BCD Travel sa come implementare un travel program di successo. Nell’arco della sua storia, la nostra travel management company ha finalizzato migliaia di implementazioni per programmi strutturati di business travel con aziende di diverso settore sparse in tutto il mondo.
Dalla piccola e media impresa, fino alla multinational corporation, il nostro team di implementazione ha l’esperienza giusta per trasmettere ai tuoi viaggiatori e alla tua azienda la procedura corretta di gestione di un travel program.
I progetti di implementazione BCD Travel sono passati dal gestire una singola sede e un piccolo volume di clienti, fino a progetti che abbracciano più di 100 Paesi in tutto il mondo. L’approccio al processo d’implementazione prende in considerazione tutti gli aspetti peculiari di un travel program.
In questo breve ma dettagliato riepilogo, il team leader del reparto di implementazione di BCD Travel, Anna Cenci, spiega quali sono le fasi per completare il processo e condurre al successo il cliente, rispettando le sue esigenze travel.
Il segreto per implementare un travel program di successo
Abbiamo chiesto ai nostri implementation specialist BCD Travel cosa fa davvero la differenza in una implementazione di un travel program. All’unanimità, ci hanno risposto che una comunicazione chiara, snella e concisa tra il cliente e il team operativo di implementazione è basilare per la buona riuscita del progetto.
«Poter comunicare in maniera facile, trasparente e abituale ci permette di ottenere il classico risultato Win / Win. Sia noi che il cliente, usciamo vincitori da un processo molto delicato e che può trovare momenti di stallo in qualsiasi fase di sviluppo. Per questo è fondamentale poter confrontarsi con il cliente e le sue esigenze, senza remore o impedimenti.»
I 5 step del processo di implementazione di un travel program
Ecco quali sono i livelli di comunicazione principali per un’implementazione di un travel program di successo:
Implementare un travel program di successo | Step 1
Prima che con il cliente, è fondamentale poter contare su una comunicazione efficace all’interno del flusso del support & implementation team. Tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto di implementazione di un travel program devono dialogare in maniera efficiente su qualsiasi punto del processo.
Quali sono le figure che partecipano a questa fase introduttiva?
- Project manager
- Program manager (o account manager)
- Operations manager
- Executive sponsorship
- Business development manager
- Implementation specialist
- Technology managers
- Office managers
Come sottolinea Anna, «quando sono tutte presenti, queste sono figure che devono dialogare, in tempi e fasi prestabilite, nella maniera più funzionale al flusso». Può capitare che, a seconda dei volumi travel o le caratteristiche del cliente e del numero di viaggiatori da gestire, molte di queste figure vengano concentrate e assimilate nella stessa persona all’interno dei team BCD.
Implementare un travel program di successo | Step 2
Il team di implementazione organizzerà riunioni, one-to-one o di gruppo, con cadenza regolare e conference calls settimanali finalizzate a discutere i progressi dell’implementazione. In genere, il team implementation partecipa dal primo meeting di allineamento interno diretto da un Paese leader o da un regional country di riferimento. Il cosiddetto kick-off meeting: scopo del travel program e strategia di implementazione sono i punti focali su cui ci si concentra.
In questa fase, ai partecipanti vengono illustrati gli obiettivi di travel del cliente, la travel policy aziendale già esistente e quale risultato deve essere raggiunto in termini di servizio finale.
Successivamente, viene fissata una prima riunione che include anche il cliente. In questo contesto, viene presentato un primo calendario dei lavori da passare al vaglio degli stakeholder interni ed esterni a BCD Travel, affinché il progetto di implementazione venga operativamente avviato.
Seguendo il project plan redatto, il project manager condurrà i lavori di implementazione servendosi degli aggiornamenti dei responsabili come stabilito dal project plan stesso. In genere, questo tipo di riunioni ha una cadenza bisettimanale e può richiedere fino a 3 mesi di incontri, a seconda che l’implementazione del travel program del cliente sia a livello local o global e a seconda delle necessità di quest’ultimo.
