Comment rédiger un meilleur appel d’offres pour une société de gestion de voyages ?

Comment construire un meilleur appel d’offres pour une société de gestion de voyages ?

Votre appel d’offres remplit-il vraiment sa mission ?

Facteurs clés à évaluer pour choisir la bonne TMC

Voulez-vous vraiment changer ou simplement tester le marché ?
Ne perdez pas de temps avec un appel d’offres si ce que vous voulez vraiment, c’est une meilleure tarification. Il vous suffit de faire pression sur votre fournisseur actuel en procédant à une révision annuelle des prix.
Incluez-vous toutes les bonnes parties prenantes dans le processus et les aidez-vous à rédiger l’appel d’offres ?
Une courte liste de parties intéressées devrait inclure : Les RH, l’informatique, la sécurité, le service juridique, les opérations et l’approvisionnement, ainsi que les gestionnaires de voyages et les grands voyageurs.
Pouvez-vous formuler avec précision les besoins spécifiques de votre entreprise ?
Trop d’appels d’offres sont des modèles tirés d’une ressource sectorielle, sans que l’on s’efforce de mettre l’accent sur les défis uniques auxquels votre entreprise est confrontée.
Comprenez-vous vos voyageurs ?
Pourquoi réservent-ils en dehors de votre programme actuel ? Si vous n’en êtes pas sûr, envoyez-leur une enquête pour le savoir – avant de rédiger votre document d’appel d’offres.
Êtes-vous en mesure de gérer un processus d’appel d’offres de grande envergure ?
Si ce n’est pas le cas, envisagez de faire appel à une société qui vous aidera à gérer la création des documents, les réunions, les recherches et les processus d’examen.
Avez-vous analysé vos données de manière approfondie ?
Fournissez des données transactionnelles granulaires à tous les soumissionnaires. Si vous souhaitez faire appel à un autre TMC, vous devez vous assurer que ce n’est pas uniquement votre opérateur historique qui dispose de ce type de connaissances internes approfondies.

Lorsque vous préparez votre demande de proposition (RFP) :

Dressez la liste des objectifs.

En fournissant une liste détaillée des objectifs à tous les fournisseurs, vous obtiendrez des réponses et des engagements plus solides de la part des soumissionnaires.

Fournir des critères de notation.

Lorsque vous utilisez un tableau de bord pour évaluer les fournisseurs, il est important de ne pas garder les critères d’évaluation confidentiels. Partagez la grille d’évaluation et la pondération des catégories avec tous les fournisseurs afin qu’ils comprennent clairement ce qui est important pour vous et les objectifs globaux de votre programme de voyages. En faisant preuve de transparence, vous recevrez l’offre la plus appropriée à vos besoins.

Fournissez des données et d’autres informations pertinentes à tous les soumissionnaires.

Si vous gérez les voyages en interne, vous n’avez peut-être pas grand-chose, mais plus vous fournirez d’informations sur vos coûts et vos habitudes de voyage, plus la proposition sera pertinente. Assurez-vous que tous vos fournisseurs potentiels travaillent à partir des mêmes données de base afin d’éviter tout avantage déloyal pour le fournisseur actuel.

Choisissez soigneusement vos questions.

Il est plus efficace de choisir un nombre limité de questions pour évaluer les TMC les uns par rapport aux autres que d’utiliser un grand nombre de questions non pertinentes. Bien que les modèles standard puissent être utiles pour générer des idées, il est important de s’assurer que les questions que vous posez aux fournisseurs sont actuelles et pertinentes. De nombreuses questions figurant dans ces modèles sont des exigences de base auxquelles la plupart des TMC devraient déjà répondre. En éliminant ces questions, vous pouvez gagner du temps et vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour votre programme de voyages.

Évaluation du coût total de possession (TCO).

Veillez à utiliser un format de tarification standard et à fournir des lignes directrices spécifiques sur les exigences en matière de tarification (par exemple, pour l’aérien : par transaction ou par segment, ou pour le ferroviaire : par transaction ou par coupon ferroviaire).
Évaluez le coût total de possession (TCO) de chaque fournisseur et demandez-leur de confirmer votre évaluation. Vous éviterez ainsi les problèmes inattendus qui pourraient survenir après la mise en œuvre.

Qu’est-ce qu’une RFI ou RFQ ?

Abréviation de « Request for Information » (demande d’informations) ou « Request for Quotation » (demande de devis). Il s’agit d’un bref questionnaire émis par un acheteur de voyages ou une équipe de sourcing et qui constitue souvent la première étape de l’évaluation des fournisseurs. Ce questionnaire peut être émis avant un appel d’offres (voir ci-dessous).

Qu’est-ce qu’un appel d’offres de voyages gérés ?

C’est l’abréviation de « Request for Proposal » (demande de proposition). Dans le domaine des voyages d’affaires, il s’agit du document utilisé pour recueillir des informations et évaluer les sociétés de gestion de voyages potentielles. Si les anciens modèles d’appel d’offres ou les modèles standard sont pratiques, ils ne constituent pas toujours le meilleur moyen de recueillir des informations pertinentes dans le contexte actuel des voyages d’affaires. Il convient de réviser et d’affiner les appels d’offres pour poser des questions sur ce qui est possible aujourd’hui.

Qu’est-ce que la notation des appels d’offres ?

La notation des appels d’offres, également connue sous le nom de notation des propositions ou simplement de fiche de notation, attribue une valeur numérique aux réponses aux appels d’offres fournies par un fournisseur. Partager les fiches de notation à l’avance semble contre-productif, mais c’est le contraire qui se produit. Le tableau de bord révèle aux soumissionnaires les besoins de l’organisation. Ils peuvent ainsi affiner leurs offres, en éliminant le bruit des informations moins utiles. Toutes les parties économisent du temps et des ressources lorsque les soumissionnaires qui estiment ne pas être les mieux placés pour fournir des services se retirent du processus.

Qui sont les parties prenantes de l’appel d’offres ?

Il s’agit des personnes, des équipes et des départements qui devraient être impliqués dans le processus de sélection de la TMC. Il peut s’agir des équipes chargées des achats et des ressources humaines, du marketing, de la communication, de la technologie et de la comptabilité.

Qu’est-ce qu’une offre dans un appel d’offres ?

Il s’agit d’un autre terme pour désigner l’appel d’offres ou la proposition. Il s’agit d’une invitation ou d’une offre à soumissionner pour un contrat.

Quelle est la différence entre une demande d’information, une demande de prix et une demande de proposition ?

RFI, RFQ et RFP sont trois termes importants dans le processus de passation des marchés de services de gestion des voyages. Une RFI (Request for Information) est utilisée pour recueillir des informations sur les services de voyage disponibles et pour évaluer les prochaines options de gestion des voyages. Une RFQ (Request for Quotation) est un document formel utilisé pour solliciter des devis auprès de fournisseurs potentiels pour des besoins spécifiques en matière de voyages d’affaires, tels que les voyages internationaux ou l’inventaire des voyages. Un RFP (Request for Proposal) est un document détaillé qui décrit les besoins actuels en matière de gestion des voyages, tels que les logiciels de gestion des voyages et les besoins en matière de voyages d’affaires.

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