Secondo la nostra recente indagine su 164 travel buyer di tutto il mondo, l’importanza della gestione delle spese di viaggio e delle spese è aumentata in termini di priorità, raggiungendo il livello più alto dal 2020. Nel 2023, l’88% dei buyer considera la gestione dei pagamenti e delle spese “molto importante” o “estremamente importante”, rispetto al 76% del 2021.
In termini di priorità di pagamenti e spese, la classifica rimane invariata rispetto a due anni fa. La semplificazione dei processi rimane al primo posto, seguita dalla soddisfazione dei viaggiatori, dalla lotta alle frodi e da un’esperienza di pagamento e spese senza attriti. L’efficienza operativa, che si traduce in un risparmio sui costi indiretti, ha registrato l’aumento di importanza più significativo.
Per quanto riguarda l’impostazione e l’amministrazione dei pagamenti, i maggiori punti dolenti per i travel buyer sono i fornitori che non accettano metodi di pagamento specifici o applicano commissioni aggiuntive (46%) e le esigenze di pagamento dei non dipendenti (43%).
“Con l’enorme evoluzione e crescita della tecnologia finanziaria e dell’automazione, il viaggio verso la trasformazione dell’esperienza di gestione delle spese di viaggio e delle spese è ben avviato”, ha dichiarato Ajay Singh, vicepresidente dei prodotti di pagamento e spese digitali di BCD.
Per quanto riguarda i metodi di pagamento, le carte aziendali (84%) e i conti centrali di fatturazione/viaggio d’affari (71%) sono i due più utilizzati. Solo il 38% degli intervistati offre pagamenti virtuali ai propri viaggiatori. Il pagamento per i viaggi degli ospiti suscita un forte interesse sia da parte di chi usa le carte virtuali (49%) sia da parte di chi non le usa (42%).
Per quanto riguarda la gestione delle spese e la riconciliazione delle carte di credito, più della metà degli intervistati indica la raccolta delle ricevute e delle fatture mancanti (52%) come la sfida principale, seguita dalla riconciliazione manuale (45%) e dalla gestione delle spese per categorie complesse (45%). Per quanto riguarda la visibilità sui costi e la conformità, quasi un quarto degli acquirenti non ha alcuna visione delle spese in viaggio (24%) e delle prenotazioni fuori programma (23%). Per quanto riguarda l’importanza dell’approvazione pre-viaggio per il controllo delle spese, le opinioni sono discordanti. Mentre il 44% ritiene che l’approvazione prima del viaggio sia “molto importante” o “estremamente importante”, altrettanti la considerano “poco importante” o “per niente importante”.
BCD ha recentemente condotto un sondaggio su pagamenti e spese tra 1.349 viaggiatori. Le indagini sui viaggiatori e sugli acquirenti rivelano alcune somiglianze e differenze:
- I buyer considerano il rischio di frode più importante dei viaggiatori.
- Circa la metà sia dei buyer che dei viaggiatori ha difficoltà a gestire categorie di spesa complesse, come i soggiorni in hotel con pasti e altri accessori pagati separatamente.
- Il 38% dei travel buyer offre pagamenti virtuali ai propri viaggiatori, mentre solo l’1% dei viaggiatori dichiara di utilizzare questo metodo.
- Sia gli acquirenti che i viaggiatori apprezzano maggiormente le funzioni di automazione degli strumenti di spesa: la possibilità di allegare automaticamente le ricevute ai resoconti delle spese (rispettivamente 76% e 76%), l’abbinamento automatico delle transazioni con carta di credito alle spese di viaggio (73% e 72%) e la pre-compilazione automatica dei resoconti delle spese quando i viaggiatori prenotano un viaggio (69% e 67%).
