Che cos’è una Travel Management Company?
Una Travel Management Company (TMC) è un’azienda strutturata e specializzata nella gestione del business travel per società, multinazionali, gruppi e PMI.
Che differenza c’è tra una Travel Management Company e un’agenzia viaggi?
Le varie attività di una Travel Management Company non devono essere confuse con il lavoro svolto da un’agenzia viaggi tradizionale . Mentre l’agenzia di viaggio fornisce i servizi di viaggio quotidiani (day-to-day) ai clienti di un’azienda, una travel management company è il braccio operativo di ciò che l’azienda ha negoziato e messo a contratto nella propria politica di travel business.
In altre parole, una TMC decide in merito alla classe di servizio in cui i dipendenti di un’azienda possono volare secondo la travel policy. Negozia tariffe e tassi aziendali con compagnie aeree e hotel per conto di un’azienda. Determina le politiche di gestione e utilizzo delle carte di credito aziendali. L’agenzia di viaggio, non occupandosi di tutte queste attività, effettua solamente l’effettiva prenotazione entro i parametri forniti da un’azienda che è sua cliente.
Che cosa fa una Travel Management Company?
L’implementazione della gestione del business travel in azienda è dunque delegata a una Travel Management Company. La TMC gestirà il travel program aziendale di un’azienda, un’organizzazione o gruppo societario. Fornirà uno strumento di prenotazione online, un’applicazione mobile, un team di gestione e consulenza del travel programma, funzionalità di reporting e molti altri servizi legati al business travel.
Alcuni servizi offerti da una Travel Management Company
Cosa offre alle aziende una Travel Management Company
Una Travel Management Company comprende al suo interno vari dipartimenti con cui potersi relazionare. Negli uffici di una TMC lavorano in coordinamento i team di prenotazione, finance and administration, implementazione del servizio e assistenza al viaggiatore h24. Senza dimenticare che ci sarà una persona che si relaziona costantemente con l’azienda cliente, l’Account Manager.
Una Travel Policy aziendale precisa
Le aziende insieme a fornitori travel specifici (possono essere vettori aerei, alberghi, ristoranti, ecc.) concordano una Travel Policy, cioè una strategia che consente di ridurre e minimizzare i costi per l’organizzazione delle trasferte dei dipendenti e di tutto quello detto in precedenza.
Un Self Booking Tool funzionale
Spesso, i dipendenti di un’azienda che si affidano a una Travel Management Company hanno la possibilità di usufruire di un SBT (Self Booking Tool). Il SBT è fornito dalla TMC per mezzo del quale è possibile prenotare autonomamente i servizi necessari per affrontare una trasferta di lavoro. Il self booking tool è uno strumento personalizzato con accesso riservato (tramite username e password).
Un Global Distribution System dedicato
La Travel Management Company ha la possibilità di utilizzare i GDS, Global Distribution Systems, per prenotare voli per i business traveler. Ciò consente al travel agent di confrontare diversi itinerari e costi visualizzando la disponibilità in tempo reale. I viaggiatori in azienda potranno accedere contemporaneamente alle tariffe riservate per biglietti aerei, camere d’albergo e autonoleggio.
Safe & Security dei business traveler
Inoltre, una Travel Management Company spesso si occupa della gestione delle riunioni dei dipendenti in trasferta, la sicurezza dei business traveler, nonché la gestione generale dei dati dei viaggiatori, in relazione agli acquisti con carte aziendali.
Tutte queste attività sono in genere amministrate e coordinate dal Corporate Travel Manager. Una figura interna all’azienda che può far parte del dipartimento Finance, Human Resources o Procurement and Administrative Services e che si relaziona costantemente con la TMC.
Quanto conta il servizio di una Travel Management Company per un’azienda?
Per molte aziende i costi di T&E – travel and expense – rappresentano la spesa annuale controllabile più alta, dopo gli stipendi e i benefit dei dipendenti. In molte società, la spesa travel è generalmente superiore ai costi immobiliari o IT.
Questo è piuttosto normale se si pensa che la spesa travel di un’azienda non è circoscritta solo alla prenotazione del trasporto e del pernottamento per viaggi d’affari (che includono trasferte aeree, treni, hotel, noleggio auto, traghetti, ecc.). Essa può comprendere tutti i costi sostenuti durante la trasferta del dipendete come pasti per il personale e per i clienti, le tariffe dei taxi, mance, regali per i clienti, forniture ausiliarie (o ancillary come gestione delle procedure visti, accessi a fast track e lounge, programmi di viaggio fedeltà, ecc.).
Travel Management Company e global consolidation
Molte aziende, in particolare le grandi multinazionali, scelgono di strutturare la fornitura di business travel a livello globale con una TMC (global consolidation). Diverse corporations affidano la contrattazione e l‘acquisto degli accordi per business travel a una Travel Management Company. Una volta che un’azienda seleziona la sua Travel Management Company, la gestione della business travel policy sarà coordinata in tutto il mondo. Naturalmente, ci potrebbero essere eccezioni in alcuni paesi.
I vantaggi di un consolidamento a livello globale risiedono nel gioco dei numeri. La società sarà in grado di portare sul tavolo il vantaggio dei numeri globali quando negozia le tariffe con i fornitori. Queste negoziazioni includono compagnie aeree, catene alberghiere, singoli hotel (per motivi specifici), compagnie di autonoleggio, ecc. Lo scopo principale del global consolidation è quello di generare risparmi nel budget T&E dell’azienda .
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