Hoe maak ik een betere RFP voor een reismanagementbedrijf?

Hoe maak je een betere TMC RFP?

Doet uw RFP echt wat het moet doen?

Belangrijke factoren om te evalueren om de juiste TMC te kiezen

1. Bent u echt serieus over verandering of test u gewoon de markt?
   Verspil geen tijd aan een RFP als u echt een betere prijsstelling wilt. Zet gewoon druk op uw huidige leverancier met een jaarlijkse prijsherziening.
2. Betrek je alle juiste belanghebbenden bij het proces en helpen zij bij het schrijven van de RFP?
   Een korte lijst van belanghebbenden zou moeten bestaan uit: HR, IT, Security, Legal, Operations en Procurement, maar ook travel managers en frequente reizigers.
3. Kunt u de specifieke behoeften van uw bedrijf nauwkeurig omschrijven?
   Te veel RFP’s zijn een sjabloon uit een industriebron gegrist, zonder dat er veel aandacht wordt besteed aan de unieke uitdagingen waarmee uw bedrijf wordt geconfronteerd.
4. Begrijp je je reizigers?
   Waarom gaan ze vreemd en boeken ze buiten je huidige programma om? Als je het niet zeker weet, stuur ze dan een enquête en zoek het uit – voordat je je aanbestedingsdocument schrijft.
5. Kunt u een groot biedingsproces aan?
   Zo niet, overweeg dan om een bedrijf in te huren om u te helpen bij het opstellen van documenten, vergaderingen, onderzoek en beoordelingsprocessen.
6. Heb je je gegevens grondig geanalyseerd?
   Verstrek gedetailleerde transactiegegevens aan alle bieders. Als je een andere TMC wilt, moet je ervoor zorgen dat het niet alleen je huidige TMC is met dit soort uitgebreide interne kennis.

Bij het opstellen van uw Request for Proposal (RFP):

Maak een lijst met doelen.

Het verstrekken van een gedetailleerde lijst met doelen aan alle leveranciers zal resulteren in meer robuuste reacties en toezeggingen van de bieders.

Geef criteria voor het toekennen van punten.

Als je een scorekaart gebruikt om leveranciers te beoordelen, is het belangrijk om de beoordelingscriteria niet geheim te houden. Deel de scorekaart en de weging van de categorieën met alle leveranciers, zodat ze duidelijk begrijpen wat voor u belangrijk is en wat de algemene doelstellingen van uw reisprogramma zijn. Door transparant te zijn, ontvangt u de meest geschikte aanbieding die aan uw behoeften voldoet.

Verstrek gegevens en andere relevante informatie aan alle bieders.

Als je je reizen intern beheert, heb je misschien niet veel, maar hoe meer informatie je verstrekt over je reiskosten en -patronen, hoe zinvoller het voorstel zal zijn. Zorg ervoor dat al je potentiële leveranciers met dezelfde basisgegevens werken om oneerlijke voordelen voor de huidige leverancier te voorkomen.

Kies je vragen zorgvuldig.

Het kiezen van een beperkt aantal vragen om TMC’s tegen elkaar te evalueren is effectiever dan het gebruik van een groot aantal irrelevante vragen. Hoewel standaardsjablonen handig kunnen zijn voor het genereren van ideeën, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de vragen die je aan leveranciers stelt actueel en relevant zijn. Veel van de vragen in deze sjablonen zijn basiseisen waaraan de meeste TMK’s al zouden moeten voldoen. Door deze vragen te elimineren, kunt u tijd besparen en u richten op wat echt belangrijk is voor uw reisprogramma.

Evaluatie van Total Cost of Ownership (TCO).

Zorg ervoor dat u een standaard prijsformaat gebruikt en geef specifieke richtlijnen voor prijsvereisten (bijv. voor luchtvervoer: per transactie vs. per segment, of voor spoorvervoer: per transactie vs. per spoorcoupon).
Evalueer de totale eigendomskosten (TCO) van elke leverancier en vraag hen om uw beoordeling te bevestigen. Dit voorkomt onverwachte problemen die zich na de implementatie kunnen voordoen.

Wat is een RFI of RFQ?

Afkorting voor Request for Information (Verzoek om informatie) of Request for Quotation (Verzoek om offerte). Dit is een korte vragenlijst die wordt uitgegeven door een inkoper of sourcingteam en is vaak de eerste stap in de evaluatie van leveranciers. Deze vragenlijst kan worden uitgegeven voorafgaand aan een RFP (zie hieronder).

Wat is een Managed Travel RFP?

Afkorting voor Request for Proposal (verzoek tot voorstel). In de zakenreiswereld is dit het document dat wordt gebruikt om informatie te verzamelen en potentiële reismanagementbedrijven te evalueren voor sourcing. Hoewel oude of standaard RFP-sjablonen handig zijn, zijn ze niet altijd de beste manier om informatie te verzamelen die relevant is voor het hedendaagse zakenreisklimaat. Herzie en verfijn RFP’s om vragen te stellen over wat er vandaag mogelijk is.

Wat is RFP scoren?

Een RFP score, ook bekend als proposal scoring of simpelweg een scorecard, kent een cijferwaarde toe aan de RFP antwoorden van een verkoper. Het vooraf delen van scorekaarten lijkt contraproductief, maar het tegendeel is het geval. De scorekaart onthult aan bieders wat de behoeften van de organisatie zijn. Ze kunnen hun aanbod verfijnen en de ruis van minder nuttige informatie elimineren. Alle partijen besparen tijd en middelen wanneer bieders die vinden dat ze niet het meest geschikt zijn om diensten te leveren zich uit het proces terugtrekken.

Wie zijn de belanghebbenden bij de RFP-ervaring?

De personen, teams en afdelingen die betrokken moeten worden bij het TMC-selectieproces. Dit kan variëren van inkoop- en HR-teams tot marketing, communicatie, technologie en boekhouding.

Wat is een offerte in een RFP?

Een andere term voor RFP of voorstel. Dit is een uitnodiging of aanbod om te bieden op een contract.

Wat is het verschil tussen RFI, RFQ en RFP?

RFI, RFQ en RFP zijn drie belangrijke termen in het inkoopproces voor travelmanagementdiensten. Een RFI (Request for Information) wordt gebruikt om informatie te verzamelen over beschikbare reisdiensten en om de volgende opties voor reisbeheer te evalueren. Een RFQ (Request for Quotation) is een formeel document dat wordt gebruikt om offertes te vragen van potentiële leveranciers voor specifieke behoeften op het gebied van bedrijfsreizen, zoals internationale reizen of reisinventarisatie. Een RFP (Request for Proposal) is een gedetailleerd document dat de huidige vereisten voor reisbeheer schetst, zoals software voor reisbeheer en behoeften aan zakenreizen.