6 erreurs de débutant qui peuvent gâcher un voyage d’affaires

1. Ne pas vérifier les exigences en matière de passeport, de visa et de santé

Imaginez que vous arriviez à une destination et que vous soyez refoulé parce que votre visa ou votre passeport n’est pas suffisamment valide, ou parce que vous n’avez pas rempli les conditions de santé requises. Vérifiez toujours les conditions d’entrée relatives aux passeports, aux visas et aux soins de santé le plus tôt possible. De nombreux pays exigent que le passeport ait une validité d’au moins six mois. Certains visas d’affaires requièrent des documents qui doivent être remplis à l’avance, et certains vaccins doivent être pris dans un délai précis avant le départ, certains nécessitant une série d’injections. Les voyageurs peuvent également se voir refuser l’entrée dans certaines destinations si leur passeport porte des tampons de pays « interdits ».

2. Ne pas tenir compte de l’actualité

Une destination peut connaître des troubles civils ou des grèves à tout moment. Les grandes conférences, les compétitions sportives et les phénomènes météorologiques peuvent également affecter les voyageurs. Les informations sur les destinations, les rapports et les alertes de voyage spécifiques aux destinations peuvent fournir des informations essentielles sur le bien-être, la sécurité et la navigation. Ils constituent également des sources d’information précieuses sur des sujets tels que le climat local, afin que les voyageurs puissent emporter des vêtements adaptés à la saison en cours, et sur des considérations d’ordre culturel. S’il n’existe pas de rapport officiel, les voyageurs d’affaires peuvent s’aider eux-mêmes en cherchant des expressions telles que :

• « Est-il prudent de se rendre à (insérer la ville) ? »
• « Que dois-je savoir avant de me rendre à la destination XYZ ?
• « Que dois-je emporter pour mon voyage d’affaires à XYZ ?

Quelques minutes de recherche peuvent aider les voyageurs à améliorer leur connaissance de la situation et les informer des menaces potentielles dans une région. Les voyageurs peuvent également acquérir une bonne compréhension des coutumes, des lois et des pratiques sociales d’une région.

3. Erreurs de médicaments

Certains pays ont des règles strictes concernant l’importation de certains médicaments, même ceux qui sont en vente libre dans le pays d’origine. Prenez quelques minutes pour vous renseigner sur les réglementations et les exigences spécifiques du pays visité. Procurez-vous des documents officiels, tels que des notes de médecin ou des ordonnances, qui expliquent l’état de santé, la nécessité du médicament et la posologie prescrite. Certains pays peuvent exiger que les médicaments soient dans leur emballage d’origine. À l’entrée dans le pays, déclarez les médicaments aux douaniers si nécessaire. Soyez honnête et fournissez tous les documents nécessaires. Vérifiez également les règles des compagnies aériennes à ce sujet.

4. Ignorer les menaces de la cybercriminalité menaces

Les voyageurs d’affaires peuvent et doivent prendre des mesures pour sécuriser les appareils connectés à Internet lors de leurs déplacements nationaux ou internationaux, afin de les rendre moins vulnérables aux cyberattaques. Assurez-vous que les informations essentielles sont sauvegardées et que les logiciels antivirus sont à jour. Évitez de vous connecter automatiquement aux réseaux sans fil publics et limitez les informations partagées en ligne au sujet du voyage.

Le service informatique de votre entreprise peut vous recommander de transporter un appareil ne contenant pas d’informations confidentielles ou de crypter l’appareil actuel. Si l’organisation recommande l’utilisation d’un téléphone satellite, vérifiez que son utilisation est légale dans le pays de destination, car certains pays l’interdisent.

5. Ne pas mettre à jour les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence

Les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence doivent être facilement accessibles et localisées en cas d’incident. Assurez-vous que les informations du profil du voyageur sont exactes. Les voyageurs d’affaires doivent garder en mémoire les coordonnées de leur organisation et les directives d’intervention en cas d’urgence, les contacts d’urgence principaux et secondaires, les informations médicales pertinentes et les détails de l’assurance. Outre l’accès numérique via un appareil ou le cloud, une copie imprimée constitue une sauvegarde sûre.

Certaines organisations proposent une assurance voyage à leurs employés mobiles, mais il est préférable de vérifier si une assurance médicale supplémentaire est nécessaire. Consultez les équipes RH internes et les sites web gouvernementaux pour obtenir des informations importantes concernant la couverture d’assurance.

6. Considérer les cartes de crédit comme allant de soi

Tous les pays n’acceptent pas tous les types de cartes de crédit. Vérifiez les moyens de paiement acceptés avant le voyage. Il est toujours bon d’avoir un peu de monnaie locale à portée de main. S’il n’est pas possible de se procurer de la monnaie locale à l’avance, les guichets automatiques locaux peuvent être une solution.

---