Das Pharmaunternehmen Grünenthal agiert global und dynamisch. Das spiegelt sich auch in der Neuorganisation des Travel Managements wider. Am Hauptsitz in Aachen koordiniert Victor Scarante den Einkauf. Im Interview mit Move gibt er Einblicke in die Zusammenarbeit mit BCD Travel und erläutert, wie Grünenthal sein Geschäftsreiseprogramm weltweit konsolidiert.
Wie kam es dazu, dass Grünenthal sein Travel Management europaweit konsolidiert hat?
Den Anstoß gab ein international ausgerichtetes Unternehmensprogramm, das zunächst auf die organisatorische Transformation unseres globalen Vertriebsteams und die verbesserte Integration von Prozessen der Forschung und Entwicklung ausgerichtet war. Dies führte weiter zu dem Bedarf an einer schlankeren, global integrierten und kostenbewussten Organisation. Infolgedessen haben wir ein globales operatives Geschäft eingerichtet und ein globales Beschaffungsteam aufgebaut, das die internationale Standardisierung des Travel Managements vorangetrieben hat. Uns war klar, dass das Rückgrat einer solchen Konsolidierung gut funktionierende IT-Prozesse sind und wir einen Partner brauchen, der ebenfalls global aktiv ist und diesen Veränderungsprozess als zentraler Geschäftsreisedienstleister begleitet. Nach Abschluss eines Ausschreibungsverfahrens haben wir uns für BCD Travel entschieden, nachdem wir in Deutschland schon seit Jahren gut zusammengearbeitet hatten. Zuvor waren europaweit 18 verschiedene Geschäftsreiseanbieter für uns tätig und es gab ebenso viele Reiserichtlinien.
Gab es bei der Vereinheitlichung der Grünenthal Reiserichtlinie markante Änderungen?
Ja, wir setzen heute mehr auf Führung, Information und Eigenverantwortung. Wenn ein Geschäftsreisender einen bestimmten Flug oder ein Hotel buchen will, die Kosten jedoch den niedrigsten logischen Tarif um einen bestimmten Betrag überschreiten, war bisher ein separater Freigabeprozess notwendig. Dies ändern wir gerade. Der Reisende soll in vielen Fällen selbst entscheiden, jedoch mit relevanteren Informationen und Anleitungen. Das Buchungstool SAP Concur informiert darüber, wo die Buchungskosten im Vergleich zu den Sollkosten stehen. Es zeigt den Hinweis an, bitte günstigere Alternativen zu beachten, um das Reisebudget nicht zu überschreiten und damit auch weiterhin den Reisestandard zu sichern. In unseren Pilotversuchen haben wir damit gute Erfahrungen gemacht.
Wie sind Sie bei der Konsolidierung vorgegangen?
Am Anfang standen die Ausarbeitung der einheitlichen Reiserichtlinie und die Implementierung von SAP Concur als zentrales IT-Tool für die Reisebuchung und -kostenabrechnung. Hinzu kam die Einrichtung unseres internen Reise- und Spesenportals, unser Travel & Expenses WorkSpace. Dort sind alle relevanten und aktuellen Informationen rund um das Thema Geschäftsreise und die Anwendung von SAP Concur gebündelt. Diese drei Komponenten bildeten die unverzichtbare Grundlage der Konsolidierung. Um das Optimierungspotenzial voll nutzen zu können, haben wir uns außerdem für weiteren Support durch BCD Travel entschieden. Eine Mitarbeiterin steht uns in allen operativen Belangen rund um SAP Concur, Workspace Management und User Support zur Seite. Darüber hinaus haben wir strategische Beratung in Anspruch genommen und u. a. das Hotelangebot erweitert.
