Comment obtenir des tarifs hôteliers pour les entreprises ?

La gestion des frais de voyage de votre entreprise nécessite des décisions stratégiques, en particulier en ce qui concerne les frais d’hébergement. L’un des principaux moyens de réaliser des économies significatives est de profiter des tarifs des hôtels d’entreprise. Les hôtels reconnaissent les besoins de leur clientèle d’affaires et offrent des réductions exclusives, souvent à partir de 10 %. En explorant les options et en négociant, vous avez la possibilité d’obtenir des tarifs d’hôtel d’entreprise encore plus avantageux, garantissant à la fois le confort de votre équipe et l’efficacité de votre budget.

Il est dans l’intérêt de l’hôtel d’offrir aux voyageurs d’affaires des tarifs plus attractifs en échange de leur fidélité et de la garantie d’un volume d’affaires élevé.

Pour obtenir des tarifs d’entreprise dans les hôtels, il faut souvent créer un programme de voyage d’affaires ou établir un partenariat avec un hôtel. Suivez les étapes suivantes pour obtenir des tarifs d’entreprise :

Mettez en place un programme de voyage d’affaires :

Définissez vos besoins en matière d’hôtellerie : Précisez les besoins de votre entreprise en matière d’hôtellerie, notamment les marques d’hôtels préférées, les contraintes budgétaires et les équipements ou exigences spécifiques.
Élaborer une politique de voyage : Élaborez une politique de voyage claire et complète qui expose les règles et les lignes directrices en matière de réservation d’hébergement. Cette politique doit inclure des informations sur les chaînes hôtelières préférées, les procédures de réservation et les rapports de dépenses.
Désigner un gestionnaire de voyages : Choisissez une personne au sein de votre organisation pour superviser le programme de voyages d’affaires. Cette personne sera chargée de négocier les tarifs, de réserver les voyages et de veiller au respect de la politique de voyage.

Contacter les hôtels:

Recherchez les hôtels préférés : Identifiez les hôtels qui répondent aux critères de votre entreprise et qui sont bien situés pour vos voyageurs d’affaires. Dressez une liste de ces hôtels.
Contactez les équipes de vente des hôtels : Contactez les services de vente des hôtels figurant sur votre liste. Vous pouvez le faire par courrier électronique ou par téléphone. Exprimez votre intérêt pour un partenariat en matière de tarifs hôteliers pour les entreprises et demandez un rendez-vous pour discuter des détails.

Négociez les tarifs d’entreprise :

Fournissez des données d’utilisation : Les hôtels peuvent demander des informations sur le volume et la fréquence des voyages de votre organisation. Soyez prêt à fournir des données sur le nombre de nuits que votre organisation prévoit de réserver.
Discutez des réductions tarifaires : Négociez les tarifs en fonction du budget et des besoins de votre organisation. Cherchez à être clair et précis dans votre communication avec les représentants de l’hôtel, mais n’oubliez pas de trouver un équilibre entre formalité et décontraction. Les tarifs d’entreprise offrent souvent une réduction sur le prix normal des chambres, qui peut varier en fonction de vos talents de négociateur et de la politique de l’hôtel.
Pensez aux avantages à valeur ajoutée : Outre les réductions sur le prix des chambres, mentionnez les avantages à valeur ajoutée que l’hôtel peut offrir aux voyageurs d’affaires, tels que le petit-déjeuner gratuit, le Wi-Fi ou l’accès aux salles de réunion.
Accord contractuel : Une fois les conditions convenues, l’hôtel fournira un accord écrit sur les tarifs d’entreprise. Examinez-le attentivement et apportez-y toutes les modifications nécessaires avant de le signer.

Mettre en œuvre les procédures de réservation :

Communiquez les tarifs d’entreprise de l’hôtel : Communiquez les détails des tarifs d’entreprise aux employés pour vous assurer qu’ils comprennent le processus de réservation et la politique de voyage.
Mettre en place des canaux de réservation : Travaillez avec l’hôtel pour créer un processus de réservation simplifié. Il peut s’agir de fournir à votre entreprise un code de réservation ou un accès à un portail de réservation dédié.
Suivre et contrôler : Contrôlez régulièrement les réservations d’hôtel pour vous assurer qu’elles sont conformes à la politique de voyage de l’entreprise et que les employés profitent des tarifs convenus.

Évaluer et renégocier les tarifs hôteliers de l’entreprise :

Examinez régulièrement les tarifs de vos hôtels d’entreprise pour vous assurer qu’ils restent compétitifs et qu’ils répondent aux besoins de votre entreprise.
Renégociez les tarifs si nécessaire, en particulier si le volume de voyages de votre entreprise change de manière significative.

