¿Qué es la norma ISO 31030?
La ISO31030 es una guía para organizaciones sobre cómo gestionar el riesgo asociado a los viajes. El objetivo es promover una cultura en la que los riesgos relacionados con los viajes se tomen en serio. La ISO 31030 se denomina guía porque las normas son aplicables a nivel mundial, pero no se puede certificar su cumplimiento. Ofrece un enfoque estructurado para desarrollar, aplicar, evaluar y revisar políticas; desarrollo de programas; identificación de amenazas y peligros; oportunidades y puntos fuertes; evaluación de riesgos, y estrategias de prevención y mitigación.
Cómo gestionan las empresas los riesgos en los viajes
Los resultados de la encuesta revelaron cómo manejan las compañías las principales áreas de un programa de gestión de riesgos en los viajes (TRM) mediante la planificación del itinerario, el apoyo en ruta y el proceso de revisión. Las organizaciones fomentan el cumplimiento de las iniciativas de TRM al comunicar la importancia de que los empleados sigan las medidas de seguridad (63 %). También, promueven la responsabilidad de los empleados al gestionar su seguridad personal mientras viajan (56 %). Al gestionar el riesgo en los viajes, los factores que las empresas más tienen en cuenta son: destino, medio de transporte, acceso a servicios médicos e impacto potencial para la empresa.
Evaluación del programa de seguridad del viajero
El equipo de Global Crisis Management de BCD ayuda a las organizaciones a suplir las carencias de sus programas para gestionar el riesgo en los viajes, mediante la Evaluación de programa de seguridad del viajero. La evaluación se ajusta a la norma ISO 31030 y brinda un análisis a la medida sobre la situación actual de su programa. Es totalmente personalizada y tiene en cuenta su estructura y cultura organizacionales; flujos de procesos, y riesgos específicos para su compañía y para la industria.
Esta evaluación exhaustiva explora 11 aspectos fundamentales del deber de cuidado, y abarca brotes de enfermedades, condiciones meteorológicas extremas, atentados terroristas, robos y accidentes. Completar la Evaluación de programa de seguridad del viajero y mejorar su programa mostrará a los empleados que su salud, seguridad y protección son prioritarios para la organización. También, le ayudará a determinar formas de proteger los activos de su empresa, su reputación, la continuidad de su actividad económica y, lo más importante, a sus empleados, al permitirle conservar y atraer a los mejores talentos.
En caso de emergencia
Una acción clave al preparar a sus empleados para viajar es brindar información de contacto en caso de emergencia. La mayoría de los compradores (80 %) lo hace a través de su intranet. La mitad de los encuestados dijo que la información de contacto de emergencia aparece en itinerarios, políticas de viaje y aplicaciones móviles. Nuestra galardonada TripSource® es una de esas plataformas utilizadas para respaldar el deber de cuidado y gestionar el riesgo. Simplifica los viajes de negocios y mantiene a los viajeros organizados, informados y dentro de las directrices de la empresa. Entrega el control a los usuarios con acceso instantáneo a los detalles del viaje, alertas de riesgo, contactos de emergencia, opciones de reserva, recordatorios de registro, notificaciones de vuelos en tiempo real, itinerario compartido y mucho más.
La encuesta también reveló que hasta el 45 % de las empresas no ofrece asistencia después de los viajes. ¿Por qué es importante? Las mejores prácticas en materia de deber de cuidado; bienestar, y diversidad, equidad e inclusión (DE&I) resaltan la necesidad de cuidar al personal antes, durante y después de un viaje. Si su viajero de negocios se encuentra con un riesgo, peligro o interrupción en un viaje, ¿tiene una manera de informarlo? ¿Y cómo responderá su organización cuando se haya reportado? Casi el 30 % de los encuestados afirmó que su organización haría un seguimiento de un empleado si se produjera un incidente médico o de seguridad durante el viaje.
7 grandes consejos sobre el uso de la norma ISO 31030
Basándose en los resultados de la encuesta, el equipo de Global Crisis Management de BCD ofrece los siguientes consejos para gestionar el riesgo, en línea con la norma ISO 31030:
- Los riesgos de un viaje no sólo se relacionan con el destino y el medio de transporte, sino también con la infraestructura disponible y ciertos factores personales. Por ejemplo, las organizaciones deben tener en cuenta que un destino con alta contaminación atmosférica podría considerarse de alto riesgo para un viajero asmático, pero de menor riesgo en otros casos
- Debido a que el acceso en línea no está siempre disponible durante incidentes a gran escala, o en zonas rurales, facilite los datos de contacto de emergencia a los empleados, tanto en formato digital como impreso
- Para asegurarse de que no se ignoran los esfuerzos por hacer llegar a los empleados información importante, pida el reconocimiento de los empleados al comunicarles el programa de TRM y sus actualizaciones
- Aunque las pólizas de seguro se usan mucho para reducir el impacto de los riesgos, éstas no sustituyen a un programa integral de TRM
- Al gestionar el riesgo, las empresas deben tener en cuenta cómo pueden los viajes afectar la salud de sus empleados, y permitir una recuperación y un descanso adecuados. Cruzar varias zonas horarias, perder tiempo de sueño, cambiar hábitos alimenticios, sufrir incidentes de seguridad, padecer emergencias personales de salud, enfrentar interrupciones en los servicios, vivir malas experiencias con los proveedores, entre otras situaciones, puede tener un impacto duradero en la salud física y mental del viajero
- Las organizaciones deben evaluar, auditar y analizar periódicamente los distintos procedimientos de su programa de TRM, especialmente cuando se produzcan cambios en los proveedores o en la empresa
- El perfil de riesgo de un destino puede cambiar rápidamente. Téngalo en cuenta al determinar la frecuencia más idónea para revisar la lista de destinos de alto riesgo, en función de las necesidades operativas
«Un buen programa para gestionar el riesgo en los viajes tiene una estructura compleja. Los resultados de la encuesta muestran que muchas organizaciones tienen margen de mejora», afirma Jorge Mesa, director de Global Crisis Management. «La norma ISO 31030 ofrece excelentes consejos a gestores de viajes, responsables de seguridad, compradores y departamentos de recursos humanos para mitigar los riesgos y cumplir con su deber de cuidado. Contiene directrices prácticas y puede aplicarse en todo el mundo».
