Hoe kom ik aan zakelijke hoteltarieven?

Het beheren van de reiskosten van uw bedrijf vereist strategische beslissingen, vooral als het gaat om de verblijfskosten. Een belangrijke manier om aanzienlijke besparingen te realiseren is door te profiteren van bedrijfstarieven voor hotels. Hotels kennen de behoeften van hun zakelijke klanten en bieden exclusieve kortingen, vaak al vanaf 10%. Door opties te onderzoeken en te onderhandelen, heb je de mogelijkheid om nog gunstigere tarieven voor bedrijfshotels te krijgen, waardoor je zowel comfort voor je team als efficiëntie voor je budget kunt garanderen.

Het is in het belang van het hotel om zakenreizigers aantrekkelijkere tarieven te bieden in ruil voor hun loyaliteit en een gegarandeerd hoog zakenvolume.

Om bedrijfstarieven te krijgen bij hotels moet je vaak een zakenreisprogramma opzetten of een hotelpartnerschap aangaan. Volg deze stappen om zakelijke tarieven te krijgen:

Zet een zakenreisprogramma op:

Bepaal uw hotelbehoeften: Verduidelijk de hotelbehoeften van uw bedrijf, zoals voorkeurshotels, budgetbeperkingen en specifieke voorzieningen of vereisten.
Stel een reisbeleid op: Ontwikkel een duidelijk en uitgebreid reisbeleid waarin de regels en richtlijnen voor het boeken van accommodatie worden uiteengezet. Dit beleid moet informatie bevatten over voorkeurshotelketens, boekingsprocedures en onkostendeclaratie.
Wijs een travel manager aan: Selecteer iemand binnen je organisatie om toezicht te houden op het zakenreisprogramma. Deze persoon is verantwoordelijk voor het onderhandelen over tarieven, het boeken van reizen en het naleven van het reisbeleid.

Neem contact op met hotels:

Onderzoek voorkeurshotels: Zoek hotels die voldoen aan de criteria van uw bedrijf en gunstig gelegen zijn voor uw zakenreizigers. Stel een lijst op van deze hotels.
Neem contact op met de verkoopteams van de hotels: Neem contact op met de verkoopafdelingen van de hotels op uw lijst. U kunt dit per e-mail of telefoon doen. Maak uw interesse kenbaar in een samenwerking voor zakelijke hoteltarieven en vraag om een vergadering om de details te bespreken.

Onderhandel over zakelijke tarieven:

Geef gebruiksgegevens: Hotels kunnen informatie vragen over het reisvolume en de reisfrequentie van je organisatie. Bereid je voor op het verstrekken van gegevens over het aantal kamernachten dat je organisatie van plan is te reserveren.
Bespreek tariefkortingen: Onderhandel over tarieven op basis van het budget en de behoeften van uw organisatie. Streef naar duidelijkheid en precisie in uw communicatie met vertegenwoordigers van het hotel, maar vergeet niet om een balans te vinden tussen formaliteit en informaliteit. Zakelijke tarieven bieden vaak een korting op standaard kamerprijzen, die kan variëren afhankelijk van uw onderhandelingsvaardigheden en het beleid van het hotel.
Overweeg voordelen met toegevoegde waarde: Vermeld naast de korting op de kamerprijs ook de voordelen met toegevoegde waarde, zoals gratis ontbijt, Wi-Fi of toegang tot vergaderzalen, die het hotel zakelijke reizigers kan bieden.
Contractovereenkomst: Nadat de voorwaarden zijn overeengekomen, zal het hotel een schriftelijke overeenkomst voor zakelijke tarieven verstrekken. Lees deze zorgvuldig door en breng eventueel wijzigingen aan voordat je ondertekent.

Boekingsprocedures implementeren:

Communiceer zakelijke hoteltarieven: Communiceer de details van de bedrijfstarieven aan werknemers om ervoor te zorgen dat ze het boekingsproces en het reisbeleid begrijpen.
Zet boekingskanalen op: Werk samen met het hotel aan een vereenvoudigd boekingsproces. Dit kan inhouden dat uw bedrijf een boekingscode krijgt of toegang tot een speciaal boekingsportaal.
Volgen en controleren: Controleer regelmatig de hotelboekingen om ervoor te zorgen dat het bedrijfsreisbeleid wordt nageleefd en dat werknemers profiteren van de overeengekomen tarieven.

Evalueer en heronderhandel uw zakelijke hoteltarieven:

Evalueer regelmatig de tarieven van uw bedrijfshotel om ervoor te zorgen dat ze concurrerend blijven en voldoen aan de behoeften van uw bedrijf.
Onderhandel indien nodig opnieuw over de tarieven, vooral als het reisvolume van uw bedrijf aanzienlijk verandert.

