Nutzung von Firmenraten. Die Hotels sind sich der Bedürfnisse ihrer Geschäftskunden bewusst und bieten exklusive Rabatte an, die oft schon bei 10 % beginnen. Wenn Sie die Möglichkeiten ausloten und verhandeln, haben Sie die Möglichkeit, sich noch günstigere Hotelpreise für Unternehmen zu sichern, die sowohl den Komfort für Ihr Team als auch die Effizienz für Ihr Budget gewährleisten.
Es liegt im besten Interesse des Hotels, Geschäftsreisenden als Gegenleistung für ihre Treue und ein garantiert hohes Geschäftsvolumen attraktivere Preise anzubieten.
Um Geschäftsreisetarife in Hotels zu erhalten, müssen Sie oft ein Geschäftsreiseprogramm erstellen oder eine Hotelpartnerschaft eingehen. Befolgen Sie diese Schritte, um Geschäftsreisetarife zu erhalten:
Erstellen Sie ein Geschäftsreiseprogramm:
- Definieren Sie Ihren Hotelbedarf: Klären Sie die Hotelbedürfnisse Ihres Unternehmens, z. B. bevorzugte Hotelmarken, Budgeteinschränkungen und bestimmte Annehmlichkeiten oder Anforderungen.
- Erstellen Sie eine Reiserichtlinie: Entwickeln Sie eine klare und umfassende Reiserichtlinie, die die Regeln und Richtlinien für die Buchung von Unterkünften festlegt. Diese Richtlinie sollte Informationen über bevorzugte Hotelketten, Buchungsverfahren und Spesenabrechnungen enthalten.
- Benennen Sie einen Reisemanager: Beauftragen Sie eine Person innerhalb Ihres Unternehmens mit der Überwachung des Geschäftsreiseprogramms. Diese Person ist für die Aushandlung von Preisen, die Buchung von Reisen und die Einhaltung der Reiserichtlinien verantwortlich.
Kontaktieren Sie Hotels:
- Recherchieren Sie bevorzugte Hotels: Ermitteln Sie Hotels, die den Kriterien Ihres Unternehmens entsprechen und für Ihre Geschäftsreisenden günstig gelegen sind. Erstellen Sie eine Liste mit diesen Hotels.
- Kontaktieren Sie die Verkaufsteams der Hotels: Nehmen Sie Kontakt zu den Verkaufsabteilungen der Hotels auf Ihrer Liste auf. Sie können dies per E-Mail oder telefonisch tun. Bekunden Sie Ihr Interesse an einer Ratenpartnerschaft mit dem Hotel und bitten Sie um ein Treffen, um die Einzelheiten zu besprechen.
Verhandeln Sie die Firmenraten:
- Stellen Sie Nutzungsdaten zur Verfügung: Die Hotels verlangen möglicherweise Informationen über das Reiseaufkommen und die Reisehäufigkeit Ihres Unternehmens. Bereiten Sie sich darauf vor, Daten über die Anzahl der von Ihrer Organisation geplanten Übernachtungen vorzulegen.
- Besprechen Sie Preisnachlässe: Verhandeln Sie die Preise auf der Grundlage des Budgets und der Bedürfnisse Ihrer Organisation. Bemühen Sie sich um Klarheit und Präzision in der Kommunikation mit Hotelvertretern, aber vergessen Sie nicht, ein Gleichgewicht zwischen Förmlichkeit und Informalität zu finden. Unternehmenstarife bieten oft einen Nachlass auf die normalen Zimmerpreise, der je nach Verhandlungsgeschick und Hotelpolitik variieren kann.
- Ziehen Sie Mehrwertvorteile in Betracht: Erwähnen Sie neben den Preisnachlässen auf die Zimmerpreise auch alle Zusatzleistungen, die das Hotel Geschäftsreisenden anbieten kann, wie z. B. kostenloses Frühstück, Wi-Fi oder Zugang zu Tagungsräumen.
- Vertragliche Vereinbarung: Nachdem Sie sich auf die Bedingungen geeinigt haben, stellt Ihnen das Hotel eine schriftliche Vereinbarung über die Firmenraten zur Verfügung. Prüfen Sie diese sorgfältig und nehmen Sie vor der Unterzeichnung alle erforderlichen Änderungen vor.
Buchungsverfahren einführen:
- Informieren Sie über die Firmenraten des Hotels: Informieren Sie die Mitarbeiter über die Details der Firmenraten, um sicherzustellen, dass sie den Buchungsprozess und die Reiserichtlinien verstehen.
- Richten Sie Buchungskanäle ein: Arbeiten Sie mit dem Hotel zusammen, um einen vereinfachten Buchungsprozess zu schaffen. Dazu könnte es gehören, dass Ihr Unternehmen einen Buchungscode oder Zugang zu einem speziellen Buchungsportal erhält.
- Nachverfolgen und überwachen: Überwachen Sie regelmäßig die Hotelbuchungen, um sicherzustellen, dass die Reiserichtlinien des Unternehmens eingehalten werden und dass die Mitarbeiter die vereinbarten Tarife nutzen.
Bewerten und verhandeln Sie die Hotelpreise für Ihr Unternehmen neu:
- Überprüfen Sie regelmäßig die Tarife Ihrer Firmenhotels, um sicherzustellen, dass sie wettbewerbsfähig sind und den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
- Verhandeln Sie die Tarife bei Bedarf neu, insbesondere wenn sich das Reiseaufkommen Ihres Unternehmens erheblich ändert.
