Come posso ottenere tariffe alberghiere aziendali?

La gestione delle spese di viaggio della vostra azienda richiede decisioni strategiche, soprattutto per quanto riguarda i costi di alloggio. Un modo fondamentale per ottenere risparmi significativi è quello di approfittare delle tariffe alberghiere aziendali. Gli hotel riconoscono le esigenze dei loro clienti aziendali e offrono sconti esclusivi, spesso a partire dal 10%. Esplorando le opzioni e negoziando, avrete l’opportunità di assicurarvi tariffe alberghiere aziendali ancora più vantaggiose, garantendo sia il comfort per il vostro team che l’efficienza per il vostro budget.

È nell’interesse dell’hotel offrire ai viaggiatori d’affari tariffe più interessanti in cambio della loro fedeltà e della garanzia di un elevato volume di affari.

Per ottenere le tariffe aziendali negli hotel è spesso necessario creare un programma di viaggio aziendale o stabilire una partnership con l’hotel. Seguite questi passaggi per assicurarvi le tariffe aziendali:

Stabilire un programma di viaggio aziendale:

Definire le esigenze alberghiere: Chiarire le esigenze dell’azienda in materia di hotel, ad esempio i marchi preferiti, i vincoli di budget e i servizi o i requisiti specifici.
Creare una politica di viaggio: Sviluppare una politica di viaggio chiara e completa che delinei le regole e le linee guida per la prenotazione dell’alloggio. Questa politica dovrebbe includere informazioni sulle catene alberghiere preferite, sulle procedure di prenotazione e sulla rendicontazione delle spese.
Designare un travel manager: Scegliete una persona all’interno della vostra organizzazione per supervisionare il programma di viaggi aziendali. Questa persona sarà responsabile della negoziazione delle tariffe, della prenotazione dei viaggi e della conformità alla politica di viaggio.

Contattare gli hotel:

Ricercare gli hotel preferiti: Identificate gli hotel che soddisfano i criteri della vostra azienda e sono situati in una posizione comoda per i vostri viaggiatori d’affari. Stilate un elenco di questi hotel.
Contattare i team di vendita degli hotel: Contattate i dipartimenti di vendita degli hotel del vostro elenco. Potete farlo via e-mail o per telefono. Esprimete il vostro interesse per una partnership sulle tariffe alberghiere aziendali e chiedete un incontro per discutere i dettagli.

Negoziare le tariffe aziendali:

Fornite i dati di utilizzo: Gli hotel possono richiedere informazioni sul volume e sulla frequenza dei viaggi della vostra organizzazione. Siate pronti a fornire dati sul numero di notti in camera che la vostra organizzazione intende prenotare.
Discutere gli sconti sulle tariffe: Negoziate le tariffe in base al budget e alle esigenze della vostra organizzazione. Cercate di essere chiari e precisi nella comunicazione con i rappresentanti degli hotel, ma non dimenticate di trovare un equilibrio tra formalità e informalità. Le tariffe aziendali spesso offrono uno sconto sulle tariffe standard delle camere, che può variare a seconda delle vostre capacità di negoziazione e delle politiche dell’hotel.
Considerate i vantaggi a valore aggiunto: Oltre agli sconti sulle tariffe delle camere, menzionate eventuali vantaggi a valore aggiunto, come la colazione gratuita, il Wi-Fi o l’accesso alle sale riunioni, che l’hotel può offrire ai viaggiatori aziendali.
Accordo contrattuale: Dopo aver concordato i termini, l’hotel fornirà un contratto scritto sulle tariffe aziendali. Esaminatelo attentamente e apportate le modifiche necessarie prima di firmarlo.

Implementare le procedure di prenotazione:

Comunicare le tariffe aziendali dell’hotel: Comunicare i dettagli delle tariffe aziendali ai dipendenti per assicurarsi che comprendano il processo di prenotazione e la politica di viaggio.
Creare canali di prenotazione: Collaborate con l’hotel per creare un processo di prenotazione semplificato. Ciò potrebbe includere la fornitura alla vostra azienda di un codice di prenotazione o l’accesso a un portale di prenotazione dedicato.
Tracciare e monitorare: Monitorare regolarmente le prenotazioni alberghiere per garantire la conformità con la politica aziendale in materia di viaggi e che i dipendenti usufruiscano delle tariffe concordate.

Valutare e rinegoziare le tariffe alberghiere aziendali:

Rivedete periodicamente le vostre tariffe alberghiere aziendali per assicurarvi che rimangano competitive e che soddisfino le esigenze della vostra azienda.
Rinegoziate le tariffe se necessario, soprattutto se il volume di viaggi della vostra azienda cambia in modo significativo.

