Sem direções claras para as realocações
Os funcionários que viajavam para missões internacionais estavam se deparando com um processo de relocalização desarticulado. O processo carecia de uma diretiva global clara e a gestão das viagens de realocação estava dividida entre os Estados Unidos e a Suíça. Entretanto, outros aspectos essenciais da mudança, como a hospedagem e os serviços de mudança, eram tratados localmente nas regiões onde os colaboradores estavam sendo transferidos. Esta fragmentação deu origem a inúmeros problemas, incluindo pedidos de viagem incompletos e atrasos causados por diferenças de fuso horário. Os funcionários ficavam confusos e frustrados, e o processo de mobilidade global da empresa estava longe de ser o ideal.
Um olhar sobre o cliente
- Setor de atividade: Farmacêutico
- Sede: Suíça
- Presença: Mais de 150 países
- Número de funcionários: + 100.000
- Receita anual: 70 bilhões de dólares
O sistema Hub facilita o processo de mobilidade global
Para enfrentar os desafios, colaboramos estreitamente com o cliente para desenvolver um sistema central para reservar viagens de realocação. Esta abordagem centralizou o processo, assegurando que as reservas de viagens eram geridas na região para onde os funcionários estavam mudando. Criámos quatro centros regionais: Basel (Suiça) para a Europa, Singapura para a APAC (exceto a China), Xangai para a China e Hong Kong, e um centro virtual nos EUA para a América do Norte e América Latina.
Este sistema de centros regionais significava que as viagens podiam ser geridas localmente pela região responsável, onde a agência de relocalização local também está sediada. Isso eliminou os problemas causados pelas diferenças de fuso horário. A eficiência da comunicação também melhorou. Além disso, introduzimos um formulário de reserva de missões internacionais, normalizando a informação necessária para cada deslocalização. Este formulário assegurava que todos os pormenores necessários, desde os membros da família até às informações sobre os animais de estimação, eram incluídos antecipadamente, reduzindo a necessidade de comunicações posteriores.
Tempos de resposta mais rápidos e menos interrupções
O processo reorganizado e redefinido para a mobilidade global conduziu a tempos de resposta mais rápidos por e-mail e a transições mais suaves para os funcionários que se deslocam. Os viajantes tiveram menos interrupções e uma experiência geral mais positiva. A carga administrativa das equipes da BCD e do cliente foi significativamente reduzida, permitindo-lhes concentrarem-se em tarefas mais estratégicas. Além disso, o novo processo melhorou a economia de custos, o compliance e o duty of care, proporcionando um sistema de apoio mais robusto para os funcionários em missões internacionais.
Há mais de uma década que a BCD Travel faz gestão de viagens corporativas e viagens de mobilidade global para este líder farmacêutico, em mais de 60 países. A nossa experiência no tratamento de tipos complexos de viagens de mobilidade global – desde viagens de pré-atribuição até ao repatriamento – revelou-se útil para o cliente do setor farmacêutico. Compreendendo os desafios únicos da mobilidade global e contando com sua vasta experiência, conseguimos criar um processo mais eficiente e fácil de utilizar. Os funcionários agora desfrutam de uma experiência de realocação perfeita, enquanto a empresa se beneficia de uma maior eficiência operacional e economia de custos.
