GBTA – Global Business Travel Association, in collaborazione con HRS, Global Hotel Solutionse e MPI, Meeting Professionals International ha pubblicato un nuovo studio sui Simple Meeting.
I simple meeting sono tutti quegli incontri di piccole dimensioni e dalle caratteristiche basiche e replicabili organizzati da aziende e business company.
Secondo la ricerca, questi rappresentano il 50% degli eventi aziendali nel mondo. Una percentuale che scende al 49% negli Usa e sale, invece, al 58% in Europa. L’analisi è stata condotta attraverso un sondaggio online somministrato a travel manager e meeting planner di aziende internazionali.
Simple Meeting, come vengono organizzati
I dati che riguardano le modalità di organizzazione dei simple meeting lasciano sbalorditi: secondo lo studio di GBTA, MPI e HRS, il 70% dei travel manager e meeting planner ammette di non attenersi a una procedura aziendale standard per la prenotazione e il management di questi incontri. Ben il 52% degli interessati prenota gli hotel e le location per i simple meeting al di fuori dei canali professionali.
La maggior parte delle aziende preferisce rivolgersi ai canali consumer. Queste pratiche riguardano sia il 77% delle aziende che non dispongono di soluzioni per i simple meeting, sia il 72% di quelle che hanno già un tipo di soluzione dedicata. A questo proposito, il 52% delle aziende non dispone di una tecnologia di e-RFP per i simple meeting e dichiara di non avere programmi per adottarla.
KPI e processi di prenotazione dei simple meeting
Solo il 22% degli intervistati – un meeting planner su cinque – ha dichiarato di utilizzare una piattaforma online di RFP per l’organizzazione e la gestione dei simple meeting. Queste piattaforme consentono alle aziende di sollecitare e comparare le offerte per i propri meeting. In più solo il 28% degli intervistati ha dichiarato di servirsi di indicatori di performance per misurare il valore generato dai simple meeting. Questa percentuale tuttavia aumenta in America Latina (38%) rispetto al Nord America (20%) o all’Europa (21%). Negli Stati Uniti, i meeting planner (31%) sono più predisposti a usare KPI rispetto ai travel buyer (4%).
I partecipanti al sondaggio classificano l’ottenimento della location giusta (73%), la massimizzazione del risparmio (64%) e la conformità alle politiche aziendali (40%) come i fattori di scelta più importanti durante i processi di prenotazione e gestione dei simple meeting.
«I simple meeting rappresentano una voce di costo significativa all’interno delle aziende» afferma Jessica Collison, Gbta Director of Research. «Questi eventi, però, sono tuttora poco gestiti e scarsamente controllati in tema di spesa, di soddisfazione del partecipante e di duty of care».
Canali consumer per piccoli eventi, quanto perde l’azienda
Tutti sanno che l’utilizzo di consumer channel o procedure di politiche informali, tagliano fuori l’azienda dalle tariffe di gruppo negoziate e altre agevolazioni. Ciò rende estremamente problematico avere report omogenei e adeguati confronti.
Difficoltà nel verificare la sicurezza della location e garantire la conformità alle politiche aziendali. L’uso di canali consumer elimina la possibilità di ottenere tariffe più basse e/o servizi accessori. Vantaggi, questi, accessibili invece facendo leva sul volume di prenotazione hotel di business travel ed eventi corporate.
Simple meeting, la richiesta continuerà a crescere
«I meeting planner prevedono una crescita di settore che si aggirerebbe, nel prossimo anno, intorno al 4%. La dura realtà che questo sondaggio rivela quindi l’urgenza delle aziende nel rafforzare la gestione dei simple meeting».
Lo afferma Abbie Michaelson, Vice President of Meetings & Groups di HRS. «Le procedure di acquisto, prenotazione e confronto di location al di fuori dei processi dovrebbero essere campanelli d’allarme in altre aree del corporate procurement. Grazie ai risultati di questa ricerca, i responsabili dei meeting aziendali hanno ora gli strumenti per apportare cambiamenti significativi in questo settore».
Scarica qui il report completo di GBTA – How Do Companies Approach Simple Meetings?