Ricordate che le migliori tariffe alberghiere aziendali dipendono dalle dimensioni, dal volume di viaggi e dalle capacità di negoziazione della vostra azienda. È inoltre importante mantenere buoni rapporti con gli hotel con cui si lavora per garantire un accordo fluido e reciprocamente vantaggioso. Inoltre, considerate la possibilità di collaborare con società di gestione dei viaggi (TMC) o piattaforme di prenotazione online specializzate in viaggi aziendali per snellire il processo e gestire le prenotazioni in modo efficiente.

Programma alberghiero BCD Great Rates

Great Rates di BCD Travel offre un’ampia gamma di scelte, risparmi e sicurezza. Possiamo svolgere un ruolo fondamentale nell’assicurare tariffe scontate per le sistemazioni alberghiere per le vostre esigenze di viaggio aziendali. Questo va al di là di quanto la vostra azienda possa ottenere da sola nelle trattative, garantendo prezzi competitivi in un’ampia gamma di destinazioni. Oltre alle tariffe, le strutture BCD Great Rates consentono di risparmiare ulteriormente grazie ai servizi offerti, tra cui la colazione (46%), il parcheggio (50%), Internet (78%) e il centro fitness (63%).

Sconti alberghieri per le piccole e medie imprese

Gli sconti alberghieri non sono disponibili solo per le grandi aziende. Assicurarsi sconti alberghieri aziendali per le Piccole e Medie Imprese (PMI) può far risparmiare sui costi e migliorare le sistemazioni dei viaggiatori d’affari. Anche se le PMI non hanno il potere negoziale delle grandi aziende, è comunque possibile assicurarsi tariffe vantaggiose. Ecco una guida completa su come ottenere tariffe alberghiere per le PMI:

1. Valutare le proprie esigenze alberghiere:

Determinare la frequenza dei viaggi di lavoro.
Identificate le località alberghiere preferite e i vincoli di budget.

2. Creare una politica di viaggio:

Sviluppate una politica di viaggio chiara che includa le catene alberghiere preferite, le procedure di prenotazione e le linee guida per la rendicontazione delle spese.

3. Designare un responsabile dei viaggi:

Nominate una persona responsabile per negoziare le tariffe, effettuare le prenotazioni e garantire la conformità alla politica.

4. Ricerca e identificazione degli hotel:

Compilate un elenco di hotel che soddisfino i vostri criteri, tenendo conto della posizione e della qualità.

5. Contattare gli hotel e negoziare le tariffe alberghiere aziendali:

Fornire dati sulle prenotazioni passate e previste.
Discutete gli sconti sulle tariffe, i vantaggi a valore aggiunto e gli impegni a lungo termine.
Esaminare attentamente i contratti prima di firmarli.

6. Fare un po’ di shopping:

Consultate diversi hotel e catene che soddisfano le vostre esigenze.
Confrontate i loro prezzi o le offerte che vi propongono direttamente.

7. Implementare le procedure di prenotazione:

Comunicate ai dipendenti le tariffe alberghiere aziendali e le procedure di prenotazione.
Creare canali di prenotazione semplificati.
Monitorare l’osservanza della politica di viaggio.

8. Valutare e rinegoziare le tariffe alberghiere aziendali:

Verificate periodicamente l’efficacia e la competitività delle tariffe negoziate.
Considerate la possibilità di rinegoziare in base all’evoluzione dei modelli di viaggio.

9. Costruire relazioni:

Coltivate relazioni positive con i rappresentanti degli hotel per migliorare il servizio e i vantaggi.

10. Utilizzare le società di gestione dei viaggi (TMC):

Considerate la possibilità di collaborare con le TMC o le piattaforme online specializzate in viaggi per le PMI per ottimizzare le prenotazioni e la gestione delle spese.

Seguendo questi passaggi, le PMI possono assicurarsi efficacemente le tariffe alberghiere, ottimizzare le spese di viaggio e migliorare l’esperienza complessiva dei viaggi d’affari dei dipendenti.

Cosa sono i codici aziendali degli hotel?

I codici aziendali sono codici speciali forniti da molti hotel che offrono sconti aziendali alle imprese. Questi codici consentono alle aziende di accedere a tariffe scontate sulle camere d’albergo quando prenotano per i propri dipendenti. Utilizzando un codice aziendale, le aziende possono assicurarsi di ottenere la migliore tariffa possibile per le loro sistemazioni. Questi codici fanno parte degli accordi negoziati tra il gruppo alberghiero e l’azienda, consentendo a quest’ultima di negoziare tariffe migliori per i propri dipendenti che soggiornano in più strutture alberghiere. In generale, i codici aziendali rendono più facile e conveniente per le aziende la prenotazione di alloggi per i propri dipendenti in viaggio d’affari.

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