Kathy Bedell, Senior Vice President bei BCD Travel, regt Unternehmen zu einer proaktiven Herangehensweise ans Travel Risk Management an. Dies war noch nie so wichtig – und so unkompliziert – wie heute.
Kathy Bedell von BCD Travel ist Mitglied des Risk Committee der Global Business Travel Association (GBTA). „Die Einhaltung der Sorgfaltspflicht für Geschäftsreisende ist komplexer geworden, da bisher ‚sichere‘ Reiseziele nicht mehr sicher sind. Gleichzeitig haben die technologischen Tools die Kommunikation mit Reisenden einfacher gemacht und optimiert. Das gibt Unternehmen neue Möglichkeiten, relevante und zeitnahe Informationen, die die Sicherheit von Reisenden gewährleisten können, auf unkomplizierte Weise zur Verfügung zu stellen“, so Bedell. Sie gliedert den Informationszyklus in drei Teile auf.
Einbindung vor der Reise
Wenn die Buchungsdaten zuverlässig sind, wissen Unternehmen, welche Mitarbeiter sich wo aufhalten. So können sie gezielte Benachrichtigungen erstellen, die Reisende auf eventuelle Gefahrensituationen vorbereiten. „Benachrichtigungen über Plattformen wie TripSource® von BCD Travel liefern Reisenden die Informationen, die sie benötigen, um sicherer zu reisen. Zielortspezifische Benachrichtigungen können Reisende darüber informieren, was unbedingt in den Koffer gehört und was zu Hause bleiben kann, welche Verkehrsmittel die sichersten sind, welche Krankenhäuser einen guten Ruf haben. Sie können auf diese Weise mit allen Informationen versorgt werden, die die Sicherheit und den Komfort von Reisenden verbessern“, sagt Bedell.
Darüber hinaus, so Bedell, helfen solche Benachrichtigungen, die Reisenden besser einzubinden. Ihnen wird der Nutzen ihres Geschäftsreiseprogramms deutlicher und sie erkennen das Interesse des Unternehmens an ihrem Wohlergehen. „Reisende können sehen, dass das Unternehmen für sie da ist“.
Krisenwarnungen
Wenn ein Vorfall Krisenniveau erreicht, müssen möglicherweise betroffene Reisende über die Risiken unterrichtet werden, rät Bedell. BCD Travel hat einige Parameter für die vor kurzem eingeführten TripSource Risk Alerts gesetzt. Wenn ein Vorfall schwerwiegend genug ist, um mögliche Auswirkungen auf viele Reisende zu haben, erhalten die Reisenden der Kunden von BCD automatisch einen Alert, der sie über die Situation unterrichtet.
Nach dem tödlichen Bombenanschlag auf einem Popkonzert in Manchester Ende Mai erhielten die Reisenden von BCD-Kunden, die sich in oder in der Nähe von Manchester aufhielten, innerhalb von Minuten einen Alert und einige Stunden lang Updates. Reisende in anderen Gebieten der Welt erhielten diese Krisenwarnungen nicht. Das zeigt, dass es mit TripSource möglich ist, Risk Alerts ganz gezielt zu senden.
Berichte zur Krisennachbereitung
In den Minuten und Stunden unmittelbar nach einem Vorfall sind Berichte über den Aufenthaltsort von Reisenden in Echtzeit kritisch, sagt Bedell. Diese können über Plattformen für Business-Intelligence wie DecisionSource von BCD Travel erstellt werden. Aber selbst, nachdem die Krise vorüber ist, sind die sich daraus ergebenden Daten wertvoll.
„Berichte darüber, wie schnell ein Unternehmen den Aufenthaltsort seiner Reisenden ermittelt und sich mit ihnen in Verbindung gesetzt hat, wie viele Reisende die internen Richtlinien zur Loyalitätspflicht befolgt haben, nach denen sie ihren Aufenthaltsort melden müssen, und ob es einen ständigen Fluss von Informationen und Kommunikationen zwischen den Reise-, Sicherheits-, Personal- und anderen Abteilungen gab, sind wertvoll. Auf ihrer Grundlage kann ein Unternehmen seine Sorgfaltspflicht und die Richtlinien und Verfahren zum Travel Risk Management genauer abstimmen“, sagt Bedell. „Es ist wichtig, jede Krise als eine Möglichkeit des Dazulernens zu sehen, damit Ihr Unternehmen auf die nächste besser vorbereitet ist.“
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