Cómo prepararse para un viaje de trabajo internacional

1. Priorice el bienestar

El cansancio provocado por los vuelos de larga distancia y los cambios de huso horario puede afectar el bienestar del viajero y dificultar la productividad en los negocios. Para mitigar los efectos del jet lag se recomienda reservar los mejores horarios de vuelo y la clase de servicio más cómoda permitida por su política de viajes. El horario de los desplazamientos debe coincidir con los patrones habituales de sueño y vigilia, y evitar las escalas siempre que sea posible. Si no se pueden evitar estas últimas, aprovéchelas. Pregunte a los empleados de la aerolínea o del aeropuerto por los mejores lugares para comer, descansar o ponerse al día con el trabajo. Muchos aeropuertos cuentan con instalaciones para disfrutar de exposiciones de arte, presentaciones musicales en directo e, incluso, jardines o parques de atracciones (un buen ejemplo es el aeropuerto Changi, de Singapur). Durante la escala, esté pendiente del reloj y deje tiempo suficiente para llegar a la puerta de embarque del vuelo de conexión.

2. Gestione pasaportes y visados con antelación

Pasaportes

Pedir un pasaporte nuevo o renovado puede llevar semanas o meses, sobre todo en países en los que ahora se reanudan el turismo y los viajes. Dependiendo del país, un pasaporte debe ser válido durante un periodo de tiempo específico tras la fecha de salida, normalmente de tres a seis meses. Las normas varían según el país de destino y la nacionalidad del viajero.

Visas

Consiga los visados y pasaportes necesarios con suficiente antelación. Algunos países ofrecen visados al llegar y otros exigen tramitarlos previamente. Sin emabrgo, la mayoría disponen de un portal de visados electrónicos para solicitarlos en línea. El pasaporte debe tener suficientes páginas vacías para cumplir los requisitos del destino. En caso de duda, consulte la información de viaje en el sitio web oficial del gobierno del país de destino, o póngase en contacto con el organismo gubernamental designado en su propio país.

3. Preste atención a los avisos y advertencias de viaje

Los viajeros deben consultar las fuentes oficiales para enterarse acerca de avisos y advertencias de viaje que puedan afectarlos. Estos pueden referirse a situaciones de riesgo, condiciones meteorológicas o emergencias sanitarias.

TripSource® de BCD brinda a clientes y viajeros información y alertas para ayudarles a mantenerse seguros antes, durante y después del viaje. Los viajeros pueden recibir alertas sobre eventos relacionados con transporte, seguridad y condiciones meteorológicas.

4. Programe vacunas y pruebas obligatorias

Los viajeros deben conocer los requisitos de entrada específicos del destino en cuanto a pruebas, medicamentos, vacunas y cuarentena. Son también responsables de contactar a los proveedores de atención en salud para obtener información y programar las citas necesarias. Reserve tiempo suficiente para vacunarse y adquirir los medicamentos necesarios, pues las vacunas pueden requerir varias dosis espaciadas y algunas drogas preventivas, como las usadas para tratar la malaria, tienen que empezar a tomarse antes del viaje. Comparta sus preocupaciones sobre salud, itinerarios y actividades previstas con el profesional de la salud para recibir mejores consejos y recomendaciones sobre cómo mantenerse sano durante el viaje. Asegúrese de obtener la documentación adecuada para las pruebas, vacunas y medicamentos.

5. Empaque de forma adecuada

Las normas sobre equipaje en los vuelos internacionales pueden ser más estrictas que en los viajes nacionales. Por lo general, se permite llevar a bordo un artículo personal (como un bolso, un maletín o la bolsa del portátil) y un artículo de mano. La cantidad y el peso permitidos para el equipaje de bodega varían. Consulte con la aerolínea las tarifas, normas y restricciones específicas.

6. Cambie dinero

¿Cuánto dinero necesita para un viaje internacional de negocios? Es una buena pregunta, y no podemos responderla. No obstante, es recomendable tener a la mano dinero en efectivo, y considerar la facilidad para acceder a bancos y cajeros automáticos. Y no olvide la seguridad: nunca es buena idea llevar consigo grandes sumas de efectivo. Por último, consiga las divisas que necesite en cantidades adecuadas.

Decida si cambiará las divisas en su país o en el lugar de destino. Las comisiones de cambio suelen ser más baratas en las entidades financieras que en los aeropuertos, estaciones de tren u hoteles.

Antes del viaje

1. Informe a los proveedores de tarjetas de crédito, teléfonos móviles y otros servicios pertinentes sobre los planes de viaje para evitar interrupciones o bloqueos por investigaciones de fraude.
2. Aproveche los programas oficiales de seguridad del viajero, como el Smart Traveler Enrollment Program (STEP) de Estados Unidos, un servicio gratuito que permite a ciudadanos y nacionales estadounidenses que viajan y viven en el extranjero inscribir su viaje en la embajada o consulado más cercano.
3. En caso de emergencia, use la bóveda para documentos (Document Vault) de TripSource. Allí, puede almacenar copias digitales de sus documentos importantes de viaje: pasaporte; identificación expedida por el estado o gobierno; itinerario de viaje; carnets de vacunación; contactos de emergencia, e información sobre la embajada local. Si prefiere copias impresas, guárdelas en un lugar seguro, separadas de los documentos originales.
4. Proteja sus dispositivos con conexión a internet contra posibles ciberataques. Actualice el software antivirus, haga copias de seguridad de la información importante y conéctese sólo a redes que considere razonablemente seguras.