Quello che stiamo affrontando è un momento unico nella nostra storia.
Mai prima d’ora abbiamo visto il nostro settore così coinvolto su scala globale senza un chiaro profilo all’orizzonte. È una sfida, ma ce la faremo. Le cose cambieranno e saranno diverse, ma ce la faremo. Il COVID-19 ha cambiato e continuerà a cambiare il modo in cui viaggiamo e facciamo business per il mondo.
In questo momento in cui viaggiare non è un’attività possibile per la stragrande maggioranza di tutti noi, è il momento perfetto per i travel manager di rivedere e rivalutare i travel program.
Per i travel manager questo è il momento di ripensare e ricostruire nuove strategie di traveler engagement per essere pronti quando il business travel ripartirà.
Per questo è fondamentale immaginare come la strategia dei vettori aerei e quella alberghiera cambierà da qui in avanti. Quali saranno le modalità per garantire a viaggiatori e business traveler l’accesso a informazioni essenziali e sentirsi coinvolti nel travel program.
Step 1: Rivedi la strategia air (ASR)
Una revisione della strategia air fornisce un chiaro quadro di dove ti trovi oggi. E può aiutarti a rimodellare il tuo programma air per allinearlo alle nuove esigenze aziendali.
Fai un’analisi approfondita dello storico dei tuoi vettori aerei basata su molteplici aree, includendo ad esempio i mercati principali e quelli chiave; spese; segmenti di trasferta business; market revenue/share; categorie tariffarie; e così via.
Ciò ti permetterà di comprendere meglio il tuo travel footprint e identificare i vettori che meglio si adattano al tuo travel program.
Alla luce dell’impatto che COVID-19 sta avendo sul settore aereo, è importante comprendere appieno la posizione attuale dei fornitori:
- Capire l’impatto della crisi sul settore aereo (per regione, gruppi di vettori, il rischio dei collegamenti a terra, consolidamento)
- Previsioni per i prossimi mesi (network, gestione dell’inventario, prezzi)
- Effettuare una valutazione del rischio sui vettori preferiti ( valutare l’esposizione finanziaria dei vettori preferiti)
E come i cambiamenti nel settore aereo influenzeranno il tuo programma:
- Analizza l’evoluzione della tua attività per paese, area geografica, mercato e per gruppo di compagnie aeree utilizzate;
- Sviluppa una panoramica dei cambiamenti delle compagnie aeree (prima / dopo la crisi) rispetto al travel programma generale e ai tuoi mercati chiave;
- Prova a calcolare l’impatto che l’evoluzione della concorrenza avrà sulle leve di contrattazione con le compagnie aeree. Come si evolverà il tuo potere di negoziazione? Hai delle alternative per i vettori che utilizzi?
Quando si tornerà a viaggiare, sarai in una posizione più forte per progettare strategie di negoziazione che massimizzeranno la tua leva finanziaria. Grazie a una RFP completa, una rinegoziazione o un effort maggiore, o con una gestione migliorativa continua del tuo travel program.
Step 2: valutazioni e strategia hotel
Anche il settore alberghiero cambierà a seguito di COVID-19. Ma gli obiettivi per i travel manager rimangono gli stessi.
Procurement e saving restano in cima alla lista.
Da un lato, in questi giorni le catene assicurano supporto e copertura per le esigenze e le emergenze speciali legate ai viaggi. Dall’altro alcune catene scelgono di chiudere temporaneamente per un periodo di tempo indefinito.
In questo caso i dipendenti, compresi gli account team nazionali, sono sospesi dall’attività lavorativa, lavorano a orari ridotti o vengono licenziati in modo permanente.
Questo non significa che non puoi o non dovresti lavorare sul tuo travel program. Il monitoraggio dei trend di mercato, la creazione di una strategia di riferimento per le negoziazioni degli hotel rates quando le trasferte riprenderanno e lo sviluppo di piani di emergenza ti permetteranno di essere ben preparato per il futuro.
Ci sono diversi aspetti del tuo hotel program che riteniamo sia importante affrontare:
- Valuta le variazioni di tariffa anno su anno a livello di mercato e catene;
- Valuta il tipo di tariffa: è il momento giusto per passare a tariffe più dinamiche?
- Prendi in considerazione l’implementazione di rate targets per influenzare i viaggiatori a prendere decisioni di acquisto intelligenti indipendentemente dalle tariffe preferite che sei in grado di garantire.
Includere queste strategie hotel significa rivedere il travel program in base alle esigenze della tua azienda e al nuovo panorama emergente nel travel.
