Wow! Siete sopravvissuti alle negoziazioni hotel. Le congratulazioni per voi e il vostro travel management team sono d’obbligo. Ma non pensate di potervi sedere sugli allori. Al contrario, attivate subito degli step intelligenti per assicurare che il vostro hotel program abbia successo per tutto l’anno a venire.
“Il momento migliore per assicurarvi che tutto il lavoro di negoziazione svolto negli ultimi 5 o 6 mesi porterà grandi benefici alla vostra Azienda e ai vostri viaggiatori nel 2015 è adesso”.
Lo dice Marwan Batrouni, senior director and practice area leader per l’azienda di consulenza Advito. L’esperto offre una piccola “to-do” list per i travel manager che hanno appena concluso le negoziazioni hotel:
Accertatevi di ottenere il saving per cui avete combattuto.
Secondo l’analisi Advito, in media, il 32% delle tariffe negoziate non sono correttamente caricate oppure non sono proprio caricate all’interno dei GDS prima che si svolga il primo audit.
- Fate condurre un audit GDS appena inizia la validità delle nuove tariffe—verso metà gennaio; a marzo; e di nuovo in giugno o luglio.
- A partire da febbraio, fate condurre degli audit per verificare la disponibilità delle tariffe a mesi alterni in modo da essere sicuri che le vostre tariffe negoziate siano davvero disponibili per i vostri viaggiatori.
- Sempre all’inizio dell’anno, cominciate a condurre degli audit di comparazione delle tariffe a mesi alterni in modo da essere sicuri che le tariffe web non siano più basse delle vostre tariffe negoziate.
- Fate condurre audit anche per l’online booking tool per assicurarvi che le tariffe siano caricate correttamente e che gli hotel preferenziali siano posizionati per primi.
- Se dagli audit emergono problemi, occupatevene immediatamente per assicurarvi di concludere l’anno raggiungendo i vostri obiettivi di saving.
Educate i viaggiatori all’utilizzo dei vostri hotel preferenziali.
Secondo la ricerca di Advito, il rispetto della Travel Policy da parte dei viaggiatori può variare tra meno del 40% e oltre l’80%. Accertatevi che il vostro travel program sia verso la seconda percentuale.
- Lanciate una campagna per mettere in evidenza i cambiamenti relativi alle proprietà preferenziali all’inizio dell’anno, in modo tale che i viaggiatori ne siano informati.
- Utilizzate una directory hotel online per fornire ai viaggiatori e agli assistenti esecutivi un mezzo per localizzare con facilità gli hotel preferenziali ed essere informati in merito ai servizi offerti e agli sconti.
- Utilizzate il vostro self booking tool per incrementare le prenotazioni degli hotel preferenziali. Per esempio, non permettete ai viaggiatori di prenotare un volo senza prenotare anche un hotel.
- Aggiungete i reason code al processo di prenotazione, in questo modo sarete al corrente del perchè i viaggiatori scelgono di prenotare altre strutture. Se un Cliente ha trasferito i suoi uffici, per esempio, i reason code potrebbero allertarvi del cambiamento. Con tale conoscenza, potete negoziare una tariffa con un fornitore preferenziale vicino alla nuova location del Cliente. I dati che si ricavano dai reason code sono anche strumenti utili per le future negoziazioni hotel.
Fate benchmark, poi agite.
Pagare regolarmente anche solo pochi euro in più rispetto alla tariffa negoziata, avrà un grande impatto sul saving per il quale avete lavorato tanto.
- Scoprite come si posizionano le vostre tariffe hotel rispetto a quanto pagato dalle stesse aziende del vostro settore.
- Cercate anche di indagare come si posizionano le vostre tariffe hotel rispetto ad aziende di settore diverso, ma che hanno una spesa hotel simile alla vostra.
- Consultate la vostra TMC e una società di consulenza come Advito per guidarvi attraverso il processo di benchmarking.
- Se scoprite che state pagando di più, utilizzate queste scoperte per condurre negoziazioni di metà anno e ottenere maggiore saving.
Tenete traccia dell’impatto finanziario del vostro hotel program.
Monitorare il vostro progresso è l’unico modo per essere sempre sul pezzo.
- Non appena terminate le negoziazioni, fate una proiezione dei vostri saving per il nuovo anno.
- Poi tracciate i saving e la compliance mensilmente o trimestralmente per capire se state raggiungendo i vostri obiettivi.
- Conducete un audit per controllare le vostre tariffe negoziate vs. le prenotate, assicurandovi che rientrino nel target.
- Se non siete in linea con il target, cercate di capire il perchè e adattarvi di conseguenza—per esempio anche attraverso la revisione della lista dei vostri hotel preferenziali.
Comunicate e collaborate con i vostri team MICE.
E’ un primo step verso l’integrazione di trasferte e meeting – e anche verso i significativi saving che comporta tale integrazione.
- Cercate di capire se potete trasferire la spesa meeting sugli hotel preferenziali.
- Utilizzate i vostri dati meeting per aumentare la vostra leva negoziale per le future contrattazioni hotel e per ottenere una tariffa migliore quando cercate location per gli eventi.
Volete saperne di più? Chiedete al vostro Account Manager dedicato quali interventi possono essere realizzati da BCD Travel e Advito per assicurare che il vostro hotel program crei valore per la vostra Azienda e per i vostri viaggiatori.