Onthoud dat het verkrijgen van de beste hotelprijzen afhankelijk is van de grootte van uw bedrijf, het reisvolume en de onderhandelingsvaardigheden. Het is ook belangrijk om goede relaties te onderhouden met de hotels waarmee je samenwerkt om een soepele en wederzijds voordelige regeling te garanderen. Overweeg daarnaast te werken met travel management companies (TMC’s) of online boekingsplatforms die gespecialiseerd zijn in zakenreizen om het proces te stroomlijnen en boekingen efficiënt te beheren.

BCD Great Rates Hotel Programma

BCD Travel’s Great Rates bieden een breed scala aan keuzes, besparingen en zekerheid. Wij kunnen een belangrijke rol spelen bij het verkrijgen van gereduceerde tarieven voor hotelaccommodaties voor uw zakelijke reisbehoeften. Dit gaat verder dan wat uw bedrijf zelf kan bereiken tijdens onderhandelingen en zorgt voor concurrerende prijzen op een groot aantal bestemmingen. Naast de tarieven zorgen de accommodaties van BCD Great Rates voor extra besparingen dankzij voorzieningen, zoals ontbijt (46%), parkeergelegenheid (50%), internet (78%) en een fitnesscentrum (63%).

Hotelkortingen voor kleine en middelgrote ondernemingen

Hotelkortingen zijn niet alleen beschikbaar voor grote bedrijven. Zakelijke hotelkortingen voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) kunnen leiden tot kostenbesparingen en betere accommodaties voor zakenreizigers. Hoewel KMO’s misschien niet de onderhandelingsmacht hebben van grotere bedrijven, is het toch mogelijk om gunstige tarieven te krijgen. Hier is een uitgebreide gids over hoe je hoteltarieven voor KMO’s kunt krijgen:

1. Beoordeel uw hotelbehoeften:

Bepaal de frequentie van zakenreizen.
Bepaal de gewenste hotellocaties en budgetbeperkingen.

2. Stel een reisbeleid op:

Ontwikkel een duidelijk reisbeleid met voorkeurshotelketens, boekingsprocedures en richtlijnen voor onkostendeclaraties.

3. Wijs een Travel Manager aan:

Stel een verantwoordelijke persoon aan om te onderhandelen over tarieven, boekingen te maken en ervoor te zorgen dat het beleid wordt nageleefd.

4. Onderzoek en identificeer hotels:

Stel een lijst samen van hotels die voldoen aan uw criteria, rekening houdend met locatie en kwaliteit.

5. Neem contact op met hotels en onderhandel over tarieven voor bedrijfshotels:

Verstrek gegevens over boekingen in het verleden en verwachte boekingen.
Bespreek tariefkortingen, voordelen met toegevoegde waarde en langetermijnverplichtingen.
Bekijk contracten zorgvuldig voordat u ze ondertekent.

6. Rondkijken:

Neem contact op met verschillende hotels en ketens die aan uw behoeften voldoen.
Vergelijk hun prijzen of de aanbiedingen die ze je rechtstreeks doen.

7. Implementeer boekingsprocedures:

Communiceer zakelijke hoteltarieven en boekingsprocedures aan werknemers.
Zet gestroomlijnde boekingskanalen op.
Controleer of het reisbeleid wordt nageleefd.

8. Evalueer en heronderhandel uw tarieven voor bedrijfshotels:

Evalueer regelmatig de effectiviteit en het concurrentievermogen van onderhandelde tarieven.
Overweeg opnieuw te onderhandelen op basis van veranderende reispatronen.

9. Bouw relaties op:

Koester positieve relaties met hotelvertegenwoordigers voor betere service en voordelen.

10. Maak gebruik van Travel Management Companies (TMC’s):

Overweeg samen te werken met TMC’s of online platforms die gespecialiseerd zijn in reizen voor kmo’s voor gestroomlijnd boekings- en onkostenbeheer.

Door deze stappen te volgen, kunnen kmo’s op effectieve wijze hoteltarieven bedingen, reiskosten optimaliseren en de algehele zakenreiservaring voor werknemers verbeteren.

Wat zijn Hotel Corporate Codes?

Bedrijfscodes voor hotels zijn speciale codes die worden verstrekt door veel hotels die bedrijfskortingen aanbieden aan bedrijven. Met deze codes kunnen bedrijven korting krijgen op hotelkamers wanneer ze boeken voor hun werknemers. Door een bedrijfscode te gebruiken, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze de best mogelijke prijs voor hun accommodatie krijgen. Deze codes maken deel uit van de onderhandelde overeenkomsten tussen de hotelgroep en het bedrijf, waardoor ze betere tarieven kunnen bedingen voor hun werknemers die op meerdere hotellocaties verblijven. In het algemeen maken bedrijfscodes het makkelijker en voordeliger voor bedrijven om accommodaties te boeken voor hun werknemers op zakenreizen.

Wilt u meer weten over onze oplossingen voor reisbeheer?

Neem contact op met ons verkoopteam en ontdek hoe we u kunnen helpen met uw zakenreisprogramma.

Contact sales