¿Cómo consigo tarifas hoteleras para empresas?

La gestión de los gastos de viaje de su empresa requiere decisiones estratégicas, especialmente en lo que se refiere a los costes de alojamiento. Una forma clave de conseguir ahorros significativos es aprovechar las tarifas de los hoteles corporativos. Los hoteles reconocen las necesidades de sus clientes empresariales y ofrecen descuentos exclusivos, a menudo a partir del 10%. Si explora las opciones y negocia, tendrá la oportunidad de asegurarse tarifas de hotel corporativo aún más favorables, garantizando tanto la comodidad de su equipo como la eficiencia de su presupuesto.

Al hotel le interesa ofrecer a los viajeros de negocios tarifas más atractivas a cambio de su fidelidad y de un alto volumen de negocio garantizado.

Conseguir tarifas corporativas en los hoteles suele implicar la creación de un programa de viajes corporativos o el establecimiento de una asociación hotelera. Siga estos pasos para conseguir tarifas corporativas:

Establezca un programa de viajes corporativos:

Defina sus necesidades hoteleras: Aclare las necesidades hoteleras de su empresa, como las marcas hoteleras preferidas, las limitaciones presupuestarias y los servicios o requisitos específicos.
Elabore una política de viajes: Desarrolle una política de viajes clara y exhaustiva que describa las normas y directrices para reservar alojamiento. Esta política debe incluir información sobre las cadenas hoteleras preferidas, los procedimientos de reserva y los informes de gastos.
Designe un gestor de viajes: Seleccione a alguien dentro de su organización para que supervise el programa de viajes corporativos. Esta persona será responsable de negociar tarifas, reservar viajes y garantizar el cumplimiento de la política de viajes.

Póngase en contacto con los hoteles:

Busque los hoteles preferidos: Identifique hoteles que cumplan los criterios de su empresa y que estén convenientemente situados para sus viajeros de negocios. Elabore una lista de estos hoteles.
Póngase en contacto con los equipos de ventas de los hoteles: Póngase en contacto con los departamentos de ventas de los hoteles de su lista. Puede hacerlo por correo electrónico o por teléfono. Exprese su interés en una asociación de tarifas hoteleras corporativas y solicite una reunión para discutir los detalles.

Negocie las tarifas corporativas:

Facilite datos de uso: Los hoteles pueden solicitar información sobre el volumen y la frecuencia de los viajes de su organización. Esté preparado para facilitar datos sobre el número de noches de habitación que su organización tiene previsto reservar.
Discuta los descuentos: Negocie las tarifas en función del presupuesto y las necesidades de su organización. Procure que la comunicación con los representantes del hotel sea clara y precisa, pero no olvide encontrar un equilibrio entre formalidad e informalidad. Las tarifas corporativas suelen ofrecer un descuento sobre el precio estándar de las habitaciones, que puede variar en función de sus habilidades negociadoras y de las políticas del hotel.
Considere las ventajas de valor añadido: Además de los descuentos en las tarifas de las habitaciones, mencione cualquier ventaja de valor añadido, como desayuno gratuito, Wi-Fi o acceso a salas de reuniones, que el hotel pueda ofrecer a los viajeros corporativos.
Acuerdo del contrato: Una vez acordados los términos, el hotel proporcionará un acuerdo de tarifas corporativas por escrito. Revíselo detenidamente y haga las revisiones necesarias antes de firmarlo.

Aplicar los procedimientos de reserva:

Comunique las tarifas corporativas del hotel: Comunique los detalles de las tarifas corporativas a los empleados para asegurarse de que comprenden el proceso de reserva y la política de viajes.
Establezca canales de reserva: Trabaje con el hotel para crear un proceso de reserva simplificado. Esto podría incluir proporcionar a su empresa un código de reserva o acceso a un portal de reservas específico.
Seguimiento y control: Supervise periódicamente las reservas de hotel para garantizar el cumplimiento de la política de viajes de la empresa y que los empleados aprovechan las tarifas acordadas.

Evalúe y renegocie sus tarifas hoteleras corporativas:

Revise periódicamente las tarifas de su hotel corporativo para asegurarse de que siguen siendo competitivas y satisfacen las necesidades de su empresa.
Renegocie las tarifas cuando sea necesario, especialmente si el volumen de viajes de su empresa cambia significativamente.