Denken Sie daran, dass die besten Preise für Firmenraten von der Größe Ihres Unternehmens, dem Reiseaufkommen und Ihrem Verhandlungsgeschick abhängen. Außerdem ist es wichtig, gute Beziehungen zu den Hotels zu pflegen, mit denen Sie zusammenarbeiten, um eine reibungslose und für beide Seiten vorteilhafte Vereinbarung zu gewährleisten. Ziehen Sie außerdem die Zusammenarbeit mit Travel Management Companies (TMCs) oder Online-Buchungsplattformen in Betracht, die auf Geschäftsreisen spezialisiert sind, um den Prozess zu straffen und Buchungen effizient zu verwalten.
BCD Great Rates Hotel Programm
BCD Travel’s Great Rates bietet eine breite Palette an Auswahlmöglichkeiten, Einsparungen und Sicherheit. Wir können eine wichtige Rolle bei der Sicherung von ermäßigten Preisen für Hotelunterkünfte für Ihre Geschäftsreisen spielen. Dies geht über das hinaus, was Ihr Unternehmen bei Verhandlungen selbst erreichen kann, und gewährleistet wettbewerbsfähige Preise für eine Reihe von Reisezielen. Über die Preise hinaus bieten die Hotels von BCD Great Rates zusätzliche Einsparungen durch Annehmlichkeiten wie Frühstück (46 %), Parkplatz (50 %), Internet (78 %) und Fitnesscenter (63 %).
Hotelrabatte für kleine und mittlere Unternehmen
Hotelrabatte aka Firmenraten sind nicht nur für große Unternehmen erhältlich. Die Gewährung von Hotelrabatten für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann zu Kosteneinsparungen und besseren Unterkünften für Geschäftsreisende führen. Auch wenn KMU nicht die Verhandlungsmacht größerer Unternehmen haben, ist es dennoch möglich, sich günstige Preise zu sichern. Im Folgenden finden Sie einen umfassenden Leitfaden, wie Sie Hotelpreise für KMU erhalten können:
1. Beurteilen Sie Ihren Hotelbedarf:
- Bestimmen Sie die Häufigkeit Ihrer Geschäftsreisen.
- Ermitteln Sie die bevorzugten Hotelstandorte und die Budgeteinschränkungen.
2. Erstellen Sie eine Reiserichtlinie:
- Entwickeln Sie eine klare Reiserichtlinie, die bevorzugte Hotelketten, Buchungsverfahren und Richtlinien für die Spesenabrechnung enthält.
3. Ernennen Sie einen Travel Manager:
- Ernennen Sie eine verantwortliche Person, die Preise aushandelt, Buchungen vornimmt und für die Einhaltung der Richtlinien sorgt.
4. Recherchieren und identifizieren Sie Hotels:
- Stellen Sie eine Liste von Hotels zusammen, die Ihren Kriterien entsprechen, und berücksichtigen Sie dabei Lage und Qualität.
5. Kontaktieren Sie die Hotels und verhandeln Sie die Preise für Firmenhotels:
- Legen Sie Daten zu vergangenen und geplanten Buchungen vor.
- Erörtern Sie Preisnachlässe, Zusatzleistungen und langfristige Verpflichtungen.
- Prüfen Sie Verträge vor der Unterzeichnung sorgfältig.
6. Informieren Sie sich:
- Erkundigen Sie sich bei mehreren Hotels und Ketten, die Ihren Anforderungen entsprechen.
- Vergleichen Sie deren Preise oder die Angebote, die sie Ihnen direkt unterbreiten.
7. Führen Sie Buchungsverfahren ein:
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Hotelpreise und Buchungsverfahren.
- Richten Sie optimierte Buchungskanäle ein.
- Überwachen Sie die Einhaltung der Reiserichtlinien.
8. Bewerten und verhandeln Sie die Firmenraten für Ihr Unternehmen neu:
- Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen die Effektivität und Wettbewerbsfähigkeit der ausgehandelten Hoteltarife.
- Erwägen Sie eine Neuverhandlung auf der Grundlage des sich ändernden Reiseverhaltens.
9. Bauen Sie Beziehungen auf:
- Pflegen Sie positive Beziehungen zu Hotelvertretern, um Service und Leistungen zu verbessern.
10. Nutzen Sie Travel Management Companies (TMCs):
- Ziehen Sie eine Partnerschaft mit TMCs oder Online-Plattformen in Betracht, die sich auf Reisen für KMUs spezialisiert haben, um die Buchungs- und Ausgabenverwaltung zu optimieren.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können KMUs effektiv Hoteltarife sichern, die Reisekosten optimieren und das allgemeine Geschäftsreiseerlebnis für Mitarbeiter verbessern.
Was sind Hotel Corporate Codes?
Hotel Corporate Codes sind spezielle Codes, die von vielen Hotels bereitgestellt werden, die Firmenraten für Unternehmen anbieten. Diese Codes ermöglichen es Unternehmen, bei der Buchung von Hotelzimmern für ihre Mitarbeiter auf ermäßigte Preise zuzugreifen. Durch die Verwendung eines Firmencodes können Unternehmen sicherstellen, dass sie den bestmöglichen Preis für ihre Unterkünfte erhalten. Diese Codes sind Teil der zwischen der Hotelgruppe und dem Unternehmen ausgehandelten Vereinbarungen, die es dem Unternehmen ermöglichen, bessere Preise für seine Mitarbeiter auszuhandeln, die in mehreren Hotels übernachten. Alles in allem machen es Corporate Codes für Unternehmen einfacher und kostengünstiger, Unterkünfte für ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen zu buchen.
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