Según el estudio, los compradores de viajes no están tan preocupados por la satisfacción del viajero como en 2023. Y el pago no es tan importante como en años anteriores. Entonces, ¿qué preocupa a los compradores? Deber de cuidado, cumplimiento de políticas y control de costos.
La mayoría de los compradores de viajes afirman que sus empresas tienen políticas de viajes específicas. Lo que varía es el contenido de las mismas. Siete de cada diez afirman que sus políticas están en consonancia con los objetivos de la empresa y cuentan con el apoyo de la dirección, seis de cada diez se centran en los costos y tres de cada diez dan prioridad al viajero. Sorprendentemente, sólo el 15 % basa sus políticas en indicadores clave de rendimiento (KPI) y en las opiniones de los viajeros.
¿Qué cubre una política de viajes?
Las políticas de viajes desempeñan un papel importante a la hora de garantizar que los viajes de negocios se desarrollen sin problemas. La política de viajes es básicamente el manual de la empresa para gestionar viajes de negocios. Ayuda a controlar gastos y establece las normas que deben seguir los empleados al planificar sus viajes. Estas políticas pueden abarcar muchos aspectos, desde la finalidad del viaje hasta el bienestar del viajero, e incluso los viajes de ocio y de negocios.
Los compradores de viajes encuestados dijeron que sus dos principales preocupaciones ahora son el propósito del viaje (como reuniones con clientes o internas) y las aprobaciones previas al viaje. La sostenibilidad es cada vez más importante, pero menos de la mitad de los participantes mencionaron los viajes sostenibles en sus políticas. Esto coincide con una encuesta de BCD de julio de 2023, según la cual sólo el 45 % de las empresas tienen objetivos de viajes sostenibles. Temas como viajes de ocio; trabajo a distancia, y Diversidad, Equidad e Inclusión (DE&I) se abordan con menos frecuencia.
Muchas empresas tienen políticas de viajes específicas para el personal directivo, determinadas unidades de negocio y viajeros frecuentes. Sin embargo, sólo el 12 % tiene políticas escritas para viajeros con necesidades de accesibilidad o neurodivergentes. Menos de una de cada 10 aborda necesidades especiales (madres lactantes, viajeros LGBTQIA+, entre otros) o consideraciones en torno a género, religión o edad.
Actualizar las políticas de viajes conlleva sus propios retos
Educar a los viajeros encabeza la lista de puntos problemáticos cuando se trata de actualizar las políticas. Gestionar las excepciones, las diferencias regionales y garantizar el cumplimiento completan los retos.
«Viajar por trabajo puede ser estresante. Usted quiere que sus empleados puedan acceder a todos los recursos que necesitan para que el proceso sea lo más sencillo y eficaz posible, y por eso es tan importante la comunicación periódica de las políticas», afirma Teri Miller, executive vice president del Global Client Team, de BCD. «La tecnología ha agilizado las comunicaciones con los viajeros, creando formas para que las empresas proporcionen fácilmente información relevante y oportuna que pueda mantener seguros a los viajeros. Por ejemplo, los clientes utilizan nuestra plataforma TripSource® para llegar rápidamente a los viajeros en diferentes momentos del ciclo de planeación y viaje».
BCD y su división de consultoría, Advito, ofrecen orientación sobre cómo redactar políticas de viajes eficaces y cómo relacionarse con los viajeros.
- Comunicarse con los viajeros antes, durante y después de los viajes es clave. TripSource Messaging los mantiene informados con alertas de riesgo, actualizaciones de vuelos, notificaciones de emergencia, detalles de políticas y recordatorios de viajes
- El compromiso del viajero aumenta la sensibilización, influye en el comportamiento e incrementa la satisfacción
- Los equipos de viajes gestionados también pueden encuestar a los viajeros para recopilar retroalimentación valiosa sobre sus experiencias y usarla para perfeccionar las políticas
Presentar la política de viajes a los nuevos empleados lo antes posible
La mayoría de las empresas utilizan su intranet para compartir las actualizaciones de la política de viajes, seguidas de correos electrónicos directos. Aproximadamente, un tercio utiliza herramientas de reserva en línea (OBT) o sesiones de formación para empleados. BCD recomienda presentar las políticas de viajes durante la inducción a los empleados, ya que es en ese momento cuando suelen estar más atentos y deseosos de aprender y seguir las políticas operativas de la empresa.
Aunque más de la mitad de los compradores de viajes creen que su política de viajes es eficaz, sólo un tercio confía en sus métodos de comunicación. Casi la mitad califica la comunicación de su política de moderadamente eficaz, lo que pone de relieve el reto que supone educar a los viajeros.
Entre las formas más comunes de hacer cumplir las políticas de viajes se incluyen
- Destacar las opciones que cumplen la política en el OBT
- Auditar los gastos de viaje
- Comunicar periódicamente los cambios de política a través de los distintos canales de la empresa.
«Sabemos por experiencia que una de las formas más eficaces de comunicarse con los viajeros e influir en su comportamiento es incluir mensajes relevantes directamente en la ruta de reserva. No sólo da como resultado un mayor cumplimiento, sino que también conduce a una experiencia de compra más personalizada y dinámica para el viajero», dijo Miller. «El equipo Engage de Advito utiliza merchandising en los OBT de nuestros clientes para impulsar la educación sobre políticas cuando y donde más importa: justo cuando están tomando una decisión de compra».
Control de gastos y política de viajes
Más de la mitad de los compradores de viajes han recortado sus presupuestos de viajes en los últimos años, y casi todos han aplicado medidas de control de gastos. Entre las estrategias más populares se encuentran: fomento de reuniones online, reducción de viajes no esenciales, promoción de menos viajes pero más largos y limitación del número de empleados en un mismo viaje. Otras medidas son: herramientas de garantía de precios, control estricto de gastos, reserva de clases inferiores en vuelos y fomento del uso del transporte público en lugar del taxi (cuando sea seguro y factible).
Actualizar políticas de viajes
La actualización de las políticas de viajes implica la participación de varios grupos de interés (finanzas, RR.HH., compras, seguridad y comité directivo). La mayoría de los encuestados actualizaron sus políticas en el último año. Las actualizaciones periódicas son cruciales para satisfacer las necesidades cambiantes de los viajeros y del sector, garantizando un marco de viajes coherente, seguro, gestionado y rentable.
Cómo influyen las tendencias en las políticas de viajes
Casi dos tercios de los compradores de viajes creen que factores como sostenibilidad, seguridad y protección afectarán significativamente a las políticas de viajes en los próximos años. Otras tendencias influyentes son: tecnología, Nueva Capacidad de Distribución (NDC), bienestar del viajero y nuevas necesidades de los viajeros. Es menos probable que el DE&I y los viajes de ocio impulsen cambios importantes en las políticas, pero siguen siendo relevantes.
Aunque la importancia del bienestar del viajero disminuyó ligeramente, las empresas deben recordar que los viajes de negocios pueden ser agotadores y afectar a la felicidad general. Apoyar el bienestar del viajero puede incidir positivamente en la retención de empleados, especialmente en el competitivo mercado actual de talentos. BCD ayuda a sus clientes a adaptar sus políticas de viajes, a comunicarse eficazmente con los viajeros y a proporcionar las herramientas adecuadas para apoyar su bienestar.