Recuerde que conseguir las mejores tarifas hoteleras corporativas depende del tamaño de su empresa, del volumen de viajes y de su capacidad de negociación. También es importante mantener buenas relaciones con los hoteles con los que trabaja para garantizar un acuerdo fluido y beneficioso para ambas partes. Además, considere la posibilidad de trabajar con empresas de gestión de viajes (TMC) o plataformas de reservas en línea especializadas en viajes corporativos para agilizar el proceso y gestionar las reservas de forma eficiente.

Programa de hoteles Great Rates de BCD

Great Rates de BCD Travel ofrece una amplia gama de opciones, ahorros y seguridad. Podemos desempeñar un papel vital a la hora de garantizar tarifas con descuento para el alojamiento en hoteles para sus necesidades de viajes corporativos. Esto va más allá de lo que su empresa puede conseguir por sí misma en las negociaciones, garantizando precios competitivos en una amplia gama de destinos. Más allá de las tarifas, los hoteles BCD Great Rates consiguen ahorros adicionales con servicios como desayuno (46%), aparcamiento (50%), Internet (78%) y gimnasio (63%).

Descuentos en hoteles para pequeñas y medianas empresas

Los descuentos en hoteles no sólo están disponibles para las grandes empresas. Conseguir descuentos en hoteles corporativos para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) puede suponer un ahorro de costes y un mejor alojamiento para los viajeros de negocios. Aunque las PYME no tengan el poder de negociación de las grandes empresas, es posible conseguir tarifas favorables. He aquí una guía completa sobre cómo conseguir tarifas hoteleras para PYMES:

1. 1. Evalúe sus necesidades hoteleras:

Determine la frecuencia de los viajes de negocios.
Identifique las ubicaciones hoteleras preferidas y las limitaciones presupuestarias.

2. 2. Establezca una política de viajes:

Desarrolle una política de viajes clara que incluya las cadenas hoteleras preferidas, los procedimientos de reserva y las directrices para la declaración de gastos.

3. Designar un gestor de viajes:

Designe a una persona responsable para negociar tarifas, realizar reservas y garantizar el cumplimiento de la política.

4. Buscar e identificar hoteles:

Recopile una lista de hoteles que se ajusten a sus criterios, teniendo en cuenta la ubicación y la calidad.

5. 5. Contactar con los hoteles y negociar las tarifas de los hoteles corporativos:

Facilite datos sobre reservas pasadas y previstas.
Hable de descuentos en las tarifas, ventajas de valor añadido y compromisos a largo plazo.
Revise detenidamente los contratos antes de firmarlos.

6. Compare precios:

Consulte con varios hoteles y cadenas que se ajusten a sus necesidades.
Compare sus precios o las ofertas que le hagan directamente.

7. Aplique procedimientos de reserva:

Comunique a los empleados las tarifas de los hoteles corporativos y los procedimientos de reserva.
Establezca canales de reserva ágiles.
Supervise el cumplimiento de la política de viajes.

8. Evaluar y renegociar las tarifas hoteleras de la empresa:

Revise periódicamente la eficacia y competitividad de las tarifas negociadas.
Considere la posibilidad de renegociarlas en función de la evolución de las pautas de viaje.

9. 9. Establezca relaciones:

Cultive relaciones positivas con los representantes de los hoteles para mejorar el servicio y los beneficios.

10. 10. Utilizar empresas de gestión de viajes (TMC):

Considere la posibilidad de asociarse con TMCs o plataformas online especializadas en viajes para pymes para agilizar las reservas y la gestión de gastos.

Siguiendo estos pasos, las PYMES pueden conseguir tarifas hoteleras eficaces, optimizar los gastos de viaje y mejorar la experiencia general de los viajes de negocios de sus empleados.

¿Qué son los códigos corporativos de hotel?

Los Códigos Corporativos de Hotel son códigos especiales proporcionados por muchos hoteles que ofrecen descuentos corporativos a las empresas. Estos códigos permiten a las empresas acceder a tarifas reducidas en habitaciones de hotel cuando reservan para sus empleados. Al utilizar un código corporativo, las empresas pueden asegurarse de que obtienen la mejor tarifa posible por su alojamiento. Estos códigos forman parte de los acuerdos negociados entre el grupo hotelero y la empresa, lo que les permite negociar mejores tarifas para sus empleados alojados en varios hoteles. En general, los códigos corporativos facilitan y hacen más rentable para las empresas la reserva de alojamiento para sus empleados en viajes de negocios.

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