Las tarjetas virtuales pueden transformar la forma en que los viajeros de negocios realizan pagos, pero quienes no están familiarizados con este método de pago pueden tener algunas dudas. Para brindar mayor claridad, hemos desarrollado un nuevo video y recursos en nuestra biblioteca de Principios de Pago. Aquí encontrará respuestas a las preguntas más comunes sobre su funcionamiento, los beneficios de incluirlas en su estrategia de pagos y cómo convencer a los viajeros de que realmente pueden beneficiarse de ellas.
¿Qué son las tarjetas virtuales?
Una tarjeta virtual es un método de pago digital asociado a una transacción, viaje o viajero específico. A diferencia de las tarjetas de crédito corporativas tradicionales, las tarjetas virtuales no tienen una forma física. Se generan electrónicamente y generalmente se emiten con un monto, un rango de fechas y un propósito específico, como el pago de un hotel o un boleto de avión.
¿Por qué los viajeros deberían usar tarjetas virtuales para viajes de negocios?
Las tarjetas virtuales simplifican los pagos, mejoran la seguridad y agilizan el seguimiento de los gastos. Estas son algunas de las razones por las que cada vez más programas de viajes están adoptando esta solución:
- Prevención de fraudes: Cada tarjeta virtual es única y solo puede utilizarse para la transacción asignada, reduciendo significativamente el riesgo de cargos no autorizados.
- Mayor control: Los gestores de viajes pueden establecer límites de gasto, especificar en qué establecimientos se puede utilizar la tarjeta y definir el propósito del pago, minimizando gastos fuera de política.
- Conciliación simplificada: Al estar directamente vinculadas a las reservas, las tarjetas virtuales facilitan el proceso de conciliación de pagos con los registros de gastos, reduciendo el trabajo manual para los equipos financieros.
- Sin gastos personales: Los viajeros no necesitan utilizar sus tarjetas personales ni esperar reembolsos, lo que mejora la experiencia del empleado.
3 formas de lograr que proveedores y viajeros acepten tarjetas virtuales
No todos los proveedores de viajes aceptan automáticamente las tarjetas virtuales, pero con el enfoque adecuado, puede maximizar su aceptación y brindar una experiencia fluida a los viajeros. Aquí hay tres recomendaciones clave:
- Integre las tarjetas virtuales en sus herramientas de reserva. Colabore con su empresa de gestión de viajes (TMC) para habilitar opciones de tarjetas virtuales en sus herramientas de reserva en línea (OBTs) y en reservas telefónicas. Cuanto más sencillo y eficiente sea el proceso, mayor será la adopción.
- Comunique de forma clara a viajeros y proveedores. La información es clave. Asegúrese de que los viajeros comprendan cómo funcionan las tarjetas virtuales y qué pueden esperar durante el check-in. Del mismo modo, informe a los proveedores, especialmente a los hoteles, para garantizar que estén preparados para procesar los pagos con tarjetas virtuales.
- Tenga un plan de respaldo. Dado que la aceptación de las tarjetas virtuales puede variar, es recomendable establecer una estrategia de respaldo. ¿Deberían los viajeros comunicarse con el hotel antes del check-in? ¿Es conveniente que lleven una tarjeta corporativa física como alternativa? Defina un plan de acción para evitar interrupciones.
5 razones por las que los viajeros de negocios pueden pensar que no les gustan las tarjetas virtuales, pero realmente sí
Las tarjetas virtuales a veces tienen una mala reputación. Algunos viajeros pueden mostrar frustración por pagos rechazados o procesos poco claros. Sin embargo, la mayoría de estas percepciones se basan en información incorrecta.
1. “Los hoteles nunca las aceptan.”
Aunque esto solía ser un desafío, la situación ha cambiado. Hoy en día, muchas cadenas hoteleras prefieren las tarjetas virtuales por su seguridad y simplicidad. Un programa de gestión eficiente garantiza que los hoteles reciban instrucciones de pago claras, facilitando el proceso de check-in.
2. “Nunca tengo acceso a los detalles de la tarjeta.”
Aunque las tarjetas virtuales no son físicas, eso no significa que los viajeros no tengan acceso a su información. Muchas aplicaciones de viaje y herramientas de gestión de gastos permiten consultar los datos de la tarjeta de forma segura cuando sea necesario.
3. “Son complicadas si cambian mis planes.”
Por el contrario, las tarjetas virtuales son más flexibles que las tarjetas tradicionales. Los gestores de viajes pueden ajustar los límites de gasto o modificar la validez de la tarjeta sin necesidad de emitir una nueva.
4. “Los informes de gastos siguen siendo tediosos.”
Esto ya no es un problema. Las transacciones realizadas con tarjetas virtuales se vinculan automáticamente a los datos del viaje, lo que elimina la necesidad de cargar recibos manualmente y agiliza el proceso de reembolso.
5. “Pierdo los beneficios de mis tarjetas personales.”
Aunque las tarjetas personales ofrecen recompensas como millas o cashback, las tarjetas virtuales eliminan los gastos personales y las esperas por reembolsos. Además, muchas empresas reinvierten los ahorros obtenidos de sus programas de tarjetas virtuales en beneficios adicionales para los viajeros.
Cómo empezar con las tarjetas virtuales
Un programa de tarjetas virtuales exitoso requiere una planificación estratégica. Aquí tiene algunos aspectos clave a considerar:
- Integraciones tecnológicas: Verifique que su banco, TMC y herramientas de reserva admitan tarjetas virtuales. Colabore con su equipo financiero para definir los datos necesarios para el seguimiento y la conciliación.
- Actualizaciones de políticas: Ajuste su política de viajes para definir el uso de tarjetas virtuales. ¿Se seguirá exigiendo a los viajeros que presenten informes de gastos? ¿Qué tipos de cargos estarán permitidos?
- Estrategia de implementación: Decida si implementará las tarjetas virtuales en fases, por ejemplo, comenzando con viajes de no empleados, o si hará un despliegue general desde el inicio.
¿Quiere saber más? Consulte la serie Principios de Pago para ver un video introductorio y descargar guías rápidas sobre:
- Herramientas y consejos para la aceptación de tarjetas virtuales
- Consideraciones y dependencias
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