Como posso elaborar um melhor RFP para uma empresa de gestão de viagens?

Como elaborar um melhor RFP para uma TMC?

O seu RFP está realmente a cumprir a sua missão?

Factores-chave a avaliar para escolher a TMC certa

1. Está a falar a sério sobre a mudança ou está apenas a testar o mercado?
   Não perca tempo com um RFP se o que realmente pretende é um preço melhor. Basta pressionar seu fornecedor atual com uma revisão anual de preços.
2. Está a incluir todos os intervenientes certos no processo e eles estão a ajudar a redigir o RFP?
   Uma pequena lista de partes interessadas deve incluir: RH, TI, Segurança, Jurídico, Operações e Compras, bem como gestores de viagens e viajantes frequentes.
3. Consegue articular com precisão as necessidades específicas da sua empresa?
   Demasiados RFP são um modelo retirado de um recurso da indústria, com poucas tentativas de se concentrar nos desafios únicos que a sua empresa enfrenta.
4. Compreende os seus viajantes?
   Porque é que eles se desviam e fazem reservas fora do seu programa atual? Se não tem a certeza, envie-lhes um inquérito e descubra – antes de redigir o seu documento de oferta.
5. Tem capacidade para gerir um processo de concurso de grandes dimensões?
   Se não, considere a possibilidade de contratar uma empresa para o ajudar a gerir os processos de criação de documentos, reuniões, pesquisa e revisão.
6. Analisou cuidadosamente os seus dados?
   Forneça dados transaccionais granulares a todos os proponentes. Se pretender uma TMC diferente, tem de se certificar de que não é apenas o seu incumbente que tem este tipo de conhecimento interno alargado.

Ao preparar o seu Pedido de Proposta (RFP):

Liste os objectivos.

Fornecer uma lista detalhada de objectivos a todos os fornecedores resultará em respostas e compromissos mais sólidos por parte dos proponentes.

Forneça critérios de pontuação.

Ao utilizar um quadro de pontuação para avaliar os fornecedores, é importante não manter os critérios de avaliação confidenciais. Partilhe o quadro de pontuação e os pesos das categorias com todos os fornecedores para que eles tenham uma compreensão clara do que é importante para si e dos objectivos gerais do seu programa de viagens. Ao ser transparente, receberá a oferta mais adequada às suas necessidades.

Forneça dados e outras informações relevantes a todos os proponentes.

Se gere as viagens internamente, pode não ter muita informação, mas quanto mais informação fornecer sobre os seus custos e padrões de viagem, mais significativa será a proposta. Certifique-se de que todos os seus potenciais fornecedores estão a trabalhar a partir da mesma base de referência para evitar quaisquer vantagens injustas para o fornecedor atual.

Escolha cuidadosamente as suas perguntas.

Escolher um número limitado de perguntas para avaliar as TMCs é mais eficaz do que utilizar um grande número de perguntas irrelevantes. Embora os modelos padrão possam ser úteis para gerar ideias, é importante garantir que as perguntas feitas aos fornecedores sejam actuais e relevantes. Muitas das perguntas nestes modelos são requisitos básicos que a maioria dos TMCs já deve cumprir. Ao eliminar estas perguntas, pode poupar tempo e concentrar-se no que é verdadeiramente importante para o seu programa de viagens.

Avaliação do custo total de propriedade (TCO).

Certifique-se de que utiliza um formato de preços padrão e forneça orientações específicas sobre os requisitos de preços (por exemplo, para o transporte aéreo: por transação vs. por segmento, ou para o transporte ferroviário: por transação vs. por cupão de comboio).
Avalie o custo total de propriedade (TCO) de cada fornecedor e peça-lhes que confirmem a sua avaliação. Isto evitará quaisquer problemas inesperados que possam surgir após a implementação.

O que é um RFI ou RFQ?

Abreviatura de Request for Information (pedido de informações) ou Request for Quotation (pedido de cotação). Trata-se de um pequeno questionário emitido por um comprador de viagens ou por uma equipa de sourcing e é frequentemente o primeiro passo na avaliação dos fornecedores. Este questionário pode ser emitido antes de um RFP (ver abaixo).

O que é um RFP de gestão de viagens?

Abreviatura de Request for Proposal (Pedido de Proposta). No sector das viagens de negócios, é o documento utilizado para recolher informações e avaliar potenciais empresas de gestão de viagens para efeitos de sourcing. Embora os modelos de RFP antigos ou padrão sejam convenientes, nem sempre são a melhor maneira de reunir informações relevantes para o atual clima de viagens de negócios. Reveja e aperfeiçoe os RFP para fazer perguntas sobre o que é possível atualmente.

O que é a pontuação de RFP?

A pontuação de RFP, também conhecida como pontuação de proposta ou simplesmente um quadro de pontuação, atribui um valor numérico às respostas de RFP fornecidas por um fornecedor. A partilha antecipada de quadros de pontuação parece contraproducente, mas é exatamente o contrário. O scorecard revela aos proponentes quais são as necessidades da organização. Estes podem aperfeiçoar as suas ofertas, eliminando o ruído das informações menos úteis. Todas as partes poupam tempo e recursos quando os proponentes que descobrem que não são os mais adequados para prestar serviços se retiram do processo.

Quem são as partes interessadas na experiência do RFP?

As pessoas, equipas e departamentos que devem participar no processo de seleção do TMC. Podem ser equipas de compras e de RH, marketing, comunicações, tecnologia e contabilidade.

O que é uma proposta num RFP?

Outro termo para RFP ou proposta. Trata-se de um convite ou oferta para licitar um contrato.

Qual é a diferença entre RFI, RFQ e RFP?

RFI, RFQ e RFP são três termos importantes no processo de aquisição de serviços de gestão de viagens. Uma RFI (Solicitação de informações) é usada para reunir informações sobre os serviços de viagem disponíveis e para avaliar as próximas opções de administração de viagens. Um RFQ (Request for Quotation) é um documento formal utilizado para solicitar orçamentos a potenciais fornecedores para necessidades específicas de viagens de negócios, tais como viagens internacionais ou inventário de viagens. Um RFP (Request for Proposal) é um documento detalhado que descreve os requisitos actuais de gestão de viagens, como o software de gestão de viagens e as necessidades de viagens de negócios.

Todas as páginas Como é que eu

• Como é que eu…
• Como é que obtenho um número de passageiro frequente?
• Como fazer a mala para uma viagem de negócios?
• Como posso obter tarifas de hotel para empresas?
• Como é que cancelo uma reserva de hotel?
• Como se tornar um assistente executivo?
• O que é um GDS (Sistema de Distribuição Global)?
• Como organizar uma viagem como assistente administrativo?
• Como é que mantenho os meus viajantes profissionais em segurança?
• Como é que posso voar sem dores de ouvido?
• Como posso elaborar um melhor RFP para uma empresa de gestão de viagens?
• Como é que posso viajar de forma responsável?
• Como posso ter uma ideia do total de despesas com viagens de negócios?
• Compreender o Per Diem: Taxas, reembolso e perguntas frequentes