L’importanza di un RFP ben strutturato
Il primo passo è determinare se sei realmente intenzionato a cambiare TMC o se stai semplicemente testando il mercato. Se il tuo obiettivo principale è migliorare i prezzi, considera un riesame annuale con il tuo attuale fornitore prima di investire tempo e risorse in un RFP.
Coinvolgere gli stakeholder giusti
Coinvolgere tutte le parti interessate è cruciale per assicurare che l’RFP rifletta le esigenze della tua azienda. Ecco una lista di stakeholder da includere:
- Risorse Umane: Per garantire che le politiche di viaggio siano in linea con le esigenze del personale.
- IT: Per valutare l’integrazione con i sistemi aziendali.
- Sicurezza: Per assicurare che i protocolli di sicurezza siano rispettati.
- Legale: Per gestire le questioni contrattuali.
- Operazioni e Acquisti: Per ottimizzare i costi e l’efficienza.
- Manager e Viaggiatori Frequenti: Per raccogliere feedback pratici e operativi.
Articolare le esigenze aziendali
Molti RFP utilizzano modelli standard, ma per ottenere risultati ottimali è necessario adattarli alle sfide specifiche della tua azienda. Articola chiaramente le tue esigenze, come la gestione dei costi, l’efficienza operativa e la soddisfazione dei viaggiatori.
Comprendere i bisogni dei viaggiatori
Comprendere le abitudini dei tuoi viaggiatori è fondamentale. Se spesso prenotano al di fuori delle politiche aziendali, indaga sulle cause. Può essere utile condurre un sondaggio tra i viaggiatori per raccogliere informazioni utili rispetto alla loro soddisfazione sull’attuale servizio prima di redigere l’RFP.
Analizzare i Dati
Fornire dati dettagliati sulle transazioni di viaggio ai fornitori è essenziale. Questo garantisce che tutte le TMC partano dalla stessa base informativa, evitando vantaggi ingiusti per il fornitore attuale.
Preparazione dell’RFP
Elencare gli obiettivi
Definisci chiaramente gli obiettivi che vuoi raggiungere con il nuovo contratto. Obiettivi chiari aiutano i fornitori a offrire risposte più mirate e impegni concreti.
Fornire i criteri di valutazione
Utilizza una scheda di valutazione per i fornitori e condividi i criteri di valutazione e i pesi assegnati. La trasparenza aiuta i fornitori a presentare proposte più pertinenti.
Selezionare domande pertinenti
Scegli un numero limitato di domande significative per valutare le TMC. Elimina le domande di base che tutti i fornitori dovrebbero già soddisfare, concentrandoti su ciò che è veramente importante.
Valutare TCO di ciascun fornitore
Utilizza un formato di pricing standard e fornisci linee guida specifiche sui requisiti di prezzo. Valuta il TCO di ciascun fornitore e chiedi loro di confermare la tua valutazione per evitare sorprese dopo l’implementazione.
Cos’è la valutazione dell’RFP?
La valutazione dell’RFP assegna un valore numerico alle risposte fornite dai fornitori. Condividere le schede di valutazione in anticipo permette ai fornitori di affinare le loro offerte, facilitando l’auto-esclusione dei fornitori meno adatti e risparmiando tempo e risorse.
Differenze tra RFI, RFQ e RFP
- RFI (Request for Information): Utilizzato per raccogliere informazioni sui servizi di viaggio disponibili e valutare le opzioni future.
- RFQ (Request for Quotation): Documento formale per richiedere preventivi per specifiche esigenze di viaggio aziendale.
- RFP (Request for Proposal): Documento dettagliato che delinea i requisiti attuali per la gestione dei viaggi, come software e necessità di viaggio aziendale.
Leggi qui la guida essenziale per buyers su RFQ RFP e RFI
Seguendo queste linee guida, puoi creare un RFP efficace che ti aiuterà a selezionare una TMC in grado di soddisfare le esigenze aziendali e contribuire al successo della tua organizzazione.
