La elaboración de encuestas a viajeros que puedan utilizarse para resolver problemas concretos requiere una planificación. Aquí tiene una guía que le ayudará.
1 – Identifique los objetivos de su encuesta sobre viajes. Por ejemplo: al considerar la posibilidad de reanudar o ampliar su programa de viajes, su objetivo podría ser comprender las actitudes de sus viajeros hacia las nuevas formas de trabajar y viajar por negocios. Tenga en cuenta el objetivo al planificar sus preguntas. (Más adelante hablaremos de las preguntas).
2 – Identifique las partes interesadas y el proceso de revisión de la encuesta. Involucre a las partes interesadas en la encuesta cuando sea necesario, desde la elaboración de las preguntas hasta la revisión de los datos obtenidos. Es posible que necesite asociarse con colegas de tecnología, análisis de datos, gestión de riesgos en viajes, reuniones o gestión de pagos y gastos.
3 – Haga la encuesta simple y específica. Mantenga la longitud de la encuesta y las preguntas tan cortas como sea posible. Natalia Tretyakevich, Directora de Investigación e Inteligencia de BCD Travel, sugiere crear encuestas que no duren más de ocho minutos. Utilice un lenguaje claro que sea fácilmente comprensible para todos los participantes. Las preguntas deben ofrecer una gama o escala de opciones de respuesta.
4 – Seleccione una herramienta de encuesta fácil de usar. No nos atrevemos a hacer recomendaciones específicas para usted. Es posible que su empresa ya tenga contratada una plataforma de encuestas o que pueda elegir entre cualquiera de las opciones adecuadas disponibles en el mercado. Compruebe las reseñas y asegúrese de que la herramienta es intuitiva, satisface sus necesidades en cuanto a los tipos de preguntas que desea formular y tiene capacidades de análisis integradas.
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5 – Planifique la frecuencia y el calendario de las encuestas.
Encueste a sus viajeros con la frecuencia necesaria, pero sin abrumarlos. La frecuencia de las encuestas debería depender en gran medida de sus objetivos. Si los viajeros están comprometidos y muy motivados (por ejemplo, por los incentivos) pueden estar dispuestos a participar mensualmente. Supervise las respuestas y ajuste los planes de la encuesta en consecuencia.
Distribuya la encuesta cuando tenga más sentido, por ejemplo, antes de la puesta en marcha de la política de viajes o de los cambios; después de la puesta en marcha para medir la eficacia; o antes de los principales eventos o días festivos en los que es probable que el público al que se dirige no reciba la comunicación de la encuesta.
Decida cuánto tiempo debe permanecer abierta su encuesta. La mejor práctica para el equipo de investigación interno de BCD Travel es generalmente una ventana de encuesta de dos semanas. Envíe recordatorios entre tres días y una semana después de la apertura de la encuesta. Si la respuesta es insuficiente, está bien solicitar al público objetivo un correo electrónico de recordatorio. Consejo: Una línea de asunto pegadiza con una llamada a la acción es siempre una buena idea.
6 – Pruébela. Pida a algunas personas que realicen una «práctica de prueba» de la encuesta, buscando errores de contenido o de formato, preguntas o respuestas poco claras y facilidad de uso en general.
7 – Comunique. Aumente la confianza en su programa de viajes compartiendo los resultados de la encuesta y demostrando cómo se pondrán en práctica en su organización.
8 – Piense a largo plazo. Para ayudar a obtener un número óptimo de respuestas cada vez que realice una encuesta, concéntrese en crear un panel de viajeros diverso en cuanto a la geografía, el idioma, el género, la edad y la antigüedad. Cuanto mejor representen los participantes en la encuesta a los viajeros de negocios reales de la empresa, más relevantes serán sus conocimientos.
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Una nota de advertencia: esta representación global no se producirá después de una sola encuesta. Mejorará con el tiempo, sobre todo si puede demostrar cómo las ideas de su encuesta influyen directamente en las políticas del programa de viajes.
Haga que valga la pena. Los incentivos -insignias de reconocimiento, regalos, descuentos o sorteos- pueden ayudar a atraer a los participantes a la encuesta. Asegúrese de que sus invitaciones e incentivos están dirigidos a los perfiles de viajeros que desea que participen. De lo contrario, podría atraer una atención menos útil y respuestas de personas que sólo buscan un premio divertido.
