Christine: considere que los riesgos en los viajes cambian con el tiempo, y también deben hacerlo los programas establecidos para proteger a una organización y a su personal. Una estrategia de gestión de riesgos desarrollada hace cinco años puede no ser lo suficientemente sólida para garantizar la seguridad en viajes y desplazamientos en el entorno actual. La pandemia nos lo ha enseñado. Las enfermedades son siempre un peligro inminente. Pero también lo son las condiciones meteorológicas extremas, las guerras civiles, los secuestros y el terrorismo. Piense en las amenazas a la ciberseguridad y en los viajes a destinos de alto riesgo. ¿Están su plan y su personal preparados para ello?
Lise: y hablando de personas, el bienestar debe ser una prioridad máxima, porque es poco probable que quienes no se sientan seguros y protegidos permanezcan en su empresa. Esto puede dañar su reputación y aumentar los costos, además de repercutir negativamente en el desempeño de la compañía. Sin embargo, gestionar los riesgos correctamente tranquiliza a los empleados, haciéndoles ver que su salud, seguridad y protección son importantes para su empresa.
La Evaluación de programa de seguridad para el viajero tiene en cuenta todo esto. Examina aspectos como:
- ¿Qué políticas existen sobre riesgos para viajeros? ¿Las conocen estos últimos?
- ¿Todos los riesgos de viaje tienen un responsable? ¿Qué área se encarga de unos u otros, es decir, algunos aspectos de seguridad en viajes y desplazamientos corresponden al programa de viajes y otros al área de seguridad corporativa?
- ¿Cuál es el protocolo para que los viajeros pidan asistencia durante el viaje?
- ¿Cuál es el protocolo para ponerse en contacto con los viajeros durante y después de una crisis?
- ¿Tienen los viajeros un deber de lealtad definido para ponerse en contacto con la empresa durante y después de una crisis? ¿Conocen sus responsabilidades?
Christine: entremos ahora en la experiencia. Lise y yo viajamos a la sede central de la organización, en Estados Unidos, con el fin de participar en un taller estratégico de un día de duración. El personal que participa en el taller varía según la empresa pero, normalmente, incluye a los departamentos de viajes, seguridad, recursos humanos y, a veces, gestión de riesgos, finanzas, seguros, compras y a los altos ejecutivos. La Evaluación de programa de seguridad para el viajero suele ser la primera oportunidad para que todas las partes interesadas se reúnan para debatir su programa de riesgos en los viajes.
Lise: durante el taller, de un día de duración, evaluamos su programa de gestión de riesgos de viaje con respecto a 11 áreas clave que abarcan un programa eficaz de riesgos de viaje. También, realizamos un simulacro de crisis para revisar el proceso de gestión de incidentes.
Aunque la metodología de evaluación es propia y fue desarrollada exclusivamente por expertos en riesgos de viaje de Advito, es importante señalar que está en consonancia con la norma ISO 31030, la guía global publicada por la Organización Internacional de Normalización con los primeros lineamientos de este tipo sobre riesgos y seguridad en viajes para organizaciones. Al final del taller, ofrecemos a las partes interesadas una visión preliminar de los resultados, mediante un esquema de alto nivel con indicaciones sobre lo que la organización está haciendo bien y cuáles son las oportunidades de crecimiento.
Christine: en las semanas posteriores al taller, profundizamos en los datos descubiertos durante la sesión. A partir de ahí, creamos un análisis en profundidad para el cliente, con hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Quedó bastante claro que el proceso de evaluación les resultó valioso, sobre todo porque les ayudó a identificar qué estaban haciendo bien y dónde podían necesitar apoyo adicional.
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