¿Cómo elaborar una mejor RFP para una empresa de gestión de viajes?

¿Su RFP cumple realmente su misión?

Factores clave a evaluar para elegir la TMC adecuada

¿Va realmente en serio el cambio o sólo está tanteando el mercado?
No pierda el tiempo con una RFP si lo que realmente quiere es un mejor precio. Presione a su proveedor actual con una revisión anual de precios.
¿Incluye a todas las partes interesadas en el proceso y éstas le ayudan a redactar la RFP?
Una breve lista de partes interesadas debería incluir: RRHH, TI, Seguridad, Legal, Operaciones y Compras, así como gestores de viajes y viajeros frecuentes.
¿Puede articular con precisión las necesidades específicas de su empresa?
Demasiadas RFP son una plantilla tomada de un recurso del sector, sin apenas intentar centrarse en los retos únicos a los que se enfrenta su empresa.
¿Conoce a sus viajeros?
¿Por qué se escapan y reservan fuera de su programa actual? Si no está seguro, envíeles una encuesta y averígüelo antes de redactar su documento de oferta.
¿Es capaz de gestionar un proceso de licitación de gran envergadura?
Si no es así, considere la posibilidad de contratar a una empresa que le ayude a gestionar los procesos de creación de documentos, reuniones, investigación y revisión.
¿Ha analizado a fondo sus datos?
Proporcione datos transaccionales detallados a todos los licitadores. Si desea una TMC diferente, debe asegurarse de que no sea sólo su titular quien disponga de este tipo de amplios conocimientos internos.

Cuando prepare su solicitud de propuesta (RFP)

Enumere los objetivos.

Proporcionar una lista detallada de objetivos a todos los proveedores dará lugar a respuestas y compromisos más sólidos por parte de los licitadores.

Proporcione criterios de puntuación.

Si utiliza un sistema de puntuación para evaluar a los proveedores, es importante que los criterios de evaluación no sean confidenciales. Comparta la tabla de puntuación y la ponderación de las categorías con todos los proveedores para que comprendan claramente lo que es importante para usted y los objetivos generales de su programa de viajes. Siendo transparente, recibirá la oferta más adecuada que satisfaga sus necesidades.

Facilite datos y otra información relevante a todos los licitadores.

Si gestiona los viajes internamente, puede que no tenga mucha, pero cuanta más información facilite sobre sus costes y pautas de viaje, más significativa será la propuesta. Asegúrese de que todos sus posibles proveedores parten de la misma base para evitar ventajas desleales al proveedor actual.

Elija las preguntas con cuidado.

Elegir un número limitado de preguntas para evaluar a las TMC entre sí es más eficaz que utilizar un gran número de preguntas irrelevantes. Aunque las plantillas estándar pueden ser útiles para generar ideas, es importante asegurarse de que las preguntas que se formulan a los proveedores son actuales y pertinentes. Muchas de las preguntas de estas plantillas son requisitos básicos que la mayoría de las CMT ya deberían cumplir. Si elimina estas preguntas, podrá ahorrar tiempo y centrarse en lo que es verdaderamente importante para su programa de viajes.

Evaluación del coste total de propiedad (TCO).

Asegúrese de utilizar un formato de precios estándar y proporcione directrices específicas sobre los requisitos de precios (por ejemplo, para avión: por transacción frente a por segmento, o para ferrocarril: por transacción frente a por cupón de ferrocarril).
Evalúe el coste total de propiedad (TCO) de cada proveedor y pídales que confirmen su evaluación. Esto evitará cualquier problema inesperado que pueda surgir tras la implantación.

¿Qué es una RFI o RFQ?

Abreviatura de Request for Information (solicitud de información) o Request for Quotation (solicitud de presupuesto). Se trata de un breve cuestionario emitido por un comprador de viajes o un equipo de aprovisionamiento y suele ser el primer paso en la evaluación de proveedores. Este cuestionario puede emitirse antes de una RFP (véase más abajo).

¿Qué es una RFP de viajes gestionados?

Abreviatura de Request for Proposal (solicitud de propuesta). En el ámbito de los viajes de negocios, es el documento que se utiliza para recopilar información y evaluar posibles empresas de gestión de viajes para la contratación. Si bien las plantillas de RFP estándar o heredadas son convenientes, no siempre son la mejor manera de reunir información relevante para el clima actual de viajes de negocios. Revise y perfeccione las RFP para plantear preguntas sobre lo que es posible hoy en día.

¿Qué es la puntuación de las RFP?

La puntuación de las RFP, también conocida como puntuación de propuestas o simplemente tarjeta de puntuación, asigna un valor numérico a las respuestas a las RFP proporcionadas por un proveedor. Compartir las tarjetas de puntuación por adelantado parece contraproducente, pero es todo lo contrario. La puntuación revela a los licitadores cuáles son las necesidades de la organización. Éstos pueden afinar sus ofertas, eliminando el ruido de la información menos útil. Todas las partes ahorran tiempo y recursos cuando los licitadores que descubren que no son los más adecuados para prestar servicios se excusan del proceso.

¿Quiénes son las partes interesadas en la experiencia de la RFP?

Las personas, equipos y departamentos que deben participar en el proceso de selección de la TMC. Esto puede abarcar desde los equipos de compras y RRHH hasta los de marketing, comunicaciones, tecnología y contabilidad.

¿Qué es una oferta en una RFP?

Otro término para RFP o propuesta. Se trata de una invitación u oferta para licitar en un contrato.

¿Cuál es la diferencia entre RFI, RFQ y RFP?

RFI, RFQ y RFP son tres términos importantes en el proceso de contratación de servicios de gestión de viajes. Una RFI (solicitud de información) se utiliza para recopilar información sobre los servicios de viajes disponibles y evaluar las próximas opciones de gestión de viajes. Un RFQ (Request for Quotation) es un documento formal que se utiliza para solicitar presupuestos a proveedores potenciales para necesidades específicas de viajes corporativos, como viajes internacionales o inventario de viajes. Una RFP (solicitud de propuesta) es un documento detallado que describe los requisitos actuales de gestión de viajes, como el software de gestión de viajes y las necesidades de viajes de empresa.

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