N’oubliez pas que l’obtention des meilleurs tarifs pour les hôtels d’entreprise dépend de la taille de votre entreprise, de son volume de voyages et de ses compétences en matière de négociation. Il est également important d’entretenir de bonnes relations avec les hôtels avec lesquels vous travaillez afin de garantir un accord harmonieux et mutuellement bénéfique. En outre, envisagez de travailler avec des sociétés de gestion de voyages (TMC) ou des plateformes de réservation en ligne spécialisées dans les voyages d’affaires afin de rationaliser le processus et de gérer les réservations de manière efficace.

Programme hôtelier BCD Great Rates

Le programme BCD Great Rates de BCD Travel offre un large éventail de choix, d’économies et de sécurité. Nous pouvons jouer un rôle essentiel dans l’obtention de tarifs réduits pour l’hébergement hôtelier de vos voyages d’affaires. Nous allons au-delà de ce que votre entreprise peut obtenir par elle-même lors des négociations, en garantissant des prix compétitifs sur un large éventail de destinations. Au-delà des tarifs, les établissements BCD Great Rates permettent de réaliser des économies supplémentaires grâce à des prestations telles que le petit-déjeuner (46 %), le parking (50 %), l’Internet (78 %) et le centre de remise en forme (63 %).

Réductions hôtelières pour les petites et moyennes entreprises

Les réductions hôtelières ne sont pas réservées aux grandes entreprises. Obtenir des réductions hôtelières pour les petites et moyennes entreprises (PME) peut permettre aux voyageurs d’affaires de réaliser des économies et de bénéficier de meilleures conditions d’hébergement. Même si les PME n’ont pas le pouvoir de négociation des grandes entreprises, il est possible d’obtenir des tarifs avantageux. Voici un guide complet sur la manière d’obtenir des tarifs hôteliers pour les PME :

1. Évaluez vos besoins en matière d’hôtellerie :

Déterminez la fréquence de vos voyages d’affaires.
Identifiez les hôtels préférés et les contraintes budgétaires.

2. Élaborer une politique de voyage :

Élaborez une politique de voyage claire qui inclut les chaînes d’hôtels préférées, les procédures de réservation et les lignes directrices en matière de rapports de dépenses.

3. Désigner un gestionnaire de voyages :

Désignez une personne responsable pour négocier les tarifs, effectuer les réservations et veiller au respect de la politique.

4. Rechercher et identifier les hôtels :

Dressez une liste des hôtels qui répondent à vos critères, en tenant compte de l’emplacement et de la qualité.

5. Contacter les hôtels et négocier les tarifs des hôtels d’entreprise :

Fournir des données sur les réservations passées et prévues.
Discutez des remises tarifaires, des avantages à valeur ajoutée et des engagements à long terme.
Examinez attentivement les contrats avant de les signer.

6. Faites le tour du marché :

Renseignez-vous auprès de plusieurs hôtels et chaînes qui répondent à vos besoins.
Comparez leurs prix ou les offres qu’ils vous font directement.

7. Mettez en place des procédures de réservation :

Communiquez aux employés les tarifs des hôtels de l’entreprise et les procédures de réservation.
Mettez en place des canaux de réservation rationalisés.
Contrôlez le respect de la politique de voyage.

8. Évaluer et renégocier les tarifs des hôtels d’entreprise :

Examinez périodiquement l’efficacité et la compétitivité des tarifs négociés.
Envisagez de les renégocier en fonction de l’évolution des habitudes de voyage.

9. Établissez des relations :

Cultivez des relations positives avec les représentants des hôtels pour améliorer le service et les avantages.

10. Utiliser les sociétés de gestion de voyages (TMC) :

Envisager un partenariat avec des sociétés de gestion de voyages ou des plateformes en ligne spécialisées dans les voyages des PME pour rationaliser les réservations et la gestion des dépenses.

En suivant ces étapes, les PME peuvent efficacement obtenir des tarifs hôteliers, optimiser les frais de voyage et améliorer l’expérience globale des voyages d’affaires pour les employés.

Qu’est-ce qu’un code d’entreprise ?

Les codes d’entreprise des hôtels sont des codes spéciaux fournis par de nombreux hôtels qui offrent des réductions aux entreprises. Ces codes permettent aux entreprises d’accéder à des tarifs réduits sur les chambres d’hôtel lorsqu’elles réservent pour leurs employés. En utilisant un code d’entreprise, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles obtiennent le meilleur tarif possible pour leur hébergement. Ces codes font partie des accords négociés entre le groupe hôtelier et l’entreprise, ce qui leur permet de négocier de meilleurs tarifs pour leurs employés séjournant dans plusieurs hôtels. Dans l’ensemble, les codes d’entreprise permettent aux entreprises de réserver plus facilement et à moindre coût l’hébergement de leurs employés en voyage d’affaires.

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