Revise los perfiles anualmente
Dedique un tiempo cada año a revisar los nombres de los empleados que tienen autorización para viajar por motivos de trabajo. Como mínimo, esto podría hacerse anualmente durante la «temporada baja de viajes» de su empresa (si es que existe esa época), pero las comprobaciones periódicas a lo largo del año pueden resultar más eficaces.
- Se recomienda utilizar un feed de RRHH para la entrega de perfiles
- Ejecute los informes de la herramienta de reservas en línea (OBT) y compárelos con los informes de los empleados de la empresa; depure los viajeros que ya no están en la empresa o que ya no viajan. Para los empleados nuevos y separados que no estén en un feed de RRHH, añada o actualice los perfiles tan pronto como cambie la situación laboral
Haga que sus viajeros de negocios participen
Los gestores de viajes deben utilizar sus canales de comunicación internos aprobados para aconsejar a los viajeros que actualicen los campos no incluidos en el feed. Sugerencias de mensajes para viajero:
- Pídales que añadan, revisen o actualicen sus preferencias, números de recompensa y cualquier programa de seguridad federal o gubernamental preaprobado, como TSA/Global Entry en Estados Unidos
- Pida a los viajeros de negocios que revisen su correo electrónico, su teléfono y su información de contacto en caso de emergencia.
- Para evitar que no se emitan los boletos, asegúrese de que los números de las tarjetas de crédito y las fechas de vencimiento sean correctas
Cree instrucciones
Cree instrucciones paso a paso con elementos visuales sobre cómo actualizar el perfil del viajero.
Establezca un plan de comunicación
Establezca un plan de comunicación utilizando tácticas de compromiso del viajero para influir en el comportamiento de sus viajeros de negocios:
- Hágalo un hábito: A lo largo del año, envíe a los viajeros recordatorios periódicos para que revisen y actualicen la información de su perfil; anímelos a hacerlo de nuevo cada vez que hagan una reserva
- Utilice la página de notas de la empresa en la herramienta de reservas online (OBT) para enviar recordatorios
- Utilice mensajes emergentes al iniciar la sesión
- Añada una nota en el boletín de su empresa, si es posible
- Envíe mensajes a través de TripSource®, una aplicación de viajes diseñada exclusivamente para que los clientes de BCD Travel y sus viajeros tengan un mayor control sobre la experiencia del viaje