Che cos’è oggetto di discussione in questa fase preliminare? I partecipanti si confrontano sulla gestione del cambio di agenzia o TMC, i benefici e i possibili impatti per i business traveler. Le attività che travel arrangers e viaggiatori dovranno intraprendere per conformarsi al nuovo travel program. E, infine, quali saranno i nuovi strumenti traveler e le opportunità di formazione interna a conclusione del processo di implementazione.
Implementare un travel program di successo | Step 3
Il Project manager prenderà appunti dettagliati, aggiornerà settimanalmente il project plan e stilerà una lista di attività aggiuntive che verrà consegnata al team di implementazione non appena approvata.
Anche questa fase potrebbe prevedere degli incontri in sede con il cliente o delle conference call di allineamento.
Implementare un travel program di successo | Step 4
In continuità con l’avanzamento del progetto, sarà avviata la fase di comunicazione ai viaggiatori aziendali sull’implementazione in corso. A seconda del tipo di cliente per cui si lavora, il team decide se offrire all’azienda una vera e propria consulenza in tema di comunicazione al viaggiatore e traveler engagement. Accade che il cliente decida di farsi carico direttamente del trasferimento ai dipendenti e ai viaggiatori dell’azienda quanto è stato prodotto nella fase di settaggio dell’implementazione del travel program.
Il travel manager verrà incoraggiato a utilizzare i migliori canali di comunicazione per l’engagemente dei business traveler. Ad esempio, e-mail, pubblicazioni di newsletter, intranet o portale aziendale, seminari. Come conferma Anna, «è meglio prevedere qualsiasi tipo di canale adatto ad annunciare ai nuovi viaggiatori i benefici dell’implementazione e incoraggiare suggerimenti e domande».
Alcune aziende si sentono sufficientemente in grado di comunicare per proprio conto quanto è cambiato nella prenotazione di una trasferta di lavoro. Altre richiedono ben volentieri un passaggio di know-how e traning, non solo verso i travel manager e i travel arranger, ma anche verso i viaggiatori.
Mano a mano che si avvicinerà la data del fatidico go-live (l’avvio ufficiale del nuovo travel program), il project manager programmerà dei seminari nelle location prestabilite in accordo con il cliente in modo da presentare il nuovo programma, i benefits, i contatti e i servizi. Sarà il cliente a decidere se suddividere i seminari a seconda dei molteplici livelli; per esempio, seminari per travel manager, per i travel arranger e per i viaggiatori.
Implementare un travel program di successo | Step 5
Quando si avvicina la data di start-up, il team support & implementation crea un piano di transizione e una lista di contatti di riferimento per i business traveler. Questo piano mette in evidenza dove trovare tutti i supporti in loco, a quali persone fare riferimento e in che modo contattare l’assistenza in caso di necessità. Se l’azienda lo richiede, BCD Travel offre un servizio aggiuntivo di supporto al viaggiatore h24, 7 giorni su 7.
In quest’ultima fase ha luogo un debriefing interno in cui il program manager condivide con il team operativo, che prenderà in carico le prenotazioni del nuovo cliente, le informazioni rilevanti (come ad esempio la travel policy, accordi corporate dell’azienda, gestione VIP, ecc.) utili a facilitare l’erogazione del servizio.
A seguito della fase di start-up, il project manager in accordo con gli implementation specialist e le risorse del reparto tecnologico, saranno a disposizione del cliente – in loco o da remoto – per un tempo di rodaggio del nuovo travel program, generalmente una o due settimane. A seguire, il project manager chiederà un feedback al travel manager cliente sui primi giorni di servizio ricevuto, in maniera tale da perfezionare, dove possibile, tutte le fasi del travel program.
Per concludere, quando il processo è stato ben introdotto ai viaggiatori, l’implementazione del travel program può dirsi completata.
Come implementare un travel program di successo, scopri l’infografica
The Corporate Travel Manager Guide
La figura del corporate travel manager è sempre più rivolta alla necessità di avere sotto controllo la gestione dei viaggi d’affari dei dipendenti. Il travel manager porta con se un’attività cruciale per le aziende. Non farti trovare impreparato, consulta la guida di BCD Travel dedicata al Corporate Travel Management.
