Selon notre récente enquête menée auprès de 164 acheteurs de voyages dans le monde, l’importance de la gestion des frais de voyage et des dépenses a augmenté en priorité, atteignant son niveau le plus élevé depuis 2020. En 2023, 88 % des acheteurs considèrent la gestion des paiements et des dépenses comme » très importante » ou » extrêmement importante « , contre 76 % en 2021.
En ce qui concerne les priorités en matière de paiements et de dépenses, le classement reste inchangé par rapport à il y a deux ans. La simplification des processus reste en tête, suivie de la satisfaction des voyageurs, de la lutte contre la fraude et de l’expérience de paiement et de dépenses sans friction, qui se classent à égalité. L’efficacité opérationnelle, qui se traduit par des économies de coûts indirects, a connu l’augmentation d’importance la plus significative.
En ce qui concerne la mise en place et l’administration des paiements, les plus grands points de douleur pour les acheteurs de voyages sont les fournisseurs qui n’acceptent pas des méthodes de paiement spécifiques ou qui facturent des frais supplémentaires (46%) et les besoins de paiement des non-salariés (43%).
« Avec l’évolution et la croissance considérables des technologies financières et de l’automatisation, la transformation de la gestion des voyages et des dépenses est en bonne voie », a déclaré Ajay Singh, vice-président, Digital Payment and Expense Products chez BCD. « Nous sommes à l’écoute de nos clients et de nos voyageurs et nous développons des adaptations à BCD Pay, notre suite exclusive de solutions de gestion des dépenses. En utilisant des cartes virtuelles en temps réel, l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et des API ouvertes, BCD Pay offrira une expérience de paiement numérique sans friction, de l’approvisionnement au paiement et à la comptabilité pour la gestion des dépenses de T&E. »
Si l’on considère les méthodes de paiement, les cartes d’entreprise (84%) et les comptes à facturation centrale/comptes de voyages d’affaires (71%) sont les deux méthodes les plus souvent utilisées. Seuls 38% des sondés proposent le paiement virtuel à leurs voyageurs. Le paiement des voyages des invités suscite un vif intérêt de la part des utilisateurs de cartes virtuelles (49%) et des non-utilisateurs (42%).
En ce qui concerne la gestion des dépenses et le rapprochement des cartes de crédit, plus de la moitié des personnes interrogées indiquent que la collecte des reçus et des factures manquantes (52%) est le plus grand défi, suivi par le rapprochement manuel (45%) et la gestion des dépenses pour les catégories complexes (45%). En ce qui concerne la visibilité des coûts et la conformité, près d’un quart des acheteurs n’ont aucune idée des dépenses pendant les voyages (24%) et des réservations hors programme (23%). En ce qui concerne l’importance de l’approbation préalable au voyage pour contrôler les dépenses, les avis sont partagés. Alors que 44 % des personnes interrogées considèrent que l’approbation préalable au voyage est « très importante » ou « extrêmement importante », elles sont tout aussi nombreuses à la considérer comme « légèrement importante » ou « pas importante du tout ».
BCD a également mené récemment une enquête sur les paiements et les dépenses auprès de 1 349 voyageurs. Les enquêtes auprès des voyageurs et des acheteurs révèlent des similitudes et des différences :
- Les acheteurs accordent plus d’importance au risque de fraude que les voyageurs.
- Environ la moitié des acheteurs et des voyageurs éprouvent les mêmes difficultés avec les catégories de dépenses complexes, telles que les séjours à l’hôtel avec les repas et autres frais accessoires payés séparément.
- 38% des acheteurs de voyages proposent le paiement virtuel à leurs voyageurs, alors que seulement 1% des voyageurs déclarent utiliser cette méthode.
- Les acheteurs et les voyageurs sont ceux qui apprécient le plus les fonctions d’automatisation des outils de gestion des dépenses : la possibilité de joindre automatiquement les reçus aux notes de frais (76% et 76% respectivement), la possibilité de faire correspondre automatiquement les transactions par carte de crédit aux dépenses du voyage (73% et 72%) et la possibilité de pré-remplir automatiquement les notes de frais lorsque les voyageurs réservent un voyage (69% et 67%).
