Quando si parla di change management applicato al business travel, lo scenario è spesso familiare. Un team brillante o una florida azienda dedicano tutta la loro energia nella ricerca, nella selezione e nell’adozione di nuovi gestionali per le trasferte di lavoro.
Mesi dopo, il progetto è un enorme fallimento. Il budget è stato notevolmente superato. Gli obiettivi del progetto di change management non sono stati raggiunti. I software per il business travel non riescono a dare il valore aziendale desiderato. Che cosa è andato storto?
Il change management è spesso considerata un’attività secondaria e non necessaria quando si implementa un sistema di trasferte e spese di viaggio d’affari. In effetti, il change management è fondamentale in qualsiasi progetto interno. Ma è ancor più significativo per garantire dei risultati su adoption rate del business travel program e il ROI sulla spesa travel.
Change management, che cos’è e cosa s’intende
Il Change Management è l’insieme delle attività strutturate per la gestione del cambiamento in azienda. Si tratta di un percorso articolato e complesso. Sopratutto pe il forte impatto sulle abitudini delle persone, che per loro natura mostrano sempre una certa resistenza al cambiamento.
Gestire l’aspetto umano, ovvero accompagnare le persone verso nuovi obiettivi e consuetudini, risulta quindi l’aspetto più delicato.
Change management, perché influisce sul business travel
I business traveler della tua azienda si sono abituati a trasferte gestite fuori da una travel policy? E ora sia loro che tu, dovete affrontare alcuni cambiamenti rilevanti nella gestione dei viaggi d’affari?
In qualità di travel manager, sarai il responsabile finale che dovrà garantire che la transizione a un nuovo business travel program avvenga senza intoppi. Cercando di gestire le reazioni e i comportamenti che i nuovi cambiamenti susciteranno tra i viaggiatori.
Il change management nel business travel è una grande opportunità per costruire relazioni più forti in azienda. Come travel manager, sei un influencer chiave nella vita e nel corretto comportamento dei business traveler.
Il modello strategico delle 4P per il change management
In generale, Change Management significa costruire un percorso di transizione che dalla situazione di partenza, fissato un obiettivo a cui si vuole arrivare, si programma una transizione nel modo più efficiente ed efficace. Una metodologia adeguata di change management deve contemplare tutti i fattori in gioco.
Secondo il modello delle 4P, esistono quattro pilastri del change management applicabili al business travel.
- People: cambiare il mindset delle persone è l’aspetto certamente più oneroso per il capitale umano di un’azienda. Un change management efficace mette l’utente al centro del processo strategico.
- Process: rivedere i processi in chiave smart, efficace e improntata al digitale.
- Platform: introdurre le corrette tecnologie digitali in azienda a supporto della produttività, in un contesto di mercato mobile-oriented.
- Place: ripensare i luoghi di lavoro in ottica activity based workspace e smart working.
L’ approccio del modello 4P porta a numerosi vantaggi anche in ambito business travel e viaggi d’affari, così riassumibili.
- Rispettare gli obiettivi prefissati
- Accorciare i tempi di implementazione del nuovo progetto
- Rispettare il budget concordato con il management
- Massimizzare il ROI calcolato in fase di analisi
Perché il Change Management è importante per innovare l’azienda
In Italia, la risposta delle aziende ad adattarsi a strumenti digitali più avanzati è ancora tiepida. Ma dalle indagini e dai sondaggi, emerge che tra quelle che provano ad adottare almeno una volta strumenti di comunicazione più innovativi (come social network, strumenti di condivisione/dashboard e strumenti di gamification) il punto di forza del progetto sta nel coinvolgimento dei collaboratori.
Restare ancorati al vecchio modo di pensare e la difficoltà di cambiare gli schemi mentali sono tra i principali fattori che producono resistenze nella messa in atto di nuovi comportamenti delle persone. Questi aspetti sono maggiormente ricorrenti quando non si comprendono le ragioni e i motivi del cambiamento in azienda.
Chi non ha ancora introdotto strumenti innovativi nel processo di business dell’azienda resta fermo al palo. Le iniziative per superare il digital divide sono ferme a un’azienda su quattro e riguardano soprattutto comunicazione, formazione, acquisto di strumenti e creazione di nuovi ruoli.
Il 65% delle aziende italiane dichiara di aver avviato la digital transformation. Sono segnali che evidenziano come le aziende siano consapevoli che il digitale costituisce una grande opportunità. La tecnologia abilita modalità di lavoro nuove, più agili e veloci nel condividere informazioni.
Essere proattivi e collaborativi, oltre che essere un acceleratore di cambio culturale nell’approccio al digital in azienda, spinge il change management in fase di ricezione di un nuovo business travel program.
Di cosa ha bisogno un Travel Manager in fase di change management?
Senza dubbio, è sempre una buona idea collaborare con la tua Travel Management Company (TMC) per una corretta strategia che informi e supporti le persone maggiormente coinvolte nella transizione.
Spesso ai travel manager viene chiesto di bypassare le peculiarità del suo ruolo in favore di priorità aziendali. Un approccio funzionale di change management incoraggia invece i travel manager a prendere in considerazione le proprie priorità e i propri valori quando iniziano a elaborare un nuovo travel program e chiedono il supporto di una TMC.
Quando il travel manager capisce quali sono i punti di forza e i punti di debolezza che potrebbero ostacolare l’implementazione di una nuova travel policy, si troverà in una posizione di vantaggio per costruire con sicurezza un nuovo business travel program.
Vuoi un consiglio dai nostri esperti BCD Travel? Prenditi del tempo per identificare ciò di cui hai bisogno per sentirti sicuro nel portare avanti la transizione. Sappiamo che i viaggiatori apprezzano la loro indipendenza. Concentrati sui canali in cui i business traveler prenotano e modificano i loro viaggi d’affari. Per i viaggiatori chiave o le persone con cui hai una relazione più stretta, le conversazioni individuali possono rivelarsi estremamente importanti.
