Als travel manager snap je de kracht van de inzichten die je verzamelt in je rapporten van BCD Travel DecisionSource®. Nu is het de uitdaging om de statistieken van je programmaresultaten te communiceren aan stakeholders die buiten je reisprogramma staan. Hier vind je een aantal simpele trucs om rapporten te creëren die resoneren bij niet-reizende executives:
1. Ken je publiek
We werken allemaal met unieke prioriteiten, stijlen en persoonlijkheden. Als je rapporten maakt voor stakeholders die niet reizen, moet je rekening houden met hun behoeften en hoe ze bepaalde informatie willen ontvangen.
- Reizigers en HR-medewerkers reageren vaak goed op een empathische communicatiestijl met een focus op service en gemak.
- Financiële professionals en inkoopprofessionals willen cijfers zien.
- Executives zien het liefst het grotere plaatje, waarin wordt weergegeven hoe jouw inspanningen de hele organisatie beïnvloeden.
2. Houd het kort en krachtig
Over één ding is iedereen het eens: tijd is schaars. Begin dus met de informatie die het meest aanspreekt. Maak gebruik van visuals en vermijd vakjargon en afkortingen. Als je in de eerste acht seconden de aandacht weet te krijgen (en je presentatie kort houdt), blijven ze luisteren. Stel jezelf een aantal vragen om structuur te krijgen.
- Wat wil ik van mijn publiek? Wil ik dat ze de waarde van het programma begrijpen? Wil ik dat ze specifieke initiatieven ondersteunen?
- Hoe demonstreer ik succes of kansen? Moet ik data laten zien met betrekking tot besparingen, verbeteringen in reisgedrag, specifieke nalevingsuitdagingen of nog iets anders?
- Kunnen ze al deze informatie in de praktijk toepassen? (Vergeet niet: doelloze data leiden de aandacht af van je boodschap.)
3. Geef de juiste data weer en kies aantrekkelijke visuals
Zorg ervoor dat de informatie en je presentatie aansluiten op je doelstellingen en je publiek. Stel jezelf de volgende vragen:
- Welke twee of drie KPI’s of initiatieven moeten centraal staan in mijn presentatie?
- Kan leveranciersinformatie je extra inzicht geven?
- Maar bovenal: is mijn data actueel?
Wanneer je de juiste data hebt gekozen is het tijd om na te denken over hoe je die gaat presenteren. Geeft je publiek de voorkeur aan grafieken en schema’s? Maak dan een overzichtelijke PowerPoint. Houden ze van lijstjes, stuur ze dan achteraf een pdf van de presentatie. Willen ze veel details, zoals een percentage van reizigers of afdelingen die zich niet aan het reisbeleid houden, gebruik dan een spreadsheet.
4. Sluit sterk af
Ga niet overanalyseren. Wees duidelijk over de conclusies die je kunt trekken uit de data en bied mogelijkheden om actie te ondernemen. Zorg ervoor dat eventuele extra informatie die je geeft duidelijk is, toegespitst is op het onderwerp, en je boodschap ondersteunt. Vertel de stakeholders precies wat je van hen nodig hebt en geef ze een deadline.
Lees de casestudy over hoe Pitney Bowes DecisionSource heeft gebruikt om $2,7 miljoen te besparen op de kosten voor reisprogramma’s en de zorgplicht te verbeteren.
