Unternehmen wünschen sich einfache Lösungen für ihr Travel Management, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Torsten Kriedt, Senior Vice President, Mid-market Solutions EMEA bei BCD Travel, hat für seine Kunden neue Servicepakete entwickelt, die einfach und schnell ein professionelles Travel Management ermöglichen.
Weshalb haben Sie die Servicepakete entwickelt?
Viele Kunden sagen uns in etwa Folgendes: „Travel Management ist nicht unsere Kernaufgabe, aber um den Bereich der Geschäftsreisen effizient zu managen, brauchen wir kompetentes Personal, wir benötigen die entsprechende Software, wir müssen die Mitarbeiter schulen und so weiter. Das bindet Ressourcen. Also, liebe Leute von BCD Travel, findet dafür bitte eine intelligente Lösung.“
Und diese intelligente Lösung sind die neuen Servicepakete? Das müssten Sie bitte erklären.
Bisher war es so: Wir haben von unseren Kunden erfahren, was sie benötigen, welche Technologie sie einsetzen möchten, mit welchen Tools sie arbeiten möchten und anderes mehr. Gemeinsam wurde dann das Travel Management teilweise von null aufgebaut. Damit haben wir, wie auch unsere Kunden, gute Erfahrungen gemacht. Es gibt aber einen entscheidenden Nachteil: Das individuelle Aufsetzen der jeweiligen Geschäftsreiseprogramme nimmt nicht nur viel Zeit in Anspruch, es erfordert auch die Bereitschaft und die Kompetenz auf Kundenseite, erst die neuen Prozesse gemeinsam aufzubauen und anschließend zu steuern. Mit den Servicepaketen bieten wir einen komplett neuen Ansatz, indem wir vorkonfigurierte Lösungen anbieten.
Was sind das für Lösungen?
Aufgrund unserer Erfahrung wissen wir, dass unsere Kunden ihre Geschäftsreiseprogramme meist sehr ähnlich aufbauen. Also nehmen wir ihnen die Arbeit ab und definieren schon einmal vor, was für ein professionelles Travel Management heute unverzichtbar ist.
- Jedes Unternehmen braucht eine intuitiv zu bedienende Online-Lösung, die auch mobil funktioniert. Wir haben viele Millionen Euro in die Entwicklung unserer App und Plattform TripSource investiert und bieten in dieser Hinsicht ein mehrfach ausgezeichnetes und, wie ich finde, geniales Produkt.
- Auch im digitalen Zeitalter benötigen wir weiterhin gut qualifizierte Reisebüromitarbeiter, die bei komplexen Reisen eine gute Lösung finden oder kompetent unterstützen können, wenn etwas schiefläuft. Etwa, wenn ein Flug storniert wurde oder verspätet ist.
- Hinzu kommt, dass ein zeitgemäßes Travel-Management-Paket kein separates Entgelt für jede Dienstleistung benötigt. Wir sagen: Lasst uns lieber eine feste monatliche Gebühr pro Nutzer erheben. Das spart Aufwände beim Kunden, beim Reisenden und auch bei uns.
Kernstück dieser Servicepakete scheint TripSource zu sein. Was kann die Plattform? Und: Buchen Mitarbeiter einfach selbst wie bei einer privaten Reise?
Den Trend zu »mach doch mal selbst« sehen wir nicht nur bei privaten Reisebuchungen, sondern auch im Unternehmen. Das sollte aber nicht zur Folge haben, dass sich Mitarbeiter vor einer Geschäftsreise lange im Internet nach den besten Angeboten umsehen müssen. Sie müssen nicht lange nach den besten Angeboten suchen, weil sie umgehend vergünstigte Flug-, Hotel- und Mietwagenraten im Rahmen der Reiserichtlinie sehen. Dazu gehören Millionen von Hotelraten, eigene BCD Travel Direct Raten ebenso wie Raten von Booking.com, HRS, Expedia und anderen.
Worin liegen die Unterschiede zwischen den einzelnen Servicepaketen, die Sie anbieten?
Wir haben verschiedene Pakete geschnürt, um unterschiedliche Bedürfnisse erfüllen zu können.
Das Einsteigerpaket
Hier macht der Reisende alles mobil oder online und nutzt nur hin und wieder unseren telefonischen Service, der in diesem Fall allerdings englischsprachig ist. Dieses Paket ist auf Unternehmen zugeschnitten, die eine sehr gute Buchungslösung brauchen – mit sehr guten Preisen.
Das Hauptpaket
Im nächsten Paket kann der Kunde zusätzlich den Service weiterhin in seiner Landessprache erhalten. Er kann seine Reisekostenrichtlinie und Firmenraten einstellen und zusätzlich ein umfangreiches Reporting nutzen, um seine Geschäftsreisekosten weiter zu optimieren. Darüber hinaus kann er im Bedarfsfall sehen, welche Mitarbeiter sich an einem Ort aufhalten, an dem sich die Sicherheitslage geändert hat, und prüfen, ob es ihnen gut geht.
Beschleunigt die neue Einfachheit auch die Implementierung der Pakete?
Ja, auf jeden Fall. In der Vergangenheit haben wir bei der Implementierung die Konfigurationsoptionen der Buchungstools voll ausgenutzt. Das hatte natürlich Auswirkungen auf Komplexität und dauerte. Mit unserer TripSource-Plattform haben wir eine sehr einfache Lösung, die dennoch individuell konfigurierbar ist. Das beschleunigt die Implementierungsphase enorm, denn nun gibt es einen zentralen Zugang, über den alles gesteuert wird.
Wie lange dauert die Implementierung noch?
Man kann sagen, dass sie etwa auf ein Viertel der Zeit zusammengeschrumpft ist. Das ist natürlich enorm. Ich selbst bin aber immer noch nicht zufrieden, ich möchte, dass es in ein paar Stunden anstatt in ein paar Tagen gelöst ist. Da werden wir uns noch weiter verbessern.
Haben Sie die Servicepakete speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt?
Ja und nein. Es geht mehr darum, wie viel Zeit und Energie ein Kunde sich für Travel Management nehmen will und kann. Ja, es sind hauptsächlich kleine und mittelständische Unternehmen, die eine möglichst einfache, aber professionelle Lösung haben wollen. Aber es gibt auch mehrere große Unternehmen, die bereit sind, ihre eigene Komplexität zu hinterfragen und sich für eine einfachere Lösung interessieren – gerade auch im Sinne ihrer Reisenden. Gleichzeitig gibt es auch zahlreiche größere Unternehmen, die sehr viel schlanker unterwegs sein wollen.
Wann sind die neuen Servicepakete marktreif?
Wir haben die Servicepakete bereits in Belgien und den Niederlanden bei Bestands- und Neukunden erfolgreich implementiert und bestehende Lösungen migriert. 2020 werden die Servicepakete in ganz Europa gelauncht.
Was kommt danach? Wie wird sich das Travel Management in den kommenden Jahren entwickeln?
Neben den Servicepaketen haben wir aktuell zusätzlich die innovative Plattform Connect gelauncht. Dort finden BCD Travel Kunden Zugang zu Tools, Schulungsmaterial und Brancheninfos. Außerdem kann man sich dort innerhalb der Geschäftsreise-Community austauschen. Ich denke, neben dem Wunsch nach professionellem Austausch werden wir sehen, dass Kunden im Travel Management weiterhin ganz unterschiedliche Ansprüche haben werden. In der regionalen und nationalen Betrachtung zeichnet sich ab, dass Unternehmen künftig noch viel schlanker arbeiten wollen als bisher. Sie möchten, dass alles aus einer Hand schnell und professionell umgesetzt wird. Ein ganz anderes Feld, das aufgrund der politischen Lage in Zukunft leider wieder wichtiger werden wird, sind Themen wie Visa-Betreuung und das Berücksichtigen von Immigrationsrichtlinien. Darauf muss man sich wohl einstellen.
Heiß diskutiert werden aktuell auch der Klimawandel und die Möglichkeiten der CO2-Reduktion. Ist das auch ein Thema fürs Travel Management?
Ganz klar, ja. Schon seit Langem können wir den CO2-Fußabdruck von Geschäftsreisen bereitstellen und haben Kunden, die die Klimaauswirkungen ihrer Reisen kompensieren. Zahlreichen Unternehmen haben wir bereits geholfen, virtuelle Meetings in ihr Travel Management zu integrieren und so Geld und Zeit zu sparen und negative Auswirkungen aufs Klima zu vermeiden.
