Traditioneel werd er eens per jaar onderhandeld, maar die strategie toepassen in de hedendaagse dynamisch gemanagede hotelmarkt is vragen om problemen, zegt Advito-expert Laura Kusto in een recent artikel in Business Travel News.
Travelbuyers zien mogelijk een groot verschil tussen de verwachte besparingen op hun onderhandelde tarieven en de werkelijk betaalde bedragen. Dit omdat reizigers niet altijd tegen de onderhandelde tarieven kunnen boeken. In het artikel zet Kusto, leider in wereldwijde hotelpraktijken voor zakenreisadviesbureau’s, een vierstappenplan uiteen voor verbetering. Hier volgt een gedeelte daaruit.
1. Bepaal de werkelijke waarde van je reisprogramma.
De manier waarop je bedrijf de waarde van de besparingen in je hotelprogramma kwantificeert via commissiestructuren en onderhandelde extra’s (zoals wifi en ontbijt) is belangrijk.
2. Hoe is je onderhandelde tarief in vergelijking met het gemiddelde boekingstarief?
Hoteleigenaren gaan uit van een meer dynamische benadering en gebruiken realtime data om inkomsten te maximaliseren. Het wordt tijd dat zakelijke travelbuyers ook een meer dynamische benadering hanteren en tijdig opnieuw met leveranciers onderhandelen. Dit wanneer het gemiddelde boekingstarief of de onvoldoende beschikbaarheid van onderhandelde tarieven leiden tot gemiste besparingen.
3. Ga niet elk gevecht aan.
Onderhandel alleen statische tarieven in markten waar je druk kunt uitoefenen. Zorg ervoor dat je genoeg volume hebt om het aantal voorkeurshotels te rechtvaardigen. In markten met minder volume kun je tijd besparen door dynamische tarieven te onderhandelen voor meerdere jaren of door huidige marktprijzen te gebruiken. Gebruik vervolgens tarieflimieten om uitgaven te managen. Breng dit gedurende het jaar samen met Dynamic Performance Management.
4. Zorg dat je hele bedrijf dezelfde werkwijze volgt.
Voor een door waarde aangedreven reisprogramma kan een nieuwe vorm van samenwerking nodig zijn tussen de inkopers en travelmanagers, waarbij de verantwoording voor beide teams herzien wordt. Het is ook belangrijk om reizigers erbij te betrekken en hun ondersteuning te vragen. Bespreek de doelen en voordelen van het programma, breng reizigers op de hoogte van veranderingen en leg uit hoe hun boekingsgedrag besparingen beïnvloedt.