Step 3: il traveler engagement
È importante iniziare a preparare il travel program e le comunicazioni per quando i viaggiatori dovranno iniziare a ri-pianificare e prenotare nuovamente una trasferta.
Sappiamo che il panorama dei viaggi d’affari cambierà. Quindi ora è il momento ideale per rivedere il tuo travel asset. Aggiornare il contenuto e il tono delle tue comunicazioni. Verificare che i viaggiatori sappiano dove cercarle e cosa fare prima di iniziare a viaggiare.
Ci sono diverse aree e attività da considerare:
Travel program branding
Il tuo travel program ha una brand identity abbastanza forte? I business traveler conoscono e si fidano del tuo travel program?
Creare un’identità di brand per il tuo travel program, allineandolo al tuo marchio aziendale, rafforza il riconoscimento e l’autorità dell’azienda.
Ciò rende le tue comunicazioni più incisive e ha maggiori probabilità di catturare l’attenzione dei tuoi viaggiatori.
Travel policy benchmark
La tua travel policy è di facile accesso e comprensione? È aggiornata? Prenditi un del tempo per rivedere la tua politica di trasferte aziendali.
Con il benchmarking puoi valutare come questa si comporta anche in relazione a travel policy di aziende che operano in settori simili.
I miglioramenti che puoi fare alle politiche aziendali per le trasferte di lavoro ti permettono una travel policy moderna, efficace, incisiva e al passo con l’attualità.
Formattazione one-page o video
Per aiutare i business traveler a digerire meglio la tua travel policy perché non creare un’infografica o un paper di una pagina oppure un video motion graphic di 60 secondi per evidenziare i suoi punti chiave?
Fai capire in maniera più semplice ai tuoi traveler come iniziare a consultare la travel policy aziendale. Potresti inserire un link a queste risorse sulla intranet aziendale.
Aggiorna la intranet aziendale
Rivedi il contenuto del tuo sito e la navigazione del sito e semplifica il tuo sito.
Aggiungi contenuti migliorati, documenti aggiornati, come la tua politica di viaggio e assicurati la facilità di navigazione verso le informazioni essenziali.
Aggiorna l’online booking tool
Pubblica messaggi dinamici o statici di impatto nel tuo online booking tool. Pianifica messaggi che aiutare il dipendente ad orientarsi nel momento in cui apre lo strumento di prenotazione.
Utilizzare le tecniche di comunicazione e di teoria dell’economia comportamentale per aiutare i traveler a prenotare correttamente secondo la travel policy è un obiettivo che resta valido anche ora.
Prova a studiare tutte le modifiche che potrebbero essere apportate al tuo online booking tool per offrire la migliore esperienza utente ai tuoi dipendenti rafforzando allo stesso tempo la brand identity del tuo travel program.
Personalizzazione e messaggistica in app
Se utilizzi un’app mobile, come TripSource, assicurati che la tua travel policy sia ottimizzata per i dispositivi mobile. Fornisci ai tuoi viaggiatori tutte le informazioni utili e necessarie.
Aggiungi messaggi personalizzati e specifici assicurandoti che le tue funzioni di travel risk management siano completamente abilitate.
Campagne di adozione app e OBT
Potrebbe essere questo il momento giusto per incoraggiare i tuoi viaggiatori a utilizzare gli strumenti che hai messo a loro disposizione. Promuovi i vantaggi dell’utilizzo della tua OBT e della tua app mobile. Diffondi tra i viaggiatori i vantaggi che queste piattaforme contengono.
Concentrati sulle funzionalità avanzate che rendono il processo di prenotazione e la gestione dei viaggi d’affari un processo completo e uniforme. Più persone adottano i tuoi strumenti, maggiore sarà l’impatto della tua messaggistica.
Comunicazioni e-mail e post social
Prepara e-mail e post social per promuovere e connettere i tuoi contenuti aggiornati e indirizzare i viaggiatori nel trovare le informazioni e i documenti di cui hanno bisogno.
Comprendiamo e riconosciamo quanto siano difficili questi tempi. Ogni travel manager, compagnia aerea, hotel, travel supplier e ogni travel management company sta subendo l’impatto di COVID-19.
BCD Travel crede fermamente che il settore business travel e viaggi d’affari riuscirà a superare questo momento. E quando succederà, sarà importante che i travel program e le comunicazioni ai business traveler siano pronti per un paesaggio mutato e un nuovo mondo dei viaggi di lavoro.
Per una panoramica dei recenti aggiornamenti e collegamenti a fonti affidabili e rapporti sulla pandemia di COVID-19, visitare qui.
Cose da sapere: le attività delle compagnie aeree
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