Como posso obter tarifas de hotel para empresas?

Gerir as despesas de viagem da sua empresa requer decisões estratégicas, especialmente no que diz respeito aos custos de alojamento. Uma das principais formas de obter poupanças significativas é tirar partido das tarifas de hotel para empresas. Os hotéis reconhecem as necessidades dos seus clientes empresariais e oferecem descontos exclusivos, muitas vezes a partir de 10%. Ao explorar as opções e negociar, tem a oportunidade de garantir tarifas de hotel empresariais ainda mais favoráveis, assegurando conforto para a sua equipa e eficiência para o seu orçamento.

É do interesse do hotel oferecer aos viajantes de negócios tarifas mais atractivas em troca da sua fidelidade e da garantia de um elevado volume de negócios.

A obtenção de tarifas empresariais em hotéis envolve frequentemente a criação de um programa de viagens empresariais ou o estabelecimento de uma parceria com um hotel. Siga estes passos para obter tarifas empresariais:

Estabelecer um programa de viagens corporativas:

Defina as suas necessidades hoteleiras: Esclareça as necessidades hoteleiras da sua empresa, tais como marcas de hotéis preferidas, restrições orçamentais e comodidades ou requisitos específicos.
Crie uma política de viagens: Desenvolva uma política de viagens clara e abrangente que descreva as regras e directrizes para a reserva de alojamento. Esta política deve incluir informações sobre as cadeias de hotéis preferidas, procedimentos de reserva e relatórios de despesas.
Designar um gestor de viagens: Seleccione alguém na sua organização para supervisionar o programa de viagens da empresa. Essa pessoa será responsável por negociar tarifas, reservar viagens e garantir o cumprimento da política de viagens.

Contactar os hotéis:

Pesquise os hotéis preferidos: Identifique os hotéis que satisfazem os critérios da sua empresa e que estão convenientemente localizados para os seus viajantes de negócios. Elabore uma lista desses hotéis.
Contactar as equipas de vendas dos hotéis: Contacte os departamentos de vendas dos hotéis da sua lista. Pode fazê-lo por correio eletrónico ou por telefone. Manifeste o seu interesse numa parceria de tarifas para hotéis de empresas e solicite uma reunião para discutir os pormenores.

Negociar as tarifas para empresas:

Forneça dados de utilização: Os hotéis podem solicitar informações sobre o volume e a frequência das viagens da sua organização. Esteja preparado para fornecer dados sobre o número de noites de quarto que a sua organização planeia reservar.
Discuta descontos nas tarifas: Negoceie as tarifas com base no orçamento e nas necessidades da sua organização. Procure ser claro e preciso na sua comunicação com os representantes do hotel, mas não se esqueça de encontrar um equilíbrio entre formalidade e informalidade. As tarifas empresariais oferecem frequentemente um desconto sobre as tarifas normais dos quartos, que pode variar consoante a sua capacidade de negociação e as políticas do hotel.
Considere benefícios de valor acrescentado: Para além dos descontos nas tarifas dos quartos, mencione quaisquer benefícios de valor acrescentado, como pequeno-almoço gratuito, Wi-Fi ou acesso a salas de reuniões, que o hotel possa oferecer aos viajantes empresariais.
Acordo contratual: Depois de acordados os termos, o hotel fornecerá um contrato de tarifa empresarial por escrito. Reveja-o cuidadosamente e faça as revisões necessárias antes de o assinar.

Implementar procedimentos de reserva:

Comunicar as tarifas empresariais do hotel: Comunique os pormenores das tarifas empresariais aos empregados para garantir que compreendem o processo de reserva e a política de viagens.
Criar canais de reserva: Trabalhe com o hotel para criar um processo de reserva simplificado. Isto pode incluir o fornecimento à sua empresa de um código de reserva ou o acesso a um portal de reservas dedicado.
Acompanhar e monitorizar: Monitorize regularmente as reservas de hotel para garantir a conformidade com a política de viagens da empresa e que os funcionários estão a tirar partido das tarifas acordadas.

Avaliar e renegociar as tarifas dos hotéis da empresa:

Reveja periodicamente as tarifas dos hotéis da sua empresa para garantir que continuam a ser competitivas e que satisfazem as necessidades da sua empresa.
Renegocie as tarifas se necessário, especialmente se o volume de viagens da sua empresa sofrer alterações significativas.

Lembre-se de que a obtenção das melhores tarifas de hotel para empresas depende da dimensão, do volume de viagens e da capacidade de negociação da sua empresa. É igualmente importante manter boas relações com os hotéis com que trabalha para garantir um acordo harmonioso e mutuamente benéfico. Além disso, considere a possibilidade de trabalhar com empresas de gestão de viagens (TMC) ou plataformas de reservas online especializadas em viagens de negócios para simplificar o processo e gerir as reservas de forma eficiente.

Programa de hotéis BCD Great Rates

O Great Rates da BCD Travel oferece uma vasta gama de escolhas, poupanças e segurança. Podemos desempenhar um papel vital na garantia de tarifas com desconto para alojamento em hotéis para as suas necessidades de viagens empresariais. Isto vai além do que a sua empresa pode conseguir por si só nas negociações, garantindo preços competitivos numa série de destinos. Para além das tarifas, as propriedades BCD Great Rates permitem poupanças adicionais com comodidades – incluindo pequeno-almoço (46%), estacionamento (50%), Internet (78%) e centro de fitness (63%).

Descontos em hotéis para pequenas e médias empresas

Os descontos em hotéis não estão disponíveis apenas para as grandes empresas. Assegurar descontos em hotéis corporativos para Pequenas e Médias Empresas (PME) pode levar a poupanças de custos e a melhores acomodações para quem viaja em negócios. Embora as PMEs possam não ter o poder de negociação das grandes empresas, ainda é possível garantir tarifas favoráveis. Eis um guia completo sobre como obter tarifas de hotel para PMEs:

1. Avalie as suas necessidades hoteleiras:

Determine a frequência das viagens de negócios.
Identifique as localizações preferidas dos hotéis e as restrições orçamentais.

2. Crie uma política de viagens:

Desenvolva uma política de viagens clara que inclua as cadeias hoteleiras preferidas, os procedimentos de reserva e as directrizes para a elaboração de relatórios de despesas.

3. Designar um gestor de viagens:

Nomear uma pessoa responsável para negociar tarifas, efetuar reservas e garantir o cumprimento da política.

4. Pesquisar e identificar hotéis:

Compilar uma lista de hotéis que satisfaçam os seus critérios, tendo em conta a localização e a qualidade.

5. Contactar os hotéis e negociar as tarifas dos hotéis empresariais:

Forneça dados sobre reservas passadas e previstas.
Discuta descontos nas tarifas, benefícios de valor acrescentado e compromissos a longo prazo.
Analise cuidadosamente os contratos antes de os assinar.

6. Procure:

Consulte vários hotéis e cadeias que satisfaçam as suas necessidades.
Compare os seus preços ou as ofertas que lhe fazem diretamente.

7. Implementar procedimentos de reserva:

Comunique as tarifas dos hotéis da empresa e os procedimentos de reserva aos empregados.
Criar canais de reserva simplificados.
Monitorizar o cumprimento da política de viagens.

8. Avaliar e renegociar as tarifas dos hotéis da empresa:

Rever periodicamente a eficácia e a competitividade das tarifas negociadas.
Considerar a renegociação com base na alteração dos padrões de viagem.

9. Construa relações:

Cultive relações positivas com os representantes do hotel para melhorar o serviço e os benefícios.

10. Utilizar empresas de gestão de viagens (TMCs):

Considere a possibilidade de estabelecer parcerias com TMCs ou plataformas online especializadas em viagens de PMEs para simplificar a gestão de reservas e despesas.

Seguindo estes passos, as PMEs podem garantir eficazmente as tarifas dos hotéis, otimizar as despesas de viagem e melhorar a experiência geral de viagens de negócios dos funcionários.

O que são os códigos corporativos de hotel?

Os códigos corporativos de hotel são códigos especiais fornecidos por muitos hotéis que oferecem descontos corporativos às empresas. Estes códigos permitem às empresas aceder a tarifas com desconto em quartos de hotel quando efectuam reservas para os seus empregados. Ao utilizar um código de empresa, as empresas podem garantir que estão a obter a melhor tarifa possível para o seu alojamento. Estes códigos fazem parte dos acordos negociados entre o grupo hoteleiro e a empresa, permitindo-lhes negociar melhores tarifas para os seus empregados que ficam em vários hotéis. Em geral, os códigos de empresa tornam mais fácil e mais económico para as empresas reservar alojamento para os seus empregados em viagens de negócios.

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