L’integrazione dei viaggi d’affari e della spesa meeting&incentive
Può rappresentare fino al 35% della spesa travel complessiva aziendale (e in alcuni settori come farmaceutico o finanziario ancora superiore) e spesso si presenta davvero frammentata e anche per questo nascosta.
Per questo il progetto di consolidamento delle spese travel, di cui abbiamo parlato anche in passato, è spesso lontano e difficile da perseguire.
Eppure si tratta di una iniziativa davvero molto importante e per questo motivo che BCDTravel giunge in “soccorso” con un documento chiamato “Come Together”: l’integrazione dei viaggi aziendali, che può rappresentare una base di partenza, indicando una serie di piccoli e grandi passi da intraprendere verso questa rotta di integrazione.
Il documento, previsto in uscita all’inizio di marzo , spiega i vantaggi di tali integrazione come per ad esempio :
- Miglioramento delle relazioni con i fornitori
- Maggior coerenza e armonizzazione dei termini contrattuali con i fornitori stessi
- Migliore gestione del rischio
- Migliore servizio per la soddisfazione dei dipendenti
- Migliore gestione dei viaggi
- Migliore utilizzo delle risorse
Il documento “Come Together” dettaglia anche i quattro passaggi chiave che possono rappresenta un corretto processo di integrazione:
Fase 1: Valutare
- Comprendere gli obiettivi e dove si vuole arrivare
- Determinare quali compiti si dovrebbe dare in outsourcing
Fase 2: L’integrazione interna
- Creare un team unito
- Integrare le vostre travel policy tra business travel e mice
- Integrare la tecnologia , ad esempio , creare un portale unico , massimizzare il vostro strumento di prenotazione online, combinare gli strumenti di reporting
Fase 3: L’integrazione con i fornitori
- Creare termini e condizioni contrattuali coerenti
- Mostrare ai fornitori in vantaggi di tale processo di integrazione
- Ottimizzare il numero di strutture e di fornitori preferenziali
- Mostra ai fornitori anche i rischio e le opportunità perse dalla mancata integrazione
Fase 4 : Comunicare
- Gestire il cambiamento
- Spiegare il ” perché”, così come il “che cosa” ai meeting planner, sottolineando l’importanza di un migliore approvvigionamento
- Comunicare i successi del programma al management interno e a tutti i colleghi
Per avere maggiori informazioni su tale nuove progetto di BCD travel, chiedi al tuo Account Manager BCD Travel