Passez tous les profils en revue chaque année.
Réservez du temps chaque année pour passer en revue les noms des employés qui sont autorisés à voyager pour des raisons professionnelles. Au minimum, cela peut se faire chaque année pendant la « saison creuse » de votre entreprise (si cette période existe), mais des vérifications régulières tout au long de l’année peuvent s’avérer plus efficaces.
- Nous recommandons d’utiliser un flux RH pour l’envoi des profils
- Exécutez les rapports de l’outil de réservation en ligne (OBT) et comparez-les aux rapports des employés de l’entreprise ; éliminez les voyageurs qui ne font plus partie de l’entreprise ou qui ne voyagent plus. Pour les nouveaux employés et les employés séparés qui ne font pas partie d’un flux RH, ajoutez ou mettez à jour les profils dès que le statut de l’emploi change.
Impliquez vos voyageurs d’affaires.
Lesgestionnaires de voyages doivent utiliser les canaux de communication internes approuvés pour conseiller aux voyageurs de mettre à jour les champs qui ne figurent pas dans le flux. Suggestions de messages à l’attention des voyageurs :
- Demandez-leur d’ajouter, de réviser ou de mettre à jour leurs préférences, leurs numéros de récompense et tout programme de sécurité préapprouvé par le gouvernement ou le gouvernement fédéral, comme TSA/Global Entry aux États-Unis.
- Demandez aux voyageurs d’affaires de vérifier leur adresse électronique, leur numéro de téléphone et les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.
- Pour éviter que les billets ne soient pas émis, assurez-vous que les numéros de carte de crédit et les dates d’expiration sont exacts.
Créez des instructions.
Créez des instructions étape par étape, accompagnées de visuels, sur la manière de mettre à jour le profil du voyageur.
Établir un plan de communication.
Mettez en place un plan de communication utilisant les tactiques d’engagement des voyageurs pour influencer le comportement de vos voyageurs d’affaires :
- Faites-en une habitude : Tout au long de l’année, envoyez aux voyageurs des rappels réguliers pour qu’ils revoient et mettent à jour les informations de leur profil ; encouragez-les à le faire à chaque fois qu’ils font des réservations
- Utilisez la page des notes de l’entreprise dans l’outil de réservation en ligne (OBT) pour envoyer des rappels.
- Utilisez des messages contextuels lors de la connexion.
- Ajoutez un message dans le bulletin d’information de votre entreprise, si possible.
- Envoyez des messages via TripSource®, une application de voyage exclusivement conçue pour permettre aux clients de BCD Travel et à leurs voyageurs de mieux contrôler l’expérience du voyage.
