Perdido na realocação: Como a BCD resolveu o confuso processo de mobilidade global para um gigante do setor farmacêutico

Sem direções claras para as realocações

Os funcionários que viajavam para missões internacionais estavam se deparando com um processo de relocalização desarticulado. O processo carecia de uma diretiva global clara e a gestão das viagens de realocação estava dividida entre os Estados Unidos e a Suíça. Entretanto, outros aspectos essenciais da mudança, como a hospedagem e os serviços de mudança, eram tratados localmente nas regiões onde os colaboradores estavam sendo transferidos. Esta fragmentação deu origem a inúmeros problemas, incluindo pedidos de viagem incompletos e atrasos causados por diferenças de fuso horário. Os funcionários ficavam confusos e frustrados, e o processo de mobilidade global da empresa estava longe de ser o ideal.

O sistema Hub facilita o processo de mobilidade global

Para enfrentar os desafios, colaboramos estreitamente com o cliente para desenvolver um sistema central para reservar viagens de realocação. Esta abordagem centralizou o processo, assegurando que as reservas de viagens eram geridas na região para onde os funcionários estavam mudando. Criámos quatro centros regionais: Basel (Suiça) para a Europa, Singapura para a APAC (exceto a China), Xangai para a China e Hong Kong, e um centro virtual nos EUA para a América do Norte e América Latina.

Este sistema de centros regionais significava que as viagens podiam ser geridas localmente pela região responsável, onde a agência de relocalização local também está sediada. Isso eliminou os problemas causados pelas diferenças de fuso horário. A eficiência da comunicação também melhorou. Além disso, introduzimos um formulário de reserva de missões internacionais, normalizando a informação necessária para cada deslocalização. Este formulário assegurava que todos os pormenores necessários, desde os membros da família até às informações sobre os animais de estimação, eram incluídos antecipadamente, reduzindo a necessidade de comunicações posteriores.

Tempos de resposta mais rápidos e menos interrupções

O processo reorganizado e redefinido para a mobilidade global conduziu a tempos de resposta mais rápidos por e-mail e a transições mais suaves para os funcionários que se deslocam. Os viajantes tiveram menos interrupções e uma experiência geral mais positiva. A carga administrativa das equipes da BCD e do cliente foi significativamente reduzida, permitindo-lhes concentrarem-se em tarefas mais estratégicas. Além disso, o novo processo melhorou a economia de custos, o compliance e o duty of care, proporcionando um sistema de apoio mais robusto para os funcionários em missões internacionais.

Há mais de uma década que a BCD Travel faz gestão de viagens corporativas e viagens de mobilidade global para este líder farmacêutico, em mais de 60 países. A nossa experiência no tratamento de tipos complexos de viagens de mobilidade global – desde viagens de pré-atribuição até ao repatriamento – revelou-se útil para o cliente do setor farmacêutico. Compreendendo os desafios únicos da mobilidade global e contando com sua vasta experiência, conseguimos criar um processo mais eficiente e fácil de utilizar. Os funcionários agora desfrutam de uma experiência de realocação perfeita, enquanto a empresa se beneficia de uma maior eficiência operacional e economia de custos.