Un voyageur se rendant à Barcelone pour affaires souhaite ajouter trois jours de vacances à la plage avec son partenaire. Un voyageur étranger à San Francisco souhaite assister à un match de football américain professionnel avant de rentrer chez lui. Qu’on l’appelle « bleisure » ou « workcation », la possibilité d’ajouter du temps libre à un voyage d’affaires est un bon moyen d’accroître la satisfaction et le bien-être des voyageurs. Les voyageurs d’affaires qui choisissent d’ajouter des jours personnels à un voyage d’affaires ou de motivation peuvent avoir besoin de conseils et d’assistance. Voici ce que les gestionnaires et les organisateurs de voyages doivent prendre en compte.
Rédiger une politique claire.
Les règles relatives aux loisirs doivent être clairement définies dans la politique de voyage afin de limiter la responsabilité et les risques pour l’entreprise et le voyageur. Les points à couvrir peuvent inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants
- Exigences et processus d’approbation par le responsable
- le délai de préavis et les voies de recours permettant aux voyageurs de demander une prolongation de leur voyage pour des raisons personnelles
- Comment respecter le devoir de diligence
- Paramètres pour les accompagnateurs non employés
- Implications pour les politiques de congés
- Les règles relatives aux dépenses pour les repas, les divertissements, l’alcool, les pourboires et le service en chambre (y compris le mini-bar) s’appliquent-elles à la partie du voyage consacrée aux loisirs ?
- Comment traiter les notes de frais ?
- Faut-il interdire aux voyageurs les activités susceptibles de les mettre en danger, comme le rafting en eaux vives ou la conduite de véhicules tout-terrain ?
Faites le calcul.
Les organisateurs de voyages qui soutiennent les demandes doivent d’abord déterminer le coût du vol et de l’hôtel pour la partie du voyage d’affaires, conformément à la politique de voyage. Ils doivent ensuite calculer les frais supplémentaires éventuels en cas d’arrivée anticipée ou de départ tardif. Le voyageur sera personnellement responsable de la différence de coût. Permettre aux voyageurs d’affaires de bénéficier de tarifs négociés peut faciliter le passage du travail à la détente.
Expliquer les dépenses.
La facturation ou le décompte doit clairement délimiter les dépenses que l’organisation et le voyageur doivent chacun couvrir. Si les coûts sont inférieurs lorsque des arrêts ou des nuits supplémentaires sont inclus, la politique et l’entreprise permettront-elles d’appliquer les économies réalisées à certains coûts associés au voyage prolongé, par exemple l’hôtel, la voiture de location, les repas individuels et le stationnement ? Les dépenses encourues par les personnes accompagnant le voyageur peuvent ne pas être couvertes pour la partie loisirs du voyage, même si l’entreprise couvre les dépenses des accompagnateurs dans le cadre d’une incitation.
Aperçu de la recherche : Bien-être et loisirs
Les loisirs suscitent un intérêt croissant. Dans une enquête BCD réalisée ce printemps, la moitié des voyageurs interrogés ont déclaré qu’ils étaient susceptibles de combiner voyages d’affaires et loisirs en 2022. Cet indicateur était inférieur de 17 points à celui de l’année dernière.
Nous avons interrogé les personnes interrogées sur le soutien à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée dont elles pourraient bénéficier en tant que voyageurs d’affaires et nous avons découvert que bon nombre des options sélectionnées sont liées à la possibilité d’ajouter des éléments de loisirs aux voyages d’affaires.
La moitié des voyageurs interrogés ont déclaré
- qu’ils souhaitaient pouvoir ajouter quelques jours supplémentaires à leurs voyages d’affaires
- Souhaiteraient être accompagnés d’un compagnon de voyage